كونك عامل حر فهذا يتطلب قدرًا كبيرًا من الإدارة للحفاظ على سير عملك وتحقيق الأرباح. كما أنه لضمان التدفق المُستمر من العملاء ، تحتاج إلى الإعلان عن خدماتك والإجابة على الاستفسارات ومُتابعة العملاء المُحتملين السابقين. بمجرد حصولك على بعض الأعمال ، عليك مواكبة الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني ، وفي النهاية ، لا تزال هناك مسألة الفواتير.
يُمكن لكل من هذه المهام الإدارية أحيانًا أن تستهلك اليوم بأكمله مما لا يترك لك أي وقت لعملك الفعلي المدفوع الأجر. ومع ذلك ، باستخدام أدوات الأتمتة المُختلفة ، يمكنك توفير الوقت وتجنب الأخطاء وتقليل ضغوط إدارة الأعمال المُستقلة.
1. Mention: استمع وادرس جمهورك
تلعب شبكات التواصل الاجتماعي دورًا كبيرًا في الإعلان عن خدماتك المُستقلة والوصول إلى عملاء جدد. هناك العديد من الأدوات لمُساعدتك على جدولة منشوراتك على مواقع التواصل الاجتماعي ، حتى أنها تُتيح لك إعادة نشر أو تنظيم المنشورات من مصادر أخرى تلقائيًا.
ولكن قبل أن تبدأ في الجدولة على شبكات التواصل الاجتماعي الخاصة بك ، عليك أن تعرف ما يجب عليك نشره لجذب عملاء جدد. أفضل طريقة للقيام بذلك هي باستخدام أداة استماع اجتماعية تساعدك على دراسة مجال خبرتك ومنافسيك.
يُتيح لك الإصدار المجاني من Mention إعداد تنبيه واحد يتتبع مواقع الويب الإخبارية والمدونات والمنتديات وشبكات التواصل الاجتماعي. يُمكن لهذا التنبيه تتبع الإشارات الخاصة بعلامتك التجارية ، أو إلقاء نظرة على منافسيك ، أو البحث عن كلمات رئيسية مُحددة تتعلق بمجالك.
بدلاً من التسجيل للحصول على نشرات إخبارية متنوعة والبحث المستمر في الويب ، يُمكنك التعرف على الاتجاهات السائدة في مجالك كلها في مكان واحد. تتيح لك الخطة المجانية لموقع الويب أيضًا جدولة المنشورات على ثلاثة منصات اجتماعية — مما يزيد من أتمتة هذه المهمة.
2. Calendly: اجتماعات الكتاب بسهولة
الاجتماعات جزء مُهم من وسيلة كسب عملاء جدد ، بالإضافة إلى إدارة المشاريع الجارية. في البداية ، عندما لا يكون العميل متأكدًا من أنَّ خدماتك هي بالضبط ما يحتاج إليه ، يُمكن أن يساعد الاجتماع التمهيدي القصير في إتمام الصفقة. في وقت لاحق ، تعد الاجتماعات طريقة رائعة لتسوية سوء التفاهم ومواءمة التوقعات.
ومع ذلك ، يُمكن أن تُصبح جدولة الاجتماعات مهمة روتينية تستغرق وقتًا طويلاً. إن ضمان توفر الجميع في نفس الوقت ، خاصة في مناطق زمنية مُختلفة ، يمكن أن يؤدي إلى إرسال واستقبال رسائل لا نهاية لها عبر البريد الإلكتروني. هناك العديد من التطبيقات التي تتعامل مع جدولة الاجتماعات ، ولكن خيارنا المُفضل هو Calendly.
يُوفر الإصدار المجاني تكاملاً مع تقويم Google الخاص بك أو التقويمات الشائعة الأخرى ، مما يتيح لك مشاركة تواجدك دون جعل جدولك الشخصي علنيًا.
يُمكنك ببساطة إرسال رابط Calendly الخاص بك لمن ترغب في مقابلته ، وسوف يختار من الأوقات التي تُحددها على أنها مُتاحة — كما أنها تظهر بمنطقته الزمنية المحلية. سيظهر الحدث بعد ذلك في تقويم الجميع.
يتكامل التطبيق مع تطبيقات المؤتمرات عبر الإنترنت مثل Zoom و Microsoft Teams ، مما يُوفر عليك عناء إنشاء ارتباط لكل اجتماع. كما يرسل رسائل بريد إلكتروني للتذكير قبل المواعيد ، للتأكد من وصول الجميع في الوقت المُحدد. إذا كان لديك موقع ويب شخصي ، فيمكنك إضافته هناك أيضًا.
3. فلاتر نماذج Gmail: إنشاء استجابات سريعة
رسائل البريد الإلكتروني هي وسيلة أخرى تستهلك الكثير من الوقت — من العملاء المُحتملين الذين يسألون عن خدمتك إلى العملاء الحاليين الذين يبحثون عن تقرير الحالة. الكثير من رسائل البريد الإلكتروني هذه مُتكررة تمامًا. لحسن الحظ ، إذا كنت تستخدم Gmail ، فلا توجد طريقة لإنشاء النماذج فحسب ، بل توجد أيضًا طريقة لإرسال بعضها تلقائيًا باستخدام الفلاتر.
أولاً ، تحتاج إلى تمكين النماذج في إعداداتك المُتقدمة. بعد ذلك ، قم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديد للإجابة على كل الأسئلة المتداولة. بدلاً من حفظها كمسودة ، اختر حفظ المسودة كنموذج بدلاً من ذلك. إذا كان هذا شيئًا سترسله يدويًا ، فيُمكنك ترك مسافات لإضافة تفاصيل مثل الاسم وتقدير السعر وغيره بسرعة.
