Comment utiliser la communication textuelle pour améliorer l'efficacité du travail virtuel

Les équipes virtuelles travaillant à distance n'ont pas la liberté de mener des interactions en face à face comme les options que vous pourriez trouver avec des équipes travaillant dans un bureau physique. Il s'appuie généralement sur différents outils pour communiquer avec différentes personnes depuis leur emplacement distant.

En raison des différences de lieux et de fuseaux horaires, les appels téléphoniques ne sont pas toujours la meilleure solution. La messagerie texte est une alternative pratique la plupart du temps, où les membres de l'équipe peuvent envoyer des messages à tout moment sans se déranger. Mais la communication textuelle n'est pas parfaite non plus. On peut s'y fier à tort si certains facteurs ne sont pas pris en compte. Vérifier Les meilleurs conseils pour gérer efficacement les membres d'une équipe à distance.

Comment utiliser la communication textuelle pour améliorer l'efficacité du travail virtuel

Dans cet article, nous verrons comment les équipes virtuelles peuvent utiliser plus efficacement la communication textuelle.

Comment les textos améliorent les compétences de communication

Comment utiliser la communication textuelle pour améliorer l'efficacité du travail virtuel

Les textos apportent une sensation différente à la table de communication. Il existe des moyens clés d'améliorer la communication textuelle. Jetons un coup d'œil.

1. Améliorer les compétences en lecture et en écriture

L'utilisation de la sténographie et des emoji est la tendance dans les textos, en particulier dans les conversations informelles. Cette méthode d'envoi de SMS vous évite d'utiliser la langue correcte.

Lorsque vous communiquez avec votre patron, un collègue ou un autre fonctionnaire, vous ne communiquez pas avec eux comme vous le feriez avec vos amis ou des membres importants de votre famille. Vous êtes tenu d'écrire dans la bonne langue, ce qui nécessite une relecture et une restructuration complètes. Cela aide également à maintenir un ton plus formel dans diverses communications.

2. Encouragez une communication claire

La communication textuelle crée également des compétences orales claires. Lorsque vous communiquez par SMS, vous êtes obligé de rester au courant de vos communications. Étant donné que votre intention est à des fins commerciales, il n'y a pas de place pour des mots ou des phrases coûteux ou pour la redondance. Vérifier Slack vs. Teams: Quel outil de communication et de collaboration vous devriez utiliser.

Quelques conseils pour utiliser uniquement la communication textuelle pour le travail virtuel

Comment utiliser la communication textuelle pour améliorer l'efficacité du travail virtuel

La messagerie texte étant un élément essentiel du travail à distance, il est important de comprendre comment le rendre plus efficace. Si cela n'est pas fait correctement, votre équipe souffrira sûrement de lacunes dans la communication qui peuvent perturber votre flux de travail. Voici quelques conseils pour vous aider à rendre vos messages simples et complets.

1. Évitez d'utiliser des raccourcis

Peu importe à quel point vous êtes proche de vos collègues ou de divers fonctionnaires, la communication avec eux ne doit pas être informelle. L'utilisation d'abréviations ou d'acronymes inutiles dans vos messages dépeint un aspect non professionnel.

Vous n'avez pas besoin d'être très strict avec vos messages, mais utiliser des abréviations comme « U » au lieu de « Vous » dans une conversation liée au travail est contraire à l'éthique. Cela pourrait être un tournant décisif pour la plupart des gens qui s'attendent à des messages texte structurés et professionnels.

2. Utilisez les majuscules de manière appropriée

Les majuscules conviennent à certaines fins d'écriture. L'utilisation de majuscules dans une phrase est l'un des risques que vous devez éviter dans l'envoi de SMS. Comme nous sommes habitués à lire les lettres en minuscules, il n'est pas facile de lire toutes les lettres en majuscules.

Le texte entièrement en majuscule donne également un caractère fort à votre message. Vous semblez en colère ou criez après le destinataire. Si vous publiez sur les réseaux sociaux, écrire votre texte en majuscules vous fait passer pour un chercheur d'attention.

3. Choisissez un bon moment

La communication textuelle vous donne le privilège de répondre à un message à votre convenance. Cependant, cela ne devrait pas se faire au détriment du destinataire auquel vous envoyez un message.

Par exemple, il est inapproprié d'envoyer un SMS au milieu de la nuit ou aux petites heures du matin à moins qu'on ne vous dise spécifiquement que ce n'est pas un problème. Vous ne devez pas vous attendre à une réponse rapide à ce type de message. Il est préférable d'envoyer toutes les lettres liées au travail pendant les heures de travail.

4. Évitez les longues phrases

La grammaire pour une bonne écriture devient ennuyeuse si elle est trop longue sans aller au-delà des paragraphes. La durée d'attention de la personne à qui vous envoyez des SMS peut être inférieure à celle d'un jeune enfant. Les messages texte massifs peuvent l'inciter à parcourir le contenu plutôt qu'à le lire.

