غالبًا ما يُكافح مدير العمل عن بُعد للحفاظ على المساءلة بين أفراد فريق العمل الإفتراضي لأنهم بعيدون عن الأنظار ويعملون من أماكن مُختلفة وأزمنة مُتباينة. قد يكون أعضاء فريقك خارج المكتب ، ولكن يُمكنك الاحتفاظ برؤى على أدائهم من خلال تنمية ثقافة المساءلة.
بفضل التكنولوجيا ، أصبحت القوة العاملة الإفتراضية على بُعد زر واحد فقط. إنها مسألة جعل تفاعلاتك ذات مغزى. تحقق من هذه الطرق العملية لتحسين المساءلة في فريق العمل الإفتراضي. تحقق من مهارات الإدارة الذاتية لاكتساب الإنتاجية الشخصية والمهنية.
1. تفويض المهام
تفويض المهام أمر بالغ الأهمية لتقدم العمل في فريق العمل الإفتراضي. فأنت تُريد أن يكون أعضاء فريقك مُنتجين من أماكنهم البعيدة المختلفة. كقائد ، يجب أن تتعلم تفويض المهام في مراحل مختلفة من المشروع. خلاف ذلك ، سيتراكم العمل على مهمتك ، مما يؤدي إلى توقف سير العمل.
إلى جانب إظهار أنك تثق في حكم فريقك ، فإنَّ تفويض المهام يظهر أيضًا أنك مرن ومستعد لمنح العاملين لديك فرصة للعمل بشكل مُستقل ، خاصةً عندما يعملون عن بُعد.
Monday.com هو تطبيق جيد لسير العمل يُمكنك استخدامه لتفويض المسؤوليات بين أعضاء فريق العمل الإفتراضي. يسمح لك بإنشاء مهام وتتبع المشاريع من خلال نظام مجلس الملكية الخاص به. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر خيار استيراد البيانات من مصادر خارجية.
2. تحديد توقعاتك
يُعد تحديد التوقعات إحدى أكثر الاستراتيجيات التي يتم التغاضي عنها لتعزيز الإنتاجية في بيئة العمل عن بُعد. قد لا يكون بعض أعضاء الفريق في المكتب مثل زملائهم ، ولكن لا ينبغي أن يكون هذا ذريعة لتعطيل المهام المُوكلة إليهم.
أنت بحاجة إلى أداة سير عمل متسقة يمكنها نقل جميع طلباتك بنجاح إلى أعضاء الفريق ، بغض النظر عن أماكنهم. تسمح لك الأنظمة القائمة على السحابة مثل Kissflow و Nintex بتحديد أوصاف الوظائف ، حتى يفهم أعضاء الفريق التوقعات. يُمكنك أيضًا تحسين وأتمتة وتصميم مشاريعك باستخدام هذه الأدوات بسهولة. تحقق من دليل كامل حول منهجية العمل 9/80.
3. تتبع تقدم العمل
يُعد تتبع تقدم عمل موظفيك عن بُعد طريقًا لتبني المساءلة. بدون تتبع المهام المُخصصة للفرق ، يمكن أن تكتظ بالعواقب الوخيمة على انخفاض الأداء والإنتاجية وفقدان تفاصيل المهمة والوقت الثمين الذي تقضيه في الوظيفة.
يمكّنك تتبع تقدم العمل من إنشاء مهام سير عمل مؤتمتة لأفراد فريقك. من خلال القيام بذلك ، يُمكنك مساعدة العاملين لديك على أن يكونوا أكثر إنتاجية أثناء إدارة أجزاء من مهام المشروع في نفس الوقت. لذلك ، أنت على بعد نقرة واحدة فقط من إرسال مهمة بتفاصيلها إلى زميل في الفريق. بعض الأدوات التي يُمكن أن تساعد في تتبع تقدم العمل هي ClickUp و Todoist.
