ابتعدت العديد من أماكن العمل الحديثة مؤخرًا عن المؤتمرات الفعلية والتقليدية والتي كانت هي القاعدة في عالم الشركات لسنوات عديدة. بدلاً من ذلك ، بدأت في تبني السهولة التي يُمكن أن تُقدمها الندوات الافتراضية أو الندوات عبر الإنترنت.
أصبحت الندوات عبر الإنترنت وسيلة شائعة للتواصل والتعليم. إنها طريقة رائعة لمشاركة أفكارك مع جمهور كبير ، ويُمكنك الوصول إلى العديد من الأشخاص من جميع أنحاء العالم. كما أنها تُعتبر وسيلة رائعة لبناء العلاقات وزيادة الوعي بعلامتك التجارية.
تسمح لك الندوات عبر الإنترنت بمقابلة الزملاء في العديد من الأماكن المُختلفة وهي أسهل نسبيًا في التنظيم مقارنةً بالاجتماعات الفعلية. فيُمكن لها أن تستوعب مُختلف الصناعات ذات أماكن العمل البعيدة أو المُختلطة إلى حد كبير. قبل أن تُحدد موعدًا لندوة الويب الأولى أو التالية ، يجب عليك ملاحظة القيام ببعض الأشياء لضمان نجاحها بشكل باهر. تحقق من أفضل منصات الندوات عبر الإنترنت – لكل ميزانية.
1. تحديد الهدف من الندوة عبر الإنترنت
يُمكنك استضافة ندوة عبر الإنترنت سلسة ومُتناسقة فقط من خلال تحديد الغرض من الاجتماع الافتراضي أولاً. تخدم الندوات عبر الإنترنت العديد من الوظائف ، مثل جلسات العصف الذهني للفريق والاجتماعات مع العملاء والعروض التقديمية وحتى دراسة المشاريع.
سيُساعدك تحديد الأهداف الرئيسية لندوة الويب على تنظيم المحتوى الأفضل والأكثر صلة بجمهورك الحاضر. سيُساعدك أيضًا على تتبع الهيكل العام لندوة الويب التي تُقدمها.
يجب أن تُحدد هدفك بوضوح ؛ خلاف ذلك ، قد ينفد برنامجك التعليمي على الويب أثناء تقدمه. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تستضيف ندوة عبر الإنترنت لأول مرة وتُريد التأكد من أنها تعمل بسلاسة وفعالية.
2. جمع المعرفة حول الحضور من أجل مُشاركة أفكار ذات صلة
إنَّ معرفة من ستتحدث إليه أمر بالغ الأهمية ، ولهذا السبب يتعين عليك إجراء البحث وجمع المعلومات عن الأشخاص الذين سيحضرون ندوتك على الويب. سيُساعدك ذلك على إنشاء اتصال شخصي أكثر معهم ويُتيح لك معرفة أجزاء العرض التقديمي التي قد يكون لها صدى أو قد لا يكون لها صدى معهم.
لا يكفي مجرد إعداد كاميرا ويب والتحدث معهم ؛ عليك أيضًا أن تفهم الحاضرين. وبالمثل ، سوف يُساعدك ذلك على التفاعل معهم ويُشجعهم على التفاعل معك أثناء ندوتك على الويب.
3. خطط لمُحتويات الندوة عبر الإنترنت باستخدام أدوات مُفيدة
تتوفر لك العديد من الأدوات إذا كنت تبحث عن تنظيم جدول أعمال ندوتك على الويب. يُمكن أن تساعد بعض الأدوات المُمتعة في جعل ندوتك على الويب أكثر تفاعلية.
تحتوي معظم المنصات مثل Zoom و Google Meet والتطبيقات البديلة الأخرى المُخصصة لاستضافة البرامج التعليمية على الويب على ميزات تسمح لك بجدولة الدعوات مُقدمًا ، وتحتوي جميعها تقريبًا على مربع دردشة يمنح الحاضرين مساحة لإبداء التعليقات وتقديم ملاحظات مفيدة وتقديم أي أسئلة قد تكون لديهم دون العبث بتدفق العرض التقديمي الخاص بك.
يمكن أن تُساهم هذه الميزات وغيرها ، مثل أدوات النسخ ومشاركة الشاشة ، في جعل ندوتك على الويب أكثر تفاعلية وتنظيمًا. تحقق من كيفية استخدام ردود الفعل أثناء الاجتماع في Zoom للحصول على تعليقات.
4. إنشاء شرائح عرض تقديمي جذَّابة
بشكل عام ، يتمتع الأشخاص بفترات انتباه قصيرة ، لذا فأنت بالتأكيد تُريد تجنب ملل الحاضرين أثناء ندوتك على الويب. يُمكنك القيام بذلك عن طريق إشراكهم في شرائح جذابة بصريًا.
يجب أن تكون الشرائح التي تُقدمها مُلونة ومُوجزة ، مما يَسهل مُتابعتها. يُمكنك أيضًا استخدام مجموعة كبيرة من الوسائل المرئية لتوضيح نقاطك الأساسية ، مثل الرسوم البيانية والمُخططات.
