هناك العديد من المخاطر التي تُرافق تعدد المهام – كيف يُمكن أن تسلب الإبداع ، وتجعل المُستخدم أقل كفاءة ، وتزيد من مستويات التوتر. حيث بدأ عالم الأعمال يُدرك أنَّ المُقاطعات الرقمية المُستمرة من البريد الإلكتروني والهواتف المحمولة وشبكات التواصل الاجتماعي لم تكن تُبسط الحياة كما هو مُتوقع. بدلاً من ذلك ، كانت تجعل من الصعب التركيز على الوظائف وإنجاز الأمور.
لننسى تعدد المهام. هناك حلية جديدة للإنتاجية في الجوار. إذا كنت غالبًا ما تُشتت انتباهك عند أداء مهام مُتعددة ، أو وجدت نفسك تقوم بالكثير من المهام ولا تُنهي أيًا من مشاريعك أبدًا ، فقد تحتاج إلى التخلص من تعدد المهام ومحاولة القيام بمهام فردية بدلاً من كل ما تُحاول القيام به بشكل مُجمع. تحقق من كيفية إتقان المهام الفردية باستخدام التكنولوجيا لتحسين إنتاجيتك.
ما هي المهام الفردية؟
استنادًا إلى استطلاعات الرأي وغيرها من الأبحاث ، إليك ما يبدو عليه عالم العمل الحالي:
- الوصول إلى الكثير من البيانات بسهولة.
- زادت المُشتتات.
- توفر إمكانية الاتصال الفوري باستمرار.
- الأمر يستغرق وقتًا أطول لإعادة التركيز مما نعتقده.
- تعدد المهام ليس هو الحل (ولا يمكن حتى بالنسبة لعقل البالغ).
إذن ماذا نفعل؟
المهام الفردية ، والتي تُسمى أيضًا المهام الأحادية ، هي نهج جديد للعمل وتنطوي على التعامل مع شيء واحد في كل مرة. من خلال تركيز 100٪ من انتباهك على أي مُهمة واحدة ، بدلاً من محاولة تقسيم انتباهك بين المشاريع المُتعددة ، من المرجح أن تتجنب الانحرافات وتحقيق عمل عالي الجودة.
في الأصل ، يُمكن التوصية بهذه الخطوات لاستعادة الوقت والاهتمام والإنتاجية اللازمة في مواجهة الانقطاعات المستمرة:
- يجب أن يكون لديك تعريف واضح لما يُمثل الفوز لشركتك. ثم رتب مجال رؤيتك من خلال إبقاء أهدافك وغاياتك أمامك طوال اليوم. استخدم قوة المُطالبات المرئية لإعادة تركيز نفسك والآخرين باستمرار.
- توقف عن محاولة معرفة كل شيء. لا يُمكن البقاء على اطلاع دائم بكل ما يحدث في أعمالنا وأسواقنا وصناعاتنا ، لذلك من الجيد معرفة القليل عن الكثير من الأشياء. أنت بحاجة إلى حصر عملية جمع المعلومات المُتعمقة وتحليلها في المجالات التي يكون لديك فيها تأثير أكبر.
- حدد وقتًا مُنفردًا. هذا صعب على قادة الأعمال ، لكن يجب القيام به. يسمح الوقت المنفرد بالتباطؤ وإعادة التركيز على الأنشطة عالية المستوى التي تُقرب من الأهداف الاستراتيجية.
- إدارة تدفق المعلومات / المقاطعة. قم بتطوير نظام وهيكل لإدارة موجة المد والجزر من المعلومات التي تأتي إليك كل يوم. يتضمن ذلك التحكم في صندوق البريد الإلكتروني ووضع حدود للوقت وكيف يُمكن للناس مقاطعتك. تحقق من أفضل الطرق لوضع حدود في العمل لزيادة الإنتاجية.
ما هي فوائد المهام الفردية؟
إلى جانب تسهيل تتبع تقدمك ، هناك العديد من الفوائد للمهام الفردية. هنا فقط بعض منها:
1. يُمكن للمهام الفردية زيادة إنتاجيتك
في حين أنَّ تعدد المهام قد يجعلك تشعر بأنك تقوم بالكثير مما يُعطيك إحساسًا بأنك لديك المزيد من الإنتاجية ، إلا أنَّ المهام الفردية يُمكن أن تُساعدك بالفعل على أن تكون أكثر إنتاجية. من خلال تكريس كل انتباهك وطاقتك لمهمة واحدة في كل مرة ، ستتمكن من العمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة.
2. يُمكن للمهام الفردية تقليل الأخطاء
يُعد القفز من مهمة إلى أخرى طريقة مُؤكدة لبدء ارتكاب الأخطاء. من خلال إبقاء عقلك على شيء واحد في كل مرة ، ستُقلل من الأخطاء في عملك.
