يُعد إنشاء قائمة مهام بمثابة حيلة فعَّالة لتحسين الإنتاجية والتي تُساعدك على توجيه انتباهك إلى الأشياء المُهمة والضرورية للقيام بها. ومع ذلك ، يُمكنك التفكير في استكمالها بقائمة “عدم القيام بالمهام” لتعزيز إنتاجيتك بشكل أكبر.
يجب أن تتكون قائمة “عدم القيام بالمهام” من مهام وعادات مُنخفضة القيمة المُضافة نادراً ما تُفكر فيها بوعي وتضيع وقتك وطاقتك خلالها. سيؤدي إنشاء هذه القائمة وتجنب هذه العادات إلى إفساح المجال لمزيد من المهام التي تفي بالغرض وتجعلك راضيًا عما قُمت به. على الرغم من أنَّ قائمة المهام التي يجب عليك عدم القيام بها متروكة لك في النهاية ، فإنَّ هذه المقالة ستُغطي بعض الأمثلة الشائعة لتبدأ بها. تحقق من أفضل تطبيقات إنشاء قائمة المهام للتعامل مع أهم أهداف حياتك.
ما الذي تتضمنه قائمة عدم القيام بالمهام؟
هذه القائمة ليست مُخصصة للأمور التي لا يجب القيام بها ، أنت لن تضع شيء مثل “عدم إضاعة الوقت في Facebook” في هذه القائمة. بدلًا من ذلك ، هي للأمور التي من شأنها أن تكون مُغرية لإضافتها إلى إحدى قوائم مهامك ولكنك فقط لا تملك الوقت لها ، حيث أنَّ قائمة “عدم القيام بالمهام” مكان جيد لأي شيء يُمكنك تفويضه للآخرين ، أي شيء لا يتماشى مع أهدافك الأكبر ، أو أي أمر غير مُهم كالأمور الأخرى في قائمتك.
إنَّ قائمة “عدم القيام بالمهام” هي على غرار استبدال مفهوم “لا أستطيع أن” بـ “لن أفعل” إلى حد ما ، وهذه القاعدة هي أكثر حول بقائك قوي في مواجهة المُغريات ، أنت لن تقول ” لا يُمكنني الخروج للاستمتاع الليلة لأنني سأعمل غدًا ” بدلًا من ذلك قل ” لن أخرج خلال أيام الأسبوع”.
1. التحقق من رسائل البريد الإلكتروني طوال اليوم
إذا كنت لا تُحب ترك رسائل غير مقروءة أو بدون الإجابة عليها ، فمن المُحتمل أن تكون لديك عادة التحقق من رسائل البريد الإلكتروني باستمرار طوال يوم عملك. قد يبدو قضاء الكثير من الوقت في بريدك الوارد كعادة مُنتجة ، لكنه ليس كذلك ، إلا إذا كان هذا هو ما تتطلبه وظيفتك.
تتمثل إحدى المشكلات الرئيسية في هذه العادة في أنها تضعك في وضع رد الفعل ، حيث تسمح لصندوق البريد الوارد بتحديد مهامك اليومية بدلاً من تحديد أولويات المهام بنفسك. هذا يأخذ الوقت والتركيز الذي يجب أن تستثمره في المزيد من المُلاحقات ذات المغزى.
ومع ذلك ، يجب أن تُفكر في أن تكون أكثر استباقية مع وقتك وصندوق البريد عن طريق تجميع نشاط البريد الإلكتروني الخاص بك. حيث يتضمن تجميع المهام المُتشابهة والعمل عليها دفعة واحدة ، على سبيل المثال ، التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها في أوقات مُحددة من اليوم ، وترك باقي الوقت للمهام الإنتاجية الضرورية.
