Sin duda, las aplicaciones de mensajería han cambiado la forma en que nos comunicamos en la vida normal y en el lugar de trabajo, especialmente después de pasar al trabajo remoto y alejarnos del correo electrónico, que ha sido la herramienta de comunicación real durante mucho tiempo.
A pesar de las numerosas funciones que aumentan la productividad que ofrecen muchas de estas aplicaciones, también podemos decir que tienden a hacer lo contrario. Verificar Las mejores herramientas para mejorar tu experiencia de trabajo remoto.
Entonces, ¿las aplicaciones de mensajería están acabando con tu productividad? ¿O tal vez cómo se puede usar? Profundicemos.
Maneras en que las aplicaciones de mensajería pueden limitar su productividad en el lugar de trabajo
1. Exceso de información
Como si la sobrecarga de correo electrónico no fuera un problema lo suficientemente grande, ahora tiene que lidiar con el flujo constante de mensajes en las aplicaciones de chat que usa, que se han convertido, en su mayor parte, en sus nuevas bandejas de entrada. Al igual que todos los correos electrónicos no deseados en su bandeja de entrada, no todos los mensajes en las aplicaciones de chat merecen su atención.
Es probable que te hayas encontrado en un canal de Slack en el que se suponía que no debías estar o en un grupo lleno de gente con demasiados participantes, o tienes colegas discutiendo los últimos chismes de celebridades en un canal dedicado a temas relacionados con el trabajo.
El resultado es una sobrecarga de información, que puede ser tan agotadora como un correo electrónico desbordado, lo que lleva a la fatiga de tomar decisiones, al estrés y, en última instancia, a una reducción de la productividad.
2. Se pierde información vital
Un efecto secundario de la sobrecarga de información es la pérdida de información vital en la combinación de detalles y datos que obtiene. Si no adopta los procesos correctos, la información relacionada con el trabajo puede quedar enterrada rápidamente bajo una pila de conversaciones aleatorias o discusiones fuera de tema.
¿Dónde terminará pasando la mayor parte de su día de trabajo buscando a través de un mar de mensajes en un canal o aplicación de comunicación a otro con la esperanza de encontrar esa información importante que necesita? Esto puede ser un ejercicio inútil y una pérdida de tiempo en el lugar de trabajo. Verificar Algunas de las formas en que el ruido interfiere con la productividad en el lugar de trabajo y cómo manejarlo.
3. Demasiadas aplicaciones de comunicación
¿Qué herramienta de comunicación interna utiliza para estar al tanto de todo lo que hacen sus colegas remotos? ¿Equipos de Microsoft? ¿Flojo? ¿Correo electrónico? WhatsApp?
¿Quizás una combinación de todo lo anterior?
En su búsqueda de las aplicaciones de mensajería más recientes y versátiles para el lugar de trabajo, es posible que haya instalado muchas de ellas, lo que puede convertirse rápidamente en una pesadilla de productividad.
Si saltas constantemente de una aplicación a otra a lo largo del día, pierdes tiempo y te distraes, lo que te dificulta concentrarte en cualquier tarea.
Sin embargo, es posible que desee encontrar formas de evitar el uso excesivo de aplicaciones de comunicación y colaboración en su lugar de trabajo. Verificar Las mejores herramientas de comunicación interna en tu lugar de trabajo.
4. Estás “siempre disponible”
La comunicación constante y las expectativas de que esté disponible en todo momento para responder a los mensajes se han convertido en la norma en el lugar de trabajo actual. Sin embargo, la culturaTrabajo en procesoTrabajar fuera de los límites de las horas de trabajo tradicionales puede conducir a muchos resultados no deseados.
Primero, trabajar más horas no significa necesariamente ser más productivo. De hecho, hacerlo a menudo tiene el efecto contrario. Si también trabaja de noche o los fines de semana, es probable que se canse rápidamente, lo que resultará en una menor calidad y rendimiento del trabajo.
Pero no se trata solo de su carrera, su vida personal también puede comenzar a sufrir rápidamente. Hay poco tiempo para relajarse y rejuvenecer cuando siempre está “en el trabajo”, lo que genera problemas de salud física y mental.
