Работая с рабочей электронной почтой, выполняя домашние дела и уделяя время семейным обязанностям, может быть трудно справиться с требованиями нашей личной и профессиональной жизни. Хорошая стратегия тайм-менеджмента может помочь вам высвободить больше часов в день и использовать их для отдыха или проведения досуга.
Продолжайте читать, чтобы узнать, чем методология матрицы Эйзенхауэра отличается от метода списка дел, сильные и слабые стороны каждого подхода и какой метод лучше всего соответствует вашим потребностям и целям. Проверять Цифровые пространства, которые необходимо организовать, чтобы избавиться от беспорядка и повысить производительность.
Основы матрицы Эйзенхауэра и списки дел
Одной из популярных техник тайм-менеджмента является традиционный список дел. Это включает в себя запись списка задач в порядке приоритета и работу над ними одну за другой. Хотя этот подход может быть полезным, он не всегда учитывает фактор срочности.
С другой стороны, матрица Эйзенхауэра помогает расставлять приоритеты задач в зависимости от их срочности и важности. Этот метод может помочь вам повысить производительность и эффективность, сосредоточив внимание на неотложных и наиболее важных задачах, помогая вам определить, какие действия можно игнорировать, а какие делегировать или отложить.
Эта матрица состоит из четырех компонентов (групп), которые классифицируют вашу повседневную деятельность в соответствии с двумя факторами: уровень срочности и уровень важности, а именно: срочный и важный, важный, но не срочный, срочный, но не важный, не срочный и не важный.
Вот факторы, которые следует учитывать при выборе между двумя подходами.
1. Приоритезация
Расстановка приоритетов при составлении списка дел обычно включает в себя запись всех задач в порядке важности и выполнение их в этом порядке. Этот метод может быть эффективен для простых задач или проектов с короткими временными рамками. Однако для более сложных или долгосрочных проектов это может оказаться не самым эффективным подходом.
Матрица Эйзенхауэра использует другой подход к расстановке приоритетов. Он включает в себя классификацию задач на четыре разные части в зависимости от их срочности и важности:
- Срочные и важные задачи, например проект со сжатыми сроками.
- Важные, но не срочные задачи, такие как долгосрочное планирование или развитие навыков.
- Срочные, но не важные задачи, например поручения или встречи, которые можно делегировать или отложить.
- Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, например, с низким приоритетом.
Распределяя задачи таким образом, матрица Эйзенхауэра может помочь вам в первую очередь сосредоточить внимание на самых важных задачах и не увязнуть в менее важных задачах.
2. Сравнение срочных и важных задач
Прежде чем классифицировать свои задачи, вы должны понять их и разделить в зависимости от их срочности и важности. Проанализируйте каждую задачу, которую вы должны выполнить, по тому, кто ее делает и когда это нужно сделать. Вопрос «кто» поможет вам понять, насколько важна задача. Если это требует вашего личного внимания, считайте это очень важным.
Вопрос «когда» поможет вам определить срочность задачи, чтобы вы могли определить, сколько времени у вас осталось до крайнего срока. Научиться отличать и отделять срочные задачи от важных — еще один способ повысить производительность, делая больше за меньшее время.
В то время как список дел, по сути, служит напоминанием о задачах, матрица Эйзенхауэра обеспечивает основу для определения приоритетов задач в зависимости от их срочности и важности. Помните, что они по своей сути не содержат параметров, указывающих, кто и когда должен выполнять задачи внутри самого массива. Однако его можно эффективно использовать для принятия таких решений.
Например, оценивая срочность задачи, вы можете определить, требует ли она немедленного внимания или ее можно запланировать на более позднее время. Точно так же, учитывая важность задачи, вы можете решить, следует ли выполнять ее лично или поручить кому-то другому.
Хотя матрица Эйзенхауэра явно не включает эти аспекты, она обеспечивает практическую методологию их включения в управление задачами. Таким образом, вариант использования матрицы Эйзенхауэра может быть расширен за пределы простой расстановки приоритетов и последующей помощи в принятии решений с точки зрения делегирования задач и планирования, областей, в которых традиционные списки дел могут оказаться недостаточными. Проверять Привычки, которые нужно добавить в список дел, чтобы повысить продуктивность.
3. Гибкость
Когда вы используете список дел, вы постоянно вынуждены выполнять все отложенные задачи в определенном порядке. Организация списка дел с элементами действий также означает его актуальность и перестановку задач в зависимости от изменения срочности или важности.
Более того, когда у вас сжатые сроки, у вас нет времени анализировать свои задачи таким образом, и вы можете в конечном итоге работать над ними всеми сразу, пренебрегая преимуществами фактического списка дел.
Когда вы приоритизируете задачи для повышения производительности с помощью матрицы Эйзенхауэра, это дает вам гибкость выбора в зависимости от их важности и срочности. Когда у вас есть свобода выбора того, что вам нужно сделать срочно, вы получаете возможность взять на себя другие несрочные задачи на своих условиях.
Разделив свои задачи на четыре разные группы в зависимости от срочности и важности, вы можете планировать все свои задачи заранее. Это также поможет вам найти время для всех ваших задач, гарантируя, что ничего важного не ускользнет.
4. Быть вовремя
С помощью списка дел вы можете вычеркивать задачи из своего списка по мере их выполнения. Хотя у вас все еще есть другие, более важные задачи (которые могут способствовать потере концентрации), задача, над которой вы сейчас работаете, потребует вашего полного внимания.
Матрица Эйзенхауэра может помочь вам сосредоточить свое время и внимание на задачах, которые относятся к Square One. Это помогает выявлять критические задачи и задачи с добавленной стоимостью в рамках рабочего процесса и своевременно их выполнять, а также помогает избежать ошибок в управлении временем. Проверять Поставили цели на новый год? Умные советы, которые помогут их достичь.
Выбор правильного метода тайм-менеджмента
Возьмем в качестве примера завершение проекта в сжатые сроки. В списке дел ваши задачи будут расположены в простом хронологическом порядке. Однако в матрице Эйзенхауэра самые срочные и самые важные задачи попадают в первый квадрант, что указывает на их срочность и важность.
Затем у вас есть второй квадрант, где вы можете иметь долгосрочное планирование или развитие навыков. Эти задачи можно выполнять постепенно, потому что они занимают больше времени. Хотя эти задачи могут не иметь немедленного срока, они необходимы для долгосрочного успеха.
Задачи, попадающие в квадрант XNUMX, можно делегировать вашей команде, чтобы обеспечить их выполнение в срок. Например, вы можете захотеть доставить некоторые документы клиенту до конца рабочего дня. Вы можете делегировать задачу курьеру, и обеспечить своевременное выполнение задачи без вашего активного участия.
Задачи, попадающие в квадрант XNUMX, можно делегировать и откладывать, потому что они не являются ни приоритетными, ни необходимыми задачами. Например, покупка новых канцелярских принадлежностей. В то время как традиционный список дел только напоминает вам обо всех ваших задачах, матрица Эйзенхауэра помогает вам сначала сосредоточиться на важных и срочных задачах. Проверять Лучшие приложения, которые вы можете использовать для определения приоритетов задач на работе.
Выполняйте свои срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра
Список дел может помочь вам сэкономить время на краткосрочных, нечастых задачах, таких как контрольный список или список покупок. Однако матрица Эйзенхауэра поможет вам с задачами, которые повторяются или продолжаются постепенно.
Вы можете выбирать и определять, что, когда и как выполнять задачи, и обеспечивать их своевременное и безотлагательное выполнение. Вы можете просмотреть сейчас Наиболее важные причины, которые приводят к задержкам в завершении проектов и как их избежать.
