Crear una lista de tareas pendientes es un poderoso truco de productividad que lo ayuda a dirigir su atención a las cosas que son importantes y necesarias para hacer. Sin embargo, puede considerar complementarlo con una lista de "cosas por hacer" para aumentar aún más su productividad.
Su lista de "no hacer" debe consistir en tareas y hábitos de bajo valor agregado en los que rara vez piensa conscientemente y en los que pierde su tiempo y energía. Crear esta lista y evitar estos hábitos dejará espacio para tareas más satisfactorias que lo mantendrán satisfecho con lo que ha hecho. Aunque la lista de lo que se debe y no se debe hacer depende en última instancia de usted, este artículo cubrirá algunos ejemplos comunes para que pueda comenzar. Verificar Las mejores aplicaciones para crear listas de tareas pendientes para abordar los objetivos más importantes de tu vida.
¿Qué está incluido en la lista de tareas pendientes?
Esta lista no es para cosas que no se deben hacer, no pondrías algo como "no pierdas el tiempo en Facebook" en esta lista. En cambio, es para cosas que sería tentador agregar a una de sus listas de tareas pendientes pero para las que simplemente no tiene tiempo. La lista de "hacer" es un buen lugar para cualquier cosa que pueda delegar a otros, cualquier cosa que no t en línea con sus objetivos más grandes, o cualquier cosa No es tan importante como los demás en su lista.
La "lista de cosas por hacer" está un poco en la línea de reemplazar "No puedo" con "No lo haré". Esta regla se trata más de mantenerse fuerte frente a la tentación. No vas a decir: "Yo puedo". No saldré esta noche porque voy a trabajar mañana". En su lugar, diga: "No salgo entre semana".
1. Revisar correos electrónicos todo el día
Si no le gusta dejar mensajes sin leer o sin responder, probablemente tenga la costumbre de revisar constantemente los correos electrónicos durante su jornada laboral. Pasar mucho tiempo en su bandeja de entrada puede parecer un hábito productivo, pero no lo es, a menos que eso sea lo que requiera su trabajo.
Uno de los principales problemas de este hábito es que te pone en modo reactivo, dejando que tu bandeja de entrada determine tus tareas diarias en lugar de priorizarlas tú mismo. Esto requiere el tiempo y el enfoque que debe invertir en actividades más significativas.
Sin embargo, se debe considerar que eres más proactivo con tu tiempo y tu buzón al recopilar tu actividad de correo electrónico. Implica agrupar tareas similares y trabajar en ellas todas a la vez, por ejemplo, revisar y responder correos electrónicos en momentos específicos del día, dejando el resto del tiempo para tareas de productividad necesarias.
2. Multitarea
Otro hábito que se disfraza como un truco de productividad para ahorrar tiempo es la multitarea. Por contradictorio que parezca, la multitarea o, más exactamente, el cambio de contexto, puede consumir mucho tiempo y ser ineficiente. Esto se debe a que tratar de hacer varias cosas a la vez obliga a su cerebro a cambiar constantemente entre tareas, lo que puede ser estresante y reducir la eficiencia y la precisión.
Por otro lado, una tarea te permite concentrarte en ella y dedicar toda tu energía a completarla. Esto reduce las distracciones, mejora el enfoque y lo ayuda a completar tareas individuales más rápido y con mejores resultados. Verificar ¿Qué son las tareas individuales? ¿Pueden hacerte más productivo?
3. Decir “sí” a las reuniones no esenciales
El siguiente hábito que debe agregar a su lista de lo que no debe hacer es decir "sí" a las reuniones innecesarias. Aceptar todas las reuniones que se te presenten llenará rápidamente tu agenda, dejándote con poco tiempo para hacer las cosas.
Primero, trate de cuestionar el propósito de cada reunión y averigüe si es indispensable. Algunas reuniones se pueden reemplazar con llamadas rápidas, correos electrónicos o mensajes de chat. Si la reunión es esencial, asegúrese de que tenga una agenda y un cronograma claros, y trate de que sea lo más breve posible. Ser selectivo con las reuniones que acepta le ayudará a liberar tiempo en su día y le permitirá concentrarse en tareas más importantes.