5. Las notificaciones nunca caducan
En su búsqueda por participar más con la esperanza de aumentar su productividad, es posible que se haya suscrito sin darse cuenta a un flujo interminable de notificaciones de las aplicaciones de chat que utiliza. A primera vista, esas pequeñas ventanas emergentes y toques rojos pueden parecer inofensivos, pero pueden convertirse rápidamente en una gran distracción, cambiando de contexto sin darse cuenta y reduciendo la productividad.
A veces, solo ver esas ventanas emergentes rojas (incluso si no ha leído los mensajes) puede ser suficiente para perder el enfoque e interrumpir su flujo.
Entonces, ¿qué puede hacer para evitar estas trampas de productividad?
Las estrategias más importantes para lograr una comunicación productiva en el lugar de trabajo
1. Adopte la comunicación asíncrona
Centrarse demasiado en la respuesta inmediata y la comunicación en tiempo real, especialmente cuando los miembros del equipo trabajan en diferentes zonas horarias, puede hacer más daño que bien.
En lugar de esperar respuestas inmediatas (o peor, indicaciones), adopte la comunicación asincrónica. Este enfoque de la comunicación le permite responder a los mensajes en su propio tiempo, lo que reduce las interrupciones y le permite concentrarse en las tareas más importantes.
2. Integrar herramientas de comunicación y colaboración
No siempre necesita agregar otra aplicación de comunicación a su arsenal cuando encuentra una nueva. A todos los miembros de su equipo les lleva tiempo acostumbrarse a una nueva herramienta, por lo que a menudo es mejor quedarse con lo que tiene, especialmente cuando ya proporciona las funciones que necesita.
En lugar de suscribirse a otra aplicación, tómese el tiempo para evaluar sus herramientas existentes para ver si puede integrarlas con otras aplicaciones que usa para simplificar su flujo de trabajo. De esta manera, no necesita cambiar de aplicación con frecuencia y puede evitar la pérdida asociada con la productividad.
3. Crea una wiki interna
La base de conocimientos interna es un depósito central de los conocimientos y la información de su equipo. Es una excelente manera de mantener toda su información vital organizada y accesible en un solo lugar.
La creación de un wiki puede ayudar a reducir la necesidad de una comunicación constante al facilitar que los miembros del equipo encuentren respuestas completas a sus preguntas. También puede aprovechar nuestra base de conocimientos interna para crear una guía de enlace con su equipo para documentar las mejores prácticas y directrices de toda la empresa.
Esto puede incluir cualquier cosa, desde cómo y cuándo usa ciertas herramientas, hasta determinar qué considera una conexión "urgente" y su tiempo de respuesta ideal. Verificar Las mejores aplicaciones de base de conocimiento para su organización.
4. Personaliza tus herramientas
La forma en que usa las herramientas de comunicación y colaboración puede tener un gran impacto en su productividad. Si las notificaciones lo interrumpen constantemente, intente personalizar su configuración para reducir las distracciones.
Por ejemplo, puede deshabilitar las notificaciones para canales o conversaciones específicos, establecer horas de No molestar o incluso posponer las notificaciones por completo durante el tiempo de enfoque programado. Al personalizar sus herramientas para que se adapten mejor a sus necesidades, puede recuperar el control de su productividad.
Además, si usa Slack, puede agregar una extensión @Debe leer al espacio de trabajo para garantizar que los mensajes urgentes siempre se vean. Slack te permite marcar mensajes específicos como de lectura obligatoria, y los miembros del equipo recibirán todos sus mensajes importantes de una sola vez para evitar perder el tiempo desplazándose por el historial de chat. Verificar Los mejores consejos para administrar Slack Channel para su equipo.
Use las aplicaciones de mensajería de la manera correcta para aumentar la productividad
Si bien las aplicaciones de chat pueden ser una excelente manera de aumentar la productividad, pueden ser una gran distracción si no se usan correctamente. Podemos concluir que depende principalmente de cómo uses estas herramientas.
Al seguir las estrategias anteriores, puede recuperar el control de su productividad y evitar riesgos de productividad. Ahora puedes ver Aplicaciones de mensajería sin conexión para mantenerse conectado sin Internet ni datos móviles.