4. عقد اجتماعات منتظمة
مع الهيمنة المتزايدة للتكنولوجيا في كل صناعة والوتيرة السريعة التي يتطور بها مكان العمل ، فإن المشاركة المنتظمة بين الموظفين ضرورية. ومن المثير للاهتمام ، أنَّ أعضاء الفريق لا يضطرون إلى حصر أنفسهم في مساحة فعلية للتفاعل مع بعضهم البعض. يُمكنهم فعل ذلك عن بعد في مساحة افتراضية.
يمنحك إشراك فريق العمل الإفتراضي في الاجتماعات إحساسًا بتقدم العمل. يحصل الجميع على فرصة لمشاركة ما يعملون عليه وكيف يتم تحقيقه. كقائد ، بدلاً من أن تكون في حالة جهل بشأن تقدم عمل فريقك ، فإنك تحصل على آخر المستجدات حول ما يفعلونه.
يمكنك اكتشاف خروجهم عن المسار الصحيح أو القيام بأشياء خاطئة في وقت مبكر بما يكفي قبل أن تخرج الأمور بالكامل عن نطاق السيطرة. بعض أدوات الاتصال التي يمكن أن تساعد في الاجتماعات المنتظمة في مكان عملك البعيد هي Microsoft Teams و Zoom. تحقق من كيفية إدارة اجتماع ناجح في الواقع الإفتراضي.
5. خلق فرص للتعاون
يساعد التعاون على تنمية روح الفريق والكفاءة بين فرق العمل. عندما يكون الموظفون أحرارًا في التواصل والمساهمة في المشاريع ، فإنهم يتمتعون بإحساس أفضل بالانتماء.
يُمكنك تشجيع المشاركة النشطة ومساعدة فريق العمل الإفتراضي على الشعور بالتواصل من خلال المهام التعاونية التي تسمح بالمساهمات الفردية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تسوية الفرص بين زملائك في الفريق بغض النظر عن الرتبة أو الحالة أو الخبرة باستخدام أنظمة مثل Slack و Google Docs للتعاون في العمل عن بُعد.
6. تقييم الأداء
تقييم الأداء هو المفتاح لنمو الفريق وتطويره. يساعد على تحسين أداء المنظمة على مستوى الأفراد والشركات.
يؤدي تنفيذ النصائح الفعالة لقياس أداء الفريق إلى إنشاء قوة عاملة مخصصة — ليست فقط ماهرة في تنفيذ المشروع ، ولكنها أيضًا فعالة في تنفيذ واجباتها المفوضة.
إذا لم يكن لديك نظام قياسي لتقييم إدارة الأداء ، فقد تفشل في استهداف الموظفين الذين يحتاجون إلى الحافز. بعض الأمثلة على أدوات تقييم العمل التي يُمكنك استخدامها هي Energage و Impraise.
7. مشاركة النتائج علنًا
إذا كنت ترغب في إدارة مكان عمل مزدهر ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أنَّ الجميع يمكنهم التحدث مع بعضهم البعض بشكل مفتوح. كقائد ، من المهم إعطاء الأفراد القدرة على اتخاذ القرارات من خلال إظهار كيف يتناسب عملهم مع الصورة الأكبر. سيساعدهم ذلك على فهم التقدم المُحرز في صنع القرار وكيف تؤثر هذه القرارات عليهم وعلى الشركة ككل.
تساعد مشاركة نتائج أداء أعضاء فريقك بشكل علني في معرفة أدوار بعضهم البعض ومدى ملاءمتها لسير العمل العام. سيضمن القيام بذلك أن يكون الجميع على نفس الصفحة ويتحركون نحو نفس الهدف. يمكن للحلول المستندة إلى السحابة مثل Microsoft Teams و Slack تشجيع مشاركة النتائج في مكان العمل.