هناك طريقة رائعة أخرى للحفاظ على التفاعل مع شرائح العرض التقديمي وهي تجنب الخطوط الصغيرة غير الضرورية وإضافة صور ذات صلة بمُناقشتك في كل مرحلة من مراحل العرض التقديمي. بالنسبة لندوتك على الويب ، يُمكنك مشاركة العرض التقديمي باستخدام أداة مشاركة الشاشة المُضمَّنة في منصة الويب التعليمية المُفضلة لديك. ضع في اعتبارك تعديلها باستخدام أدوات عرض شرائح مُتخصصة لتحقيق أفضل تأثير.
5. اجعلها تفاعلية مع جلسة أسئلة وأجوبة
يُحب الأشخاص الشعور بأنه يتم رؤيتهم وسماعهم. الطريقة الرائعة للتواصل وتحقيق أقصى استفادة من هذه الرغبة هي من خلال تشجيع الحاضرين على طرح الأسئلة ثم الرد على أسئلتهم بشكل مُناسب.
هذا لا يمنحهم مساحة لإزالة أي ارتباك قد يواجهونه فيما يتعلق بالندوة عبر الإنترنت فحسب ، بل يُبقيهم أيضًا مُشاركين بنشاط. يُمكنك جدولة جلسة الأسئلة والأجوبة خلال فترات الراحة القصيرة بين العروض التقديمية أو التعامل معها بعد الانتهاء من ندوتك على الويب.
بدلاً من ذلك ، يُمكنك معالجة أي أسئلة يطرحها الحاضرون لك أثناء استعراض الشرائح. ومع ذلك ، قد يؤدي هذا إلى مقاطعة التدفق العام.
6. حافظ على تواصل العين بالكاميرا على النحو الأمثل
يُقال إنَّ العيون هي نافذة الروح. إنَّ الحفاظ على تواصل جيد بالعين مع الكاميرا يُعطي الحاضرين انطباعًا بأنك تتحدث معهم بشكل مُباشر ووثيق أكثر ويُساعدهم في الحفاظ على تركيزهم أثناء الندوة عبر الإنترنت.
قم بإعداد الكاميرا بحيث يُمكنك عرض الشرائح في وضع مريح ، مما يسمح لك بالنظر مباشرة إلى الكاميرا وليس إلى شاشتك. إذا كنت تستضيف ندوة عبر الإنترنت على هاتف ذكي ، فستحتاج إلى أن تكون أكثر حرصًا بشأن وضع الكاميرا.
7. استضافة الندوة عبر الإنترنت في مساحة غير مُشتتة للانتباه
حتى أكثر الأشياء التي تبدو غير منطقية يُمكن أن تتحول بسرعة إلى مُشتتات مُدمرة. لن تؤدي استضافة ندوة عبر الإنترنت في مساحة عمل مُزدحمة أو بيئة فوضوية إلا إلى تشتيت انتباهك أنت والحاضرين.
خطط للمكان الذي ستستضيف فيه ندوة الويب مُقدمًا ، وقم بإزالة الفوضى في أي مساحات ستستخدمها ، ولاحظ أي اضطرابات مُحتملة قد تنشأ ، وتعامل معها قبل بدء الجلسة. يجب أن تتذكر أيضًا إسكات أي أجهزة لن تحتاجها أثناء ندوتك على الويب وإيقاف تشغيل ميزة الإشعارات على الكمبيوتر الشخصي الخاص بك. تحقق من أفضل الطرق لبدء التنظيف الربيعي لحياتك المهنية.
8. إجراء اختبار قبل يوم الندوة عبر الإنترنت
حتى إذا شعرت أنَّ خطتك مثالية ، فإنَّ إجراء اختبار تشغيل قبل بدء ندوتك على الويب لن يضر. سيُساعدك بدء الاختبار على اكتشاف وإزالة أي شيء يُمكن أن يقطع تدفق العرض التقديمي ، مما يضمن أنَّ ندوتك على الويب ستعمل بسلاسة.
يُمكنك مشاركة الرابط إلى ندوة الويب مع عدد قليل من الأشخاص الذين يُمكنهم الانضمام كحضور ثانوي وإعطائك ملاحظات حول أشياء مثل جودة الصوت والفيديو ، وبيئتك ، وحتى النداء العام لعرضك التقديمي.
ستكون أيضًا فرصة ممتازة للتحقق من مدى ملاءمة المعدات التي تستخدمها والتأكد من أنها تعمل بشكل صحيح. لن ترغب في إمالة الكاميرا بزاوية غريبة في منتصف العرض التقديمي. تحقق من أخطاء في تصميم عرض الشرائح التي يجب أن تتجنبها في عرضك التقديمي القادم.
استضافة ندوة مُؤثرة عبر الإنترنت
يمكن لأي شخص إجراء ندوة عبر الإنترنت مُؤثرة بنجاح من خلال النظر في نصائح الاستضافة الأساسية هذه. ستمكنك من تنظيم ندوتك على الويب وهيكلها ، وتُشجيع الحضور على المشاركة والتفاعل بنشاط ، وتجنب أي تدخلات أو إلهاءات مُتوقعة ، والاستفادة القصوى من أجهزتك.
يمكنك دائمًا وضع هذه النصائح للعمل على أي تطبيق لمؤتمرات فيديو تستخدمه لندوة الويب الخاصة بك. سوف تُساعدك على إيجاد الاستقرار في المنصة بشكل صحيح والتأكد من سير العملية بسلاسة. يُمكنك الإطلاع الآن على أفضل النصائح والحيل الخاصة بمؤتمرات الفيديو للأشخاص الذين يعملون من المنزل.