3. يُمكن للمهام الفردية تحسين جودة عملك
من خلال التركيز على مُهمة واحدة في كل مرة ، فهذا يُشجعك تلقائيًا على التركيز على جودة عملك بدلاً من الكمية. غالبًا ما تؤدي محاولة القيام بالعديد من الأشياء في وقت واحد إلى أخطاء قذرة ويمكن أن تقودك إلى التأثير على سير العمل السلس.
4. يُمكن أن تُساعدك المهام الفردية على التركيز لفترة أطول
إذا كنت تُعاني من تجنب عوامل التشتيت وتركيز انتباهك ، فإنَّ المهمة الفردية هي طريقة رائعة للحفاظ على تركيزك. عندما تكون في منطقة عملك ، عليك البقاء هناك ، بدلاً من الاضطرار إلى الدخول والخروج من منطقتك في مهام أو مشاريع مُختلفة. تحقق من مقارنة بين الأهداف والغايات: ما الفرق وكيف تؤثر على حياتك المهنية؟
5. المهام الفردية أقل إجهادًا
أخيرًا ، يُعد التركيز على شيء واحد في كل مرة أقل إرهاقًا بشكل عام من محاولة التوفيق بين أشياء كثيرة في وقت واحد. على الرغم من أنَّ قائمة مهامك قد تكون طويلة في أي يوم معين ، إلا أن معالجتها واحدة تلو الأخرى بدلاً من معالجتها كلها مرة واحدة سيؤدي إلى تقليل الضغط عليك كثيرًا.
بعض الأدوات لمساعدتك في المهام الفردية
على الرغم من أنك لا تحتاج إلى تطبيقات أو أدوات لبدء المهام الفردية ، إلا أنها يُمكن أن تُساعدك على تصور عبء العمل وتنظيم سير عملك. وهنا عدد قليل للنظر فيها:
1. Asana
Asana هو تطبيق لإدارة العمل وهو ممتاز لإدارة المهام أو المهام المُشتركة بين الفريق. إذا كنت ستحاول القيام بمهام فردية ، فيُمكن أن يُساعدك Asana في تصور عبء العمل لديك وتنظيم مهامك حسب الأولوية. يتوفر Asana كتطبيق سطح مكتب ويُمكن استخدامه أيضًا على كل من Android و iOS — ستجد بعض الحيل المفيدة في Asana هنا.
تنزيل: Asana لنظام Android | iOS (مجانًا ، اشتراك مُتاح)
2. Todoist: قائمة المهام والأهداف
في حين أنَّ هناك المئات من تطبيقات قائمة المهام في السوق ، يظل Todoist واحدًا من أكثر التطبيقات شعبية ، مع أكثر من 20 مليون عملية تنزيل. مثل Asana ، يُمكن أن يُساعدك Todoist في تنظيم مهامك ومساعدتك في تذكر المواعيد النهائية وتواريخ الاستحقاق.
ومع ذلك ، ربما يكون أفضل شيء في Todoist هو قدرته على التكامل مع أدوات مثل Gmail وتقويم Google و Slack.
تنزيل: Todoist لنظام Android | iOS (مجانًا ، اشتراك مُتاح)
3. Focus To-Do: مؤقت بومودورو وعرض المهام
لنقل المهام الأحادية حقًا إلى المستوى التالي ، من الشائع إقرانها بتقنية بومودورو. ما عليك سوى اختيار المُهمة التي تُريد إنجازها. ابدأ العداد لمدة 25 دقيقة وابدأ العمل ، وعندما يرن مؤقت بومودورو ، خذ استراحة لمدة 5 دقائق.
من خلال تركيز 100٪ من انتباهك على مُهمة واحدة والسماح لنفسك بفترات راحة قصيرة بين فترات العمل ، ستتمكن من التركيز لفترة أطول وإنهاء عملك بشكل أكثر كفاءة. تحقق من 8 من أفضل تطبيقات مؤقت Pomodoro لنظام التشغيل Windows لزيادة الإنتاجية الخاصة بك.
تنزيل: Focus To-Do لنظام Android | iOS (مجانًا)
الحصول على المزيد من خلال القيام بأقل من ذلك
قد تكون فكرة أنه يُمكنك فعلاً إنجاز المزيد من خلال تقليل العمل أمرًا صعبًا ، ولكن بمجرد تجربة المهام الفردية ، لن ترغب أبدًا في العودة إلى تعدد المهام.
تُعد المهام الأحادية طريقة رائعة لجعل نفسك أكثر إنتاجية وتعمل بشكل جيد بشكل استثنائي مع العديد من تقنيات الإنتاجية الشائعة الأخرى مثل طريقة بومودورو المذكورة أعلاه ، وحجب الوقت ، وقاعدة الخمس دقائق. يُمكنك الإطلاع الآن على كيف يُمكن لقاعدة الخمس دقائق أن تَمنعك من التسويف.