2. تعدد المهام
هناك عادة أخرى تُخفي نفسها على أنها حيلة إنتاجية تُساعد على توفير الوقت وهي تعدد المهام. على الرغم من أنه قد يبدو غير منطقي ، إلا أنَّ تعدد المهام أو ، بشكل أكثر دقة ، تبديل السياق ، يُمكن أن يكون مضيعة للوقت وغير فعَّال. ذلك لأنَّ محاولة القيام بأشياء مُتعددة في وقت واحد يجبر عقلك على التبديل باستمرار بين المهام ، الأمر الذي قد يكون مُرهقًا ويؤدي إلى تقليل الكفاءة والدقة.
من ناحية أخرى ، تُتيح لك مهمة واحدة التركيز عليها وتكريس كل طاقتك لإكمالها. هذا يُقلل من الانحرافات ، ويحسن التركيز ، ويُساعدك على إكمال المهام الفردية بشكل أسرع وبنتائج أفضل. تحقق من ما هي المهام الفردية ، وهل يُمكن أن تجعلك أكثر إنتاجية؟
3. قول “نعم” للاجتماعات غير الضرورية
العادة التالية التي يجب إضافتها إلى قائمة ما يجب عليك عدم القيام به هي قول “نعم” للاجتماعات غير الضرورية. سيؤدي قبول كل اجتماع يأتي في طريقك إلى ملء جدولك الزمني بسرعة ، مما يترك لك القليل من الوقت لإنجاز الأمور.
أولاً ، حاول أن تتساءل عن الغرض من كل اجتماع واكتشف ما إذا كان لا غنى عنه. يُمكن استبدال بعض الاجتماعات بمكالمات سريعة أو رسائل بريد إلكتروني أو رسائل دردشة. إذا كان الاجتماع ضروريًا ، فتأكد من أنه يحتوي على جدول أعمال واضح وجدول زمني ، وحاول أن تجعله موجزًا قدر الإمكان. سيساعد كونك انتقائيًا في الاجتماعات التي تقبلها على توفير الوقت في يومك ويسمح لك بالتركيز على مهام أكثر أهمية.
4. التصفح بلا وعي مواقع التواصل الاجتماعي
تُعد مواقع التواصل الاجتماعي خيار رائع للتواصل مع أقرانك والبقاء على اطلاع ، ولكنها قد تُؤثر أيضًا على إنتاجيتك عندما تجد نفسك دائمًا في تمرير لا نهائي من موجز الأخبار. هذه عادة يصعب التخلص منها ، مع الأخذ في الاعتبار أنك قد لا تدرك دائمًا أنك تقوم بها إلا بعد مرور بضع ساعات.
للتغلب على عادة التمرير الطائش ، تحتاج إلى التعرف على ما يُحفزها وإزالتها. بعض الأسباب الشائعة هي الإشعارات والشعور بالضياع. بمجرد تحديد المُشغِّلات وإزالتها ، يمكنك الاستفادة من الأدوات التي يمكن أن تساعد في تقليل وقتك على تطبيقات الشبكات الاجتماعية مثل “مدة استخدام الجهاز” لتقليل استخدام الـ iPhone أو وضع التركيز على Android.
5. إضاعة الوقت في المهام العادية / المُتكررة
تستغرق المهام العادية وقتًا ثمينًا وموارد يُمكنك استخدامها لمهام أخرى أكثر أهمية ، وهي الإدخال التالي في قائمة المهام التي لا يتعين عليك القيام بها. يمكن أن تنزلق هذه المهام بسهولة إلى قائمة مهامك ، لكنها تتراكم بسرعة ويمكن أن تكون مضيعة للوقت. تتضمن بعض الأمثلة على المهام العادية إدخال البيانات وتدوين اجتماعات الفيديو وجدولة منشورات الشبكات الاجتماعية يدويًا ، على سبيل المثال لا الحصر.
