Приложения для обмена сообщениями, несомненно, изменили то, как мы общаемся в обычной жизни и на рабочем месте, особенно после того, как мы перешли на удаленную работу и отказались от электронной почты, которая долгое время была фактическим инструментом общения.
Несмотря на множество функций, повышающих производительность, которые предлагают многие из этих приложений, мы также можем сказать, что они, как правило, делают обратное. Проверять Лучшие инструменты для улучшения вашего опыта удаленной работы.
Итак, приложения для обмена сообщениями убивают вашу продуктивность? Или, может быть, как это можно использовать? Давайте углубимся.
Как приложения для обмена сообщениями могут ограничить вашу продуктивность на рабочем месте
1. Избыточная информация
Как будто перегрузка электронной почты не была достаточно большой проблемой, теперь вам приходится иметь дело с постоянным потоком сообщений в приложениях для чата, которые вы используете, которые по большей части стали вашими новыми почтовыми ящиками. Как и все нежелательные электронные письма в вашем почтовом ящике, не каждое сообщение в чат-приложениях стоит вашего внимания.
Вы, вероятно, оказались на канале Slack, на котором вы не должны были быть, или в переполненной группе со слишком большим количеством участников, или ваши коллеги обсуждают последние сплетни о знаменитостях на канале, посвященном рабочим вопросам.
Результатом является информационная перегрузка, которая может быть такой же утомительной, как переполнение электронной почты, что приводит к усталости от принятия решений, стрессу и, в конечном итоге, к снижению производительности.
2. Потеряна важная информация
Одним из побочных эффектов информационной перегрузки является потеря важной информации в смеси деталей и данных, которые вы получаете. Если вам не удастся внедрить правильные процессы, информация, связанная с работой, может быстро оказаться похороненной под кучей случайных разговоров или дискуссий не по теме.
Где вы в конечном итоге проведете большую часть своего рабочего дня, просматривая море сообщений на одном канале или в приложении для связи на другом в надежде найти ту важную информацию, которая вам нужна. Это может быть бесполезным занятием и пустой тратой времени на рабочем месте. Проверять Некоторые способы, которыми шум мешает продуктивности на рабочем месте, и как с этим бороться.
3. Слишком много приложений для общения
Какой инструмент внутренней коммуникации вы используете, чтобы быть в курсе всего, что делают ваши удаленные коллеги? Команды Майкрософт? Слабый? Эл. адрес? ватсап?
Может быть, сочетание всего вышеперечисленного?
В поисках новейших и самых универсальных приложений для обмена сообщениями на рабочем месте вы, возможно, установили множество из них, что может быстро превратиться в кошмар для продуктивности.
Если вы постоянно переключаетесь с одного приложения на другое в течение дня, вы теряете время и отвлекаетесь, что мешает сосредоточиться на какой-либо задаче.
Однако вы можете найти способы избежать чрезмерного использования приложений для общения и совместной работы на рабочем месте. Проверять Лучшие инструменты внутренней коммуникации на вашем рабочем месте.
4. Вы «всегда доступны»
Постоянное общение и ожидание того, что вы всегда готовы ответить на сообщения, стали нормой на современном рабочем месте. Тем не менее, культураПродолжающаяся работаРабота за пределами традиционного рабочего времени может привести ко многим нежелательным результатам.
Во-первых, работать дольше не обязательно значит быть более продуктивным. На самом деле, это часто приводит к обратному эффекту. Если вы обнаружите, что работаете ночью или по выходным, вы, вероятно, быстро устанете, что приведет к снижению качества работы и производительности.
Но дело не только в вашей карьере, ваша личная жизнь тоже может быстро начать страдать. Когда вы всегда «на работе», у вас мало времени для отдыха и восстановления сил, что приводит к проблемам с психическим и физическим здоровьем.
