Après avoir changé le fonctionnement de votre organisation vers le travail à distance, il est impératif que vous preniez le temps de favoriser une bonne culture de communication dans votre espace de travail virtuel. En effet, la façon dont vous utilisiez auparavant pour interagir avec vos collègues dans un environnement de bureau traditionnel ne se traduit pas nécessairement dans le monde virtuel.
Par conséquent, réécrire votre guide de communication est la clé du succès au sein de l'équipe virtuelle, et une façon d'y parvenir est d'apprendre ce qu'il ne faut pas faire. Vérifier Le meilleur moyen pour les créateurs de communiquer professionnellement.
1. Utiliser le courrier électronique comme principal moyen de communication
Bien que le courrier électronique joue toujours un rôle important dans le travail à distance d'aujourd'hui, il ne devrait pas être la principale option de communication. Vous pouvez rapidement perdre la trace des messages lorsqu'ils sont enfouis dans votre boîte de réception, ce qui entraîne une baisse de productivité.
Vous pouvez toujours utiliser le courrier électronique pour vous connecter avec des clients existants et cibler des clients potentiels. Cependant, il existe d'autres outils de communication pratiques qui conviennent mieux à la messagerie et à la collaboration à distance avec vos collègues.
Des outils de messagerie instantanée comme Slack Bon pour les conversations mutuelles rapides et la création de canaux pour des sujets ou des projets spécifiques. Vous pouvez également profiter d'applications de messagerie telles que Twist communiquer de manière asynchrone, tandis que les outils de gestion de projet tels que Trello ou Asanas Créez, attribuez et suivez des tâches.
2. Défaut de planifier en raison des différences de fuseau horaire
Dans un environnement de bureau traditionnel, les gens travaillent généralement au même endroit et pendant les mêmes heures de bureau. Cependant, lorsque vous avez des membres d'équipe virtuels dans différents fuseaux horaires, les choses peuvent devenir plus compliquées à moins que vous ne le prévoyiez.
Vous devez être conscient des décalages horaires et trouver des heures qui se chevauchent pour planifier des réunions. Cependant, vous n'avez pas besoin de mémoriser les fuseaux horaires ou l'endroit où se trouvent vos collègues pour y parvenir. Vous pouvez utiliser des convertisseurs de fuseau horaire comme Fuseau horaire.io Ou des applications de calendrier courantes comme Cal amical Pour aider à définir et à gérer les heures de réunion. Cela vous permet de définir une heure qui convient à tout le monde. Vérifier Meilleures applications et outils pour planifier des réunions et planifier.
3. Dépendance excessive au texte uniquement
La communication textuelle est souvent dépourvue d'indices non verbaux tels que le langage corporel, le contact visuel et les expressions faciales, ce qui peut facilement conduire à des interprétations erronées et à des conflits. Dans le paramétrage par défaut, il est nécessaire d'utiliser divers supports de communication pour communiquer votre propos, notamment des outils de visioconférence tels que Google Meet ou Zoom.
Étant donné que vous ne pourrez peut-être pas vous rencontrer physiquement, ces outils font la meilleure chose en vous permettant de voir et d'écouter vos collègues. En plus de créer des liens plus personnels, les appels vidéo expliquent également mieux les tâches complexes.
Cependant, vous ne pouvez pas toujours passer un appel vidéo, en particulier lorsque vous travaillez avec des personnes dans d'autres fuseaux horaires. Dans ce cas, vous pouvez utiliser un outil vidéo asynchrone comme Voodle Pour enregistrer et envoyer des messages vidéo. Vérifier Comment utiliser la communication textuelle pour améliorer l'efficacité du travail virtuel.
4. Attendez-vous à ce que tout le monde soit disponible tout le temps
En raison de tous les outils de communication à la portée de nombreux utilisateurs et de l'adoption de politiques de travail à distance, les frontières entre le travail et la vie personnelle deviennent de plus en plus floues. Cela a conduit à l'émergence d'une culture.Travail en cours« Les attentes irréalistes selon lesquelles tout le monde devrait être disponible pour répondre aux messages liés au travail ou répondre aux exigences du travail à tout moment.
