Travailler avec une équipe à distance est un excellent moyen de puiser dans un bassin diversifié de talents du monde entier. Vous trouverez sans aucun doute la bonne personne pour un poste ou un projet donné afin d'assurer la prospérité de votre entreprise.
Cependant, travailler avec une équipe à distance nécessite une approche différente de la gestion d'une équipe interne dans un espace limité. Vous devrez surmonter des défis tels qu'une mauvaise communication, un manque de reconnaissance, des difficultés d'horaire, etc. Cela signifie que vous devrez mettre en place les bons processus et les bons mécanismes pour vous assurer que votre équipe distante fonctionne au mieux. Cet article couvrira des conseils et des outils pour vous aider à atteindre cet objectif. Vérifier Quelques conseils pour évaluer efficacement la performance de votre équipe.
1. Préparation des canaux de communication
Une communication efficace est essentielle à toute équipe performante, en particulier dans un environnement de travail à distance. Puisque vous ne pourrez pas réellement communiquer, pour la plupart, il est nécessaire que vous mettiez en place différents canaux pour surmonter Erreurs de communication courantes dans les équipes virtuelles Et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Il existe plusieurs types d'outils que vous pouvez utiliser pour surmonter les défis de la communication de groupe à distance, tels que les e-mails, les systèmes de vidéoconférence et les plates-formes de messagerie instantanée. Chaque outil offre des fonctionnalités différentes, choisissez donc celle qui correspond le mieux aux besoins de votre équipe et aux cas d'utilisation spécifiques.
Par exemple, vous pouvez utiliser une application de messagerie instantanée comme Slack pour des discussions et des questions rapides, des e-mails pour communiquer avec les clients et des applications de vidéoconférence comme Zoom pour des réunions ou des enregistrements virtuels. Quels que soient les canaux de communication que vous choisissez, assurez-vous que chacun connaît leur objectif et les utilise correctement dans le contexte pour lequel ils ont été créés. Vérifier Meilleures alternatives gratuites à Zoom pour la visioconférence et les réunions en ligne.
2. Choisissez la productivité plutôt qu'une présence numérique exagérée
est surmonté Exagérer la présence numérique Essentiel pour garantir que votre équipe distribuée fonctionne au mieux. Travailler avec une équipe distante vous permet d'éviter de répéter le modèle de bureau traditionnel d'« overclocking » - où vous mesurez la productivité en fonction du temps passé devant un ordinateur plutôt qu'en fonction des résultats réels du travail.
Au lieu de vous attendre à ce que votre équipe soit collée aux écrans toute la journée, vous pouvez vous concentrer sur la mise en ordre Plan d'objectifs intelligents (SMART) pour les aider à atteindre leurs objectifs et à obtenir des résultats gratifiants au lieu du temps qu'ils passent sur Internet.
Cela leur donne la liberté de travailler pendant leurs heures les plus productives et garantit que vous profitez au maximum de leur temps. Il détourne également l'attention de Culture « travail continu » Cela nuit à la productivité d'une culture qui célèbre la productivité en encourageant des horaires de travail flexibles et une meilleure concentration.
3. Choisissez les outils de communication appropriés
Une communication efficace peut aider votre équipe à être plus productive. Si tel est votre objectif, il est logique de passer moins de temps à répondre aux messages et plus de temps aux tâches réelles. L'un des meilleurs moyens d'imposer une culture qui célèbre le rendement, et non les heures passées connectées aux machines de travail, est d'utiliser des outils qui encouragent Communication asynchrone.
Bien que la messagerie instantanée ait sa place dans certaines circonstances, les bips, les notifications et les messages constants peuvent être gênants et compliquer la concentration de votre équipe. La communication asynchrone est utile pour les équipes opérant dans différents fuseaux horaires, car elle leur permet de répondre lorsqu'elles sont disponibles plutôt que de s'attendre à ce que tout le monde soit disponible en même temps.
Vous pouvez utiliser des outils de communication asynchrones comme Qatalog, Twist ou Yac pour obtenir toutes les informations dont ils ont besoin pour faire de leur mieux avec des interruptions au minimum.
4. Soyez prêt à faire face à des problèmes techniques
Parfois, la technologie peut être une épée à double tranchant. Alors que les ordinateurs et les outils d'équipe virtuelle peuvent vous aider à rester connecté, rien n'est infaillible.
Il y aura des moments où les membres de votre équipe rencontreront des problèmes techniques soudains qui les empêcheront de faire leur travail. Et étant donné que tout le monde travaille à partir d'endroits différents, vous ne pourrez peut-être pas toujours compter sur votre équipe informatique interne pour résoudre immédiatement les problèmes de chacun.