8. إنشاء لوحة معلومات على الإنترنت لمؤشرات الأداء الرئيسية
في هذا العصر الرقمي ، يجب على القادة تبني أدوات المساءلة للتكيف بسرعة مع عالم الأعمال المُتغير. تعد لوحة معلومات مؤشر الأداء الرئيسي (KPI) مجرد واحدة من العديد من الأدوات التي يمكن أن تساعدك أنت وفريقك على التواصل أثناء الوصول أيضًا إلى أداء العمل وتقييمه.
تعد لوحات المعلومات عبر الإنترنت لمؤشرات الأداء الرئيسية إشارات عالية المستوى تشير إلى كيفية تقدم المشروع نحو أهداف الشركة المُحددة. وبالتالي ، تعد مؤشرات الأداء الرئيسية عناصر أساسية للقيمة المضافة للشركة. ليس من الضروري أن يكون طاقم العمل لديك حاضرًا فعليًا ليتم تقييمه ، حسب الحالة.
يمكن أن تساعدك لوحات معلومات KPI التالية ، Datapine و Scoro ، في تبسيط مجموعات البيانات المُعقَّدة. يُمكنها أيضًا مساعدتك في الحفاظ على إستراتيجية عملك على المسار الصحيح من خلال تتبع الموارد المالية ، وإدخال العمل والمخرجات من قبل الموظفين ، وتخطيط المشاريع ، وتجميع النتائج أثناء التنقل.
9. متابعة المهام
بعد تعيين المهام إلى العاملين عن بُعد ، تابع معهم للتعلم من مواقف مكان عملهم. إذا كنت قد زودتهم بكل المعلومات التي يحتاجونها ، فاسألهم عما إذا كانوا مرتاحين لتنفيذ المهام.
إذا كنت قد حددت أهدافًا ومعالمًا لها ، فاسأل عن جدوى تحقيقها. كافئ أعضاء الفريق علنًا عندما يقومون بعمل رائع لإظهار تقديرك. الاعتراف بالعمل الجاد من خلال التعليقات والمكافآت يعزز معنويات الموظفين ويعزز إنتاجيتهم.
بعد الانتهاء من المهام والمشاريع المفوضة ، يمكنك الترتيب لمتابعة الأنشطة باستخدام أدوات التعاون مثل Zoom و Gmail. هناك ، يمكنك ذكر الأفراد في الفريق الذين نفذوا المهام المحددة بنجاح وساعدوا مؤسستك في تحقيق الأهداف.
10. إعطاء ملاحظات بناءة
يتضمن المشروع الناجح إعطاء ملاحظات بناءة. لا يجب أن تُغفل مساهمة أعضاء الفريق الذين جعلوا مثل هذه المهمة ناجحة.
تجنب الإدارة الدقيقة لفريقك باسم الملاحظات البناءة. لن ينتج كل فرد في الفريق نفس ناتج العمل ، ولكن يجب التعرف على كل من يُؤدي أداءً على مستوى ثابت. يمكن أن تساعدك أداة إدارة المهام مثل nTask أو ClickUp أنت وفريقك في تتبع تقدم المهام المفوضة للحصول على الملاحظات. تحقق من كيف تُعزِّز إنتاجيتك باستخدام معايير الأهداف الذكية (S.M.A.R.T).
الاستفادة من استراتيجيات سير العمل من أجل مساءلة العمل عن بُعد
مشروع ناجح يشمل الجميع في الفريق. يُمكنك مساعدة العاملين لديك على زيادة إنتاجيتهم وتحسين مهاراتهم من خلال جعلهم أكثر عرضة للمساءلة عن أفعالهم ومدى تحقيق مهامهم.
تقطع الاستراتيجيات التي تمت مناقشتها أعلاه شوطًا طويلاً في مساعدتك على إنشاء قوة عاملة قوية وفعَّالة عن بُعد. سيحصل فريقك أيضًا على الدفعة التي يحتاجونها لتقديم أفضل النتائج في أدوارهم ومسؤولياتهم. يُمكنك الإطلاع الآن على أفضل الطرق لإدارة فريقك في Microsoft Teams.
