سمحت معظم الشركات لموظفيها بالعمل من المنزل بسبب انتشار جائحة فيروس كورونا. حيث يتم إجراء جميع الاجتماعات والمناقشات المكتبية الرئيسية عبر تطبيقات مؤتمرات الفيديو.
في الوقت الحالي ، تُعد مؤتمرات الفيديو أفضل طريقة للبقاء على اتصال مع زملائك ومشاركة أي معلومات مُهمة بسرعة. ومع ذلك ، يجب عليك التأكد من بعض الأشياء قبل بدء مكالمة الفيديو لتحقيق أقصى استفادة منها وتجنب أي كوارث غير مُتوقعة.
أفضل النصائح والحيل الخاصة بمؤتمرات الفيديو
1. استخدم أفضل تطبيق لإجراء مُؤتمرات الفيديو
عليك أن تضع في اعتبارك أنه للحصول على مؤتمر فيديو مُثمر ، فإنك تحتاج إلى اختيار التطبيق المُناسب بحكمة. يُمكنك الرجوع إلى قائمتنا الخاصة بأفضل تطبيقات مؤتمرات الفيديو واختيار أنسبها وفقًا لمُتطلباتك.
يجب أن يحتوي التطبيق المُناسب لعقد مؤتمرات الفيديو على واجهة سهلة الاستخدام وميزات أساسية مثل مشاركة الشاشة ونافذة الدردشة وما إلى ذلك ، تأكد أيضًا من أنك تستخدم أحدث إصدار من تطبيق مؤتمرات الفيديو ، حيث قد تفوتك بعض الميزات المُثيرة للاهتمام وأي إصلاحات للأخطاء ستكون موجودة في الإصدار المُحدّث من التطبيق.
2. اتصال الإنترنت المُستقر
الاتصال الجيد بالشبكة ليس رفاهية ولكنه ضرورة عندما تحتاج إلى حضور اجتماع احترافي أو إجراءه. يُمكن أن يتسبب اتصال الإنترنت ذي النطاق الترددي المُنخفض في حدوث اضطرابات بصرية وتقليل جودة الصوت. سيؤدي هذا في النهاية إلى ضعف التواصل وسيؤثر على إنتاجية الاجتماع أيضًا.
3. التعرف على ميزات تطبيق مؤتمرات الفيديو
قبل بدء اجتماع الفيديو أو الانضمام إلى مُؤتمر فيديو ، تأكد من أنك على دراية بالإمكانيات الأساسية للتطبيق. سيُوفر الحصول على معرفة مُناسبة حول أداء التطبيق عليك بعض الوقت أثناء