Pour éviter des perturbations majeures du flux de travail de votre équipe, il est essentiel que tout le monde soit prêt à faire face à un problème Problèmes techniques courants liés au travail à distance. Cela inclut de savoir comment corriger les erreurs de réseau courantes et faire face aux menaces de cybersécurité. Vous pouvez ajouter des tutoriels de dépannage à base de connaissances interne , afin que les membres de l'équipe sachent quoi faire en cas de difficultés techniques.
5. Créer une stratégie de documentation efficace
L'un des meilleurs moyens de s'assurer que votre équipe fonctionne au mieux est d'avoir une stratégie de documentation complète. La documentation est essentielle dans toute organisation, mais elle est particulièrement utile pour les équipes distantes où les informations peuvent se perdre dans des messages et des e-mails sans fin.
Qu'il s'agisse d'un résumé de projet, d'un didacticiel ou de notes de réunions, assurez-vous que votre équipe dispose d'une plate-forme commune sur laquelle elle peut rapidement partager, stocker et accéder aux informations pertinentes. Un système de documentation bien organisé aidera tout le monde à rester sur la même longueur d'onde et permettra aux nouveaux membres de l'équipe de trouver facilement ce dont ils ont besoin quand ils en ont besoin.
Vous pouvez utiliser des solutions logicielles telles que Tettra pour créer votre base de connaissances interne pour votre lieu de travail et l'utiliser comme plaque tournante centrale pour toutes les informations pertinentes. Cet outil vous permet d'organiser les informations en catégories et d'autoriser des membres spécifiques de l'équipe à modifier des documents spécifiques.
6. Soumettre et recevoir des évaluations
Il y a toujours place à l'amélioration, même dans les meilleures équipes. En tant que chef d'équipe à distance, il est de votre responsabilité de vous assurer que chacun travaille efficacement et reçoit les commentaires dont il a besoin pour améliorer son potentiel de gravir les échelons de l'entreprise. Vous pouvez le faire en effectuant des vérifications régulières lors d'appels vidéo ou en envoyant aux modérateurs des formulaires de commentaires écrits.
Il est également probable que vos employés auront des retours précieux pour vous et l'entreprise. Cependant, la plupart d'entre eux peuvent ne pas se sentir à l'aise de parler lors d'un appel vidéo ou d'écrire un e-mail. Vous pouvez utiliser un outil comme Officevibe pour gérer l'équipe et vous assurer que les suggestions de chacun sont entendues.
Cet outil fournit des options d'évaluation anonymes, de sorte que même les membres les plus introvertis de l'équipe peuvent partager leurs pensées honnêtes sans crainte. Cela vous donne un aperçu des besoins de votre équipe et vous permet de prendre les mesures nécessaires pour qu'elle fonctionne au mieux. Vérifier Les meilleurs outils pour gérer les mauvaises performances tout en travaillant à distance.
7. Encouragez les interactions sociales
Le travail à domicile peut parfois se sentir seul et peut affecter négativement l'engagement et le moral. En l'absence de bureau physique où vous pouvez occasionnellement rencontrer un collègue et discuter rapidement, il est impératif de trouver des solutions virtuelles pour favoriser un sentiment de camaraderie entre les membres de votre équipe.
Vous pouvez démarrer des discussions informelles et virtuelles où les membres de l'équipe peuvent s'engager dans des discussions aléatoires. Il peut s'agir d'une discussion de groupe où les gens peuvent partager des histoires amusantes, discuter de passe-temps ou de tout ce qui n'est pas lié au travail. Vous pouvez également planifier des pauses-café virtuelles pour garder les gens engagés et motivés. Il peut s'agir d'un appel vidéo privé où tout le monde peut sortir, rire et jouer à des jeux. Vérifier Raisons pour lesquelles le travail à domicile est mauvais pour vous.
Construire une culture de travail à distance plus positive
La création d'une culture de travail positive est essentielle pour que toute équipe à distance atteigne son plein potentiel. Pour atteindre cet objectif, vous devez constamment évaluer et améliorer votre approche du travail à distance.
En intégrant les conseils ci-dessus et en trouvant des moyens créatifs pour aider votre équipe distante à se sentir connectée et motivée, vous pouvez créer une culture de travail efficace qui fera ressortir le meilleur de votre équipe virtuelle et assurera un avenir prospère pour votre entreprise. Vous pouvez voir maintenant Les meilleurs outils d'évaluation d'équipe sur le web.