Ignorer peut vous faire manquer des détails importants dans le message, ce qui pourrait changer votre intention en tant qu'expéditeur.

5. N'utilisez les emojis que lorsque c'est nécessaire

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Les émojis ne sont pas mauvais. En fait, cela a eu un impact énorme sur la façon dont nous communiquons de manière positive. Les emojis vous aident à bien exprimer certaines émotions.

Lorsque vous envoyez un texte lié au travail, vous n'avez pas à vous débarrasser entièrement de l'utilisation d'emojis dans votre texte. Au lieu de cela, vous devez savoir quand il convient de les utiliser, afin de ne pas faire une fausse impression. Si vous ne savez pas quand l'utiliser, rangez-le.

6. Ne faites aucune supposition

Dans les SMS, on a tendance à supposer quand et comment le destinataire répondra à votre message. Cela peut affecter négativement votre humeur car sa réponse peut être très différente.

Peu importe le temps que le destinataire met à répondre, ne présumez jamais de ce qu'il pense. Attendez d'avoir de ses nouvelles. Vous pouvez envoyer un rappel si c'est urgent.

7. relisez votre message

Ne vous précipitez pas pour cliquer sur "envoyer" sans corriger votre message. Il est très facile de passer inaperçu dans votre écriture, alors prenez votre temps pour repérer et corriger vos fautes d'orthographe et de grammaire.

Il faut plus de temps pour résoudre les problèmes causés par des SMS, des chats ou des e-mails mal écrits que la première fois. Vous en avez assez de vérifier manuellement vos messages ? La grammaire est très utile à cet égard. Vérifier Les meilleures alternatives à Grammarly pour répondre à vos besoins.

Les meilleurs outils textuels que vous pouvez utiliser

Comment utiliser la communication textuelle pour améliorer l'efficacité du travail virtuel

La popularité croissante du travail à distance a vu l'introduction de nombreux outils de workflow ces dernières années. Certains de ces outils font un excellent travail en donnant aux équipes virtuelles la possibilité de s'épanouir dans leur travail grâce à une communication textuelle uniquement. Jetons un coup d'œil à quelques-uns d'entre eux.

1. Slack

Application Slack Il s'agit principalement d'une application de messagerie d'entreprise qui permet aux membres de l'équipe de se rencontrer sous un même toit à des fins professionnelles. Il offre la possibilité d'une communication individuelle entre deux membres ainsi que d'une communication de groupe avec trois membres ou plus.

Si vous travaillez sur des projets avec quelques privilégiés, vous pouvez restreindre la communication entre ces personnes à un espace dédié appelé canaux. Les membres de la salle peuvent communiquer librement sans se soucier des autres membres de l'équipe qui accèdent à leurs messages. Vérifier Meilleurs trucs et astuces Slack pour augmenter votre efficacité et votre productivité.

2. Équipes Microsoft

Microsoft Teams Il s'agit d'un outil de flux de travail basé sur le chat pour la communication d'entreprise. Adapté aux équipes virtuelles, il permet aux membres de l'équipe de collaborer sur des tâches avec la possibilité de partager des fichiers et des documents de travail.

Répondant aux différents besoins de communication des équipes virtuelles, les membres de l'équipe peuvent discuter entre eux individuellement et également discuter en groupe lors de la collaboration sur des projets. Différents niveaux d'accès peuvent être accordés aux membres de l'équipe en fonction de leur participation aux projets. Vérifier Les meilleures façons de gérer votre équipe dans Microsoft Teams.

3. Basecamp

Basecamp Il s'agit d'une application de communication et de workflow en ligne. Une bonne option pour les équipes virtuelles, elle permet la collaboration de groupe en utilisant uniquement la communication textuelle.

Vous pouvez déléguer des tâches à des personnes spécifiques et communiquer avec elles individuellement. Dans le même ordre d'idées, les membres de l'équipe peuvent collaborer sur des tâches et communiquer ouvertement avec tous ceux qui sont au courant de ce qui se passe. Il fournit également des rappels de tâches qui invitent les membres de l'équipe à respecter les délais. Vérifier Les meilleurs outils de collaboration en ligne gratuits au travail à domicile.

Concentrez-vous sur les informations importantes par le texte uniquement

Répondre à de nombreux appels téléphoniques liés au travail prend plus de temps que vous ne le pensez. Bien que vous puissiez finir par parler de choses improductives longtemps après que le message a été transmis.

En utilisant uniquement la communication textuelle, n'écrivez que les détails importants requis. Chacun reçoit les informations dont il a besoin pour être efficace au travail. Il n'y a pas de place pour une mauvaise communication ou pas de place, où les mots doivent être épelés entièrement pour que tous comprennent. Vous pouvez désormais visualiser Les meilleurs outils de communication interne sur votre lieu de travail.

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