هناك عدة طرق لتقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في المهام العادية ، بما في ذلك تفويض المهام إلى شخص آخر ، أو الاستعانة بمصادر خارجية لخدمة جهة خارجية ، أو استخدام أدوات الأتمتة لمعالجة المهام المُتكررة. يمكن أن تساعدك واحدة أو أكثر من هذه الإستراتيجيات في توفير الوقت وتحرير طاقتك للقيام بمهام أكثر تأثيرًا. تحقق من أفضل أدوات الأتمتة للسماح للعامل الحر بتوفير وقته.
6. استخدام هاتفك على السرير
على الرغم من أنَّ الأمر قد لا يبدو سيئًا للغاية ، إلا أنَّ استخدام هاتفك على السرير هو عادة هاتف ذكي يُمكن أن يُعيق إنتاجيتك. يمكن أن يؤدي استخدام هاتفك الذكي في كأول شيء في الصباح أو كآخر شيء في الليل إلى العديد من الآثار الضارة.
على سبيل المثال ، يُمكن أن يؤدي الضوء الأزرق المُنبعث من هاتفك إلى تعطيل إنتاج الميلاتونين ، وهو هرمون يساعد في تنظيم دورات النوم. بالإضافة إلى ذلك ، فإنَّ التحقق من الأخبار أو مواقع التواصل الاجتماعي كأول شيء في الصباح يُمكن أن يضبط نغمة سلبية لبقية يومك.
مع وضع ذلك في الاعتبار ، يُعد إنشاء منطقة خالية من الهاتف في غرفة نومك أمرًا ضروريًا. سيساعد هذا في تحسين جودة نومك ويسمح لك ببدء يومك بشكل أكثر إنتاجية. يُمكنك اللجوء إلى أنشطة أخرى مثل قراءة كتاب فعلي ، والكتابة في مفكرة قبل النوم ، واستخدام منبه قديم الطراز لإيقاظك.
7. عدم تحديد أولويات مهامك
من الجيد أن يكون لديك خطة ليومك من خلال سرد مهامك في قائمة المهام ، ولكن إذا لم تُحددها حسب الأولوية ، فمن المحتمل أنك لن تصل إلى أهم المهام في الوقت المُحدد. من الناحية المثالية ، يجب أن تهدف إلى قضاء أكثر ساعاتك إنتاجية في المهام الأكثر تحديًا وأهمية. يضمن لك هذا الأسلوب تحقيق أقصى استفادة من يومك وعدم تفويت أي مواعيد نهائية مُهمة.
واحدة من أفضل الطرق لإعداد قوائم المهام هي استخدام مصفوفة أيزنهاور. يساعدك إطار العمل البسيط هذا في تحديد المهام التي يجب تحديد أولوياتها بناءً على إلحاحها وأهميتها. بمجرد تحديد أهم أولوياتك ، يُمكنك التركيز على معالجتها أولاً ، ويمكن متابعة باقي مهامك حسب الضرورة. تحقق من هل قُمت بتحديد الأهداف للعام الجديد؟ نصائح ذكية للمساعدة في تحقيقها.
أتمتة المهام مُنخفضة القيمة والقضاء على العادات غير الجيدة لزيادة الإنتاجية
يُعد تطوير قائمة مُخصصة لعدم القيام بالمهام استراتيجية فعَّالة يمكن أن تُساعدك على التركيز على مهامك الأساسية وزيادة إنتاجيتك.
من خلال تفويض المهام مُنخفضة القيمة أو الاستعانة بمصادر خارجية أو أتمتة المهام المُتكررة والتخلي عن العادات غير المُنتجة ، يُمكنك توفير مساحة أكبر للأشياء الأكثر أهمية بالنسبة لك والاستفادة القصوى من يومك. يُمكنك استخدام هذه القائمة كمصدر إلهام لإنشاء قائمة ما يجب عليك فعله والبدء في إزالة ضياع الوقت من روتينك اليومي. يُمكنك الإطلاع الآن على أفضل العادات الصحية التي يُمكنك القيام بها في 5 دقائق أو أقل.