لإرسال نموذج بريد إلكتروني تلقائيًا ، يلزمك إنشاء فلاتر جديد. اختر الكلمات الأساسية الأكثر صلة بهذا الاستعلام ، وفي إجراءات التصفية حدد إرسال نموذج.
على سبيل المثال ، يمكن أن تكون العبارة الرئيسية “كم التكلفة” ، بحيث سيكون لديك بريد إلكتروني مكتوب مُسبقًا يوضح تفاصيل الحزم والخدمات التي تُقدمها.
4. Zoho Invoice: لا تبحث عن أي فاتورة أخرى
بينما يختار بعض العمال المُستقلين إدارة رسومهم على ورقة Excel واستخدام نموذج فاتورة قياسي ، هناك طريقة أسهل بكثير وأكثر تنظيماً لكسب الأموال ، مع مجموعة متنوعة من تطبيقات الفواتير. الخيار المفضل لدينا هو Zoho Invoice ، الذي يحتوي على العديد من الميزات في خطته المجانية ، وقد لا تحتاج أبدًا إلى الدفع مقابل الخدمة.
يُمكنك إنشاء نموذج فاتورة مع جميع التفاصيل المصرفية الخاصة بك والشروط والأحكام لاستخدامها مع أي عميل. يُمكنك أيضًا إنشاء مهام منتظمة بسعر مُحدد ، مما يُوفر لك وقت إدخال هذه التفاصيل في كل مرة تقوم فيها بإصدار فاتورة جديدة.
بمجرد أن تكون جاهزًا لإرسال الفاتورة ، يوفر التطبيق أيضًا نموذجًا للبريد الإلكتروني ، والذي يمكنك تعديله إذا احتجت إلى ذلك. إذا اخترت توصيل Zoho بنظام الدفع عبر الإنترنت (مثل PayPal) ، فإنه يقوم بتحديث حالة الفاتورة ويرسل ملاحظة شكر عند استلام الدفع. سيضمن هذا معرفة الحسابات التي تحتاج إلى متابعة.
ولكن حتى المتابعة أسهل مع Zoho ، حيث يمكنك تعيين عدد من التذكيرات التلقائية للفواتير غير المدفوعة ، مما يوفر عليك صداع مطاردتها. يتيح لك التطبيق أيضًا تتبع الوقت للعملاء أين تقوم بحساب الرسوم بالساعة ، ثم إنشاء فاتورة من تلك التفاصيل. يُمكنك حتى تعيين فواتير متكررة لمشاريع السعر المُحدد.
5. Zapier: أتمتة كل شيء آخر
في جميع التطبيقات المذكورة أعلاه ، ناقشنا عمليات التكامل — كيف يمكن لتطبيق واحد الاتصال بآخر لإنشاء المزيد من الأتمتة. ولكن ماذا يحدث عندما تُريد ربط تطبيقين لا يحتويان على تكامل بشكل مُدمج؟ يأتي تطبيق Zapier السحري.
سيستغرق الأمر مقالًا كاملاً للتحدث عن الخيارات المُختلفة المتاحة داخل Zapier. باختصار ، يُساعدك التطبيق في إنشاء مهام سير عمل تتضمن كل شيء تقريبًا عبر الإنترنت ، حيث يُمكنك “تعيينها ونسيانها”. تعرف على ميزات خطة Zapier المجانية: ما تحصل عليه وما لا تحصل عليه.
على سبيل المثال ، يُمكنك مشاركة إشارات Twitter الجديدة على Slack. أو يُمكنك إرسال متابعات عبر البريد الإلكتروني إلى مستجيبي Typeform الجدد. يمكنك حتى الحصول على رسائل Facebook جديدة كرسائل SMS.
الاحتمالات لا حصر لها ، ومع الإصدار المجاني من Zapier ، يمكنك إنشاء ما يصل إلى 100 مهمة في الشهر. هذا أكثر من كافٍ لأتمتة سلسلة من الإجراءات ، ولكن قد تجد نفسك مدمنًا على عدم التدخل مع إدارة أعمالك المُستقلة.
ما الخيارات التي تحتاج إلى أتمتة؟
هناك الكثير من أدوات الأتمتة المُتاحة ، خاصة إذا كنت مستعدًا لدفع رسوم شهرية. يمكن لهذه التطبيقات أن تجعل حياتك المُستقلة أسهل بكثير ، ولكن لمجرد أنه يمكن أتمتة شيء ما ، لا يعني ذلك دائمًا أنه يجب أن يكون كذلك.
خاصة في العمل الحر ، يمكن لللمسة الشخصية أن تقطع شوطًا طويلاً. عادةً ما يتطلع العملاء الذين يلجأون إلى العمال الأحرار من أجل الحصول على المساعدة إلى بناء علاقة عمل — وهذا أحد أسباب عدم اختيارهم وكالة أو شركة كبيرة.
يُمكن أتمتة المهام مثل رسائل البريد الإلكتروني لجهة الاتصال الأولى وجدولة الاجتماعات وتحديث الأوراق. ومع ذلك ، من المُهم استثمار المزيد من الوقت لتُثبت للعميل أنك تُريد التعرف عليه وأنك تهتم بعمله. هذا الجهد الإضافي سيجعله يعود من أجل الحصول على المزيد.