Pour éviter cela, vous devez définir certaines limites. Cela inclut la création d'un horaire de travail personnalisé à distance, la définition de votre disponibilité dans les outils de communication sur le lieu de travail et la désactivation des notifications pour les messages non urgents en dehors des heures d'ouverture.
5. Ne pas prêter attention aux différences culturelles/religieuses
Étant donné que le travail à distance vous permet d'embaucher des talents de différentes parties du monde, vous devez être conscient des différences culturelles et religieuses qui peuvent avoir un impact négatif sur votre communication et votre dynamique d'équipe.
Par exemple, des personnes de cultures et de religions différentes peuvent célébrer certaines fêtes et ne pas être disponibles pour travailler ou avoir des horaires de travail différents pendant ces périodes. Par conséquent, vous devrez peut-être suivre ces jours et ajuster vos délais ou vos plans de communication en conséquence.
6. Ne pas créer d'espace pour des conversations informelles
Dans un environnement de travail à domicile, il peut être facile de négliger le besoin d'interaction sociale entre collègues. Cependant, se sentir seul à travailler à distance est une préoccupation sérieuse qui peut réduire la productivité et la satisfaction au travail.
Pour lutter contre cela, vous devez trouver des moyens d'encourager les conversations informelles. Vous pouvez y parvenir en créant des opportunités virtuelles pour des conversations aléatoires. Par exemple, créer un groupe de fonctionnalités pour les conversations informelles dans un outil de chat en milieu de travail. C'est là que vous parlez de sujets non liés au travail, comme les plans du week-end, votre émission de télévision préférée ou vos passe-temps.
Augmentez l'engagement au sein de votre équipe avec ces idées de pause-café.
7. Avoir trop de réunions
Bien qu'il soit important d'avoir des vérifications régulières avec votre équipe, vous ne voulez pas exagérer les réunions. La vérité est que certaines réunions ne valent pas votre temps et peuvent même nuire à votre productivité.
Alors, avant de planifier une autre réunion, demandez-vous si c'est vraiment nécessaire et s'il existe d'autres moyens de faire passer votre message. Lorsque vous choisissez d'avoir une réunion, essayez de vous assurer qu'elle est aussi productive que possible en créant et en partageant un ordre du jour à l'avance, en le gardant bref et en ne vous occupant que de ceux qui sont nécessaires.
De plus, affectez quelqu'un pour documenter correctement les procès-verbaux des réunions et conservez-les dans un endroit central où tout le monde peut y accéder. Cela aidera à réduire le besoin de réunions futures pour discuter de ce qui s'est passé lors des sessions précédentes. Vérifier Meilleures applications que vous pouvez utiliser pour rédiger des résumés de réunion efficaces.
8. Ne pas reconnaître les réalisations et célébrer les succès
Reconnaître et célébrer les succès de votre équipe est essentiel pour stimuler le moral et l'engagement social. Le travail à domicile n'est pas une raison pour négliger cette activité vitale de team building.
Vous pouvez compter sur des outils de reconnaissance des employés comme Bonus Pour célébrer le succès de votre équipe et en savoir plus sur les réalisations individuelles. Vous pouvez également l'intégrer à votre espace de travail Slack, afin que les membres de l'équipe puissent donner et recevoir des citations plus facilement. Vérifier Les meilleurs outils pour améliorer votre expérience de travail à distance.
Évitez ces erreurs pour améliorer la communication avec l'équipe à distance
Bien que l'environnement de travail à distance comporte ses défis, il offre également de nombreuses opportunités de croissance et de réussite. Pour l'essentiel, nous apprenons encore comment naviguer au mieux dans cette nouvelle façon de travailler.
Connaître ces risques courants peut vous aider à les éviter et à créer un environnement de travail à distance réussi pour vous et votre équipe. Vous pouvez désormais visualiser Les meilleurs conseils pour gérer efficacement les membres d'une équipe à distance.