5. Уведомления никогда не истекают
В своем стремлении быть более вовлеченным в надежде повысить свою производительность вы, возможно, непреднамеренно подписались на бесконечный поток уведомлений от приложений чата, которые вы используете. На первый взгляд, эти маленькие всплывающие окна и красные свайпы могут показаться безобидными, но они могут быстро отвлечь внимание, непреднамеренно переключая контекст и снижая производительность.
Иногда просто увидеть эти красные всплывающие окна (даже если вы не читали сообщения) может быть достаточно, чтобы потерять концентрацию и нарушить поток.
Итак, что вы можете сделать, чтобы избежать этих ловушек производительности?
Наиболее важные стратегии для достижения продуктивного общения на рабочем месте
1. Используйте асинхронную связь
Слишком большое внимание к немедленному реагированию и общению в режиме реального времени, особенно когда члены команды работают в разных часовых поясах, может принести больше вреда, чем пользы.
Вместо того, чтобы ожидать немедленных ответов (или, что еще хуже, подсказок), используйте асинхронное общение. Такой подход к общению позволяет вам отвечать на сообщения в удобное для вас время, уменьшая количество отвлекающих факторов и позволяя сосредоточиться на наиболее важных задачах.
2. Интегрируйте инструменты для общения и совместной работы
Вам не всегда нужно добавлять в свой арсенал еще одно приложение для общения, когда вы найдете новое. Каждому в вашей команде требуется время, чтобы привыкнуть к новому инструменту, поэтому часто лучше использовать то, что у вас есть, особенно если оно уже предоставляет нужные вам функции.
Вместо того, чтобы подписываться на другое приложение, найдите время, чтобы оценить свои существующие инструменты, чтобы увидеть, можете ли вы интегрировать их с другими приложениями, которые вы используете, чтобы упростить рабочий процесс. Таким образом, вам не нужно будет часто переключаться между приложениями, и вы сможете избежать потерь, связанных с производительностью.
3. Создайте внутреннюю вики
Внутренняя база знаний — это центральный репозиторий знаний и информации вашей команды. Это отличный способ хранить всю важную информацию организованной и доступной в одном месте.
Создание вики может помочь снизить потребность в постоянном общении, облегчив членам команды поиск исчерпывающих ответов на свои вопросы. Вы также можете использовать нашу внутреннюю базу знаний, чтобы создать руководство по взаимодействию с вашей командой, чтобы задокументировать лучшие практики и рекомендации для всей компании.
Это может включать что угодно: от того, как и когда вы используете определенные инструменты, до определения того, что вы считаете «срочным» соединением, и вашего идеального времени отклика. Проверять Лучшие приложения базы знаний для вашей организации.
4. Настройте свои инструменты
То, как вы используете инструменты для общения и совместной работы, может оказать огромное влияние на вашу производительность. Если уведомления постоянно мешают вам, попробуйте настроить их параметры, чтобы меньше отвлекаться.
Например, вы можете отключить уведомления для определенных каналов или разговоров, установить часы «Не беспокоить» или даже полностью отложить уведомления в течение запланированного времени фокусировки. Настраивая свои инструменты в соответствии со своими потребностями, вы можете вернуть контроль над своей производительностью.
Кроме того, если вы используете Slack, вы можете добавить расширение @Должен прочитать в рабочую область, чтобы срочные сообщения всегда были видны. Slack позволяет помечать определенные сообщения как обязательные к прочтению, и члены команды получат все свои важные сообщения за один раз, чтобы не тратить время на прокрутку истории чата. Проверять Лучшие советы по управлению каналом Slack для вашей команды.
Используйте приложения для обмена сообщениями правильно, чтобы повысить продуктивность
Хотя чат-приложения могут быть отличным способом повысить производительность, они могут сильно отвлекать, если их не использовать должным образом. Можно сделать вывод, что в основном это зависит от того, как вы используете эти инструменты.
Следуя приведенным выше стратегиям, вы сможете вернуть контроль над своей производительностью и избежать рисков, связанных с производительностью. Теперь вы можете просмотреть Офлайн-приложения для обмена сообщениями, чтобы оставаться на связи без интернета и сотовой связи.