4. Navegar inconscientemente por las redes sociales
Las redes sociales son una excelente opción para conectarse con sus compañeros y mantenerse informado, pero también pueden afectar su productividad cuando se encuentra constantemente desplazándose por las noticias. Este es un hábito difícil de romper, considerando que es posible que no siempre te des cuenta de que lo estás haciendo hasta unas pocas horas después.
Para superar el hábito del desplazamiento sin sentido, debe identificar qué lo desencadena y eliminarlo. Algunas causas comunes son las notificaciones y sentirse perdido. Una vez que haya identificado y eliminado los desencadenantes, puede aprovechar las herramientas que pueden ayudarlo a reducir su tiempo en aplicaciones de redes sociales como “Tiempo de uso del dispositivo” Para reducir el uso del iPhone o Modo de enfoque en Android
5. Perder el tiempo en tareas mundanas/repetitivas
Las tareas ordinarias consumen tiempo y recursos valiosos que puede usar para otras tareas más importantes y son la siguiente entrada en su lista de tareas pendientes. Estas tareas pueden deslizarse fácilmente en su lista de tareas pendientes, pero se suman rápidamente y pueden llevar mucho tiempo. Algunos ejemplos de tareas normales incluyen ingresar datos, transcribir reuniones de video y programar manualmente publicaciones en redes sociales, solo por nombrar algunos.
Hay varias formas de reducir la cantidad de tiempo que dedica a tareas mundanas, incluida la delegación de tareas a otra persona, la subcontratación a un servicio de terceros o el uso de herramientas de automatización para abordar tareas repetitivas. Una o más de estas estrategias pueden ayudarlo a ahorrar tiempo y liberar su energía para tareas más impactantes. Verificar Las mejores herramientas de automatización para que el freelancer ahorre tiempo.
6. Usa tu teléfono en la cama
Aunque no parezca tan malo, usar el teléfono en la cama es un hábito del teléfono inteligente que puede interferir con su productividad. Usar su teléfono inteligente a primera hora de la mañana o a última hora de la noche puede tener muchos efectos nocivos.
Por ejemplo, la luz azul de tu teléfono puede interrumpir la producción de melatonina, una hormona que ayuda a regular los ciclos de sueño. Además, revisar las noticias o las redes sociales a primera hora de la mañana puede establecer un tono negativo para el resto del día.
Con esto en mente, crear una zona libre de teléfonos en tu dormitorio es esencial. Esto ayudará a mejorar la calidad de su sueño y le permitirá comenzar su día de manera más productiva. Puede recurrir a otras actividades como leer un libro real, escribir en un cuaderno antes de acostarse y usar un despertador antiguo para despertarse.
7. No priorizar tus tareas
Es bueno tener un plan para su día al enumerar sus tareas en una lista de tareas pendientes, pero si no las prioriza, es probable que no llegue a tiempo a las tareas más importantes. Idealmente, debería intentar dedicar sus horas más productivas a las tareas más desafiantes e importantes. Este enfoque garantiza que aproveche al máximo su día y que no pierda ninguna fecha límite importante.
Una de las mejores formas de hacer listas de tareas pendientes es usar la Matriz de Eisenhower. Este marco simple lo ayuda a decidir qué tareas priorizar en función de su urgencia e importancia. Una vez que haya identificado sus principales prioridades, puede concentrarse en abordarlas primero, y el resto de sus tareas puede proceder según sea necesario. Verificar ¿Te has fijado metas para el nuevo año? Consejos inteligentes para ayudar a lograrlos.
Automatice las tareas de bajo valor y elimine los malos hábitos para aumentar la productividad
Desarrollar una lista personalizada de tareas pendientes es una estrategia efectiva que puede ayudarlo a concentrarse en sus tareas principales y aumentar su productividad.
Al delegar, subcontratar o automatizar tareas de bajo valor y dejar de lado los hábitos improductivos, puede hacer más espacio para las cosas que son más importantes para usted y aprovechar al máximo su día. Puede usar esta lista como inspiración para crear su lista de tareas pendientes y comenzar a eliminar las pérdidas de tiempo de su rutina diaria. Puedes ver ahora Los mejores hábitos saludables que puedes hacer en 5 minutos o menos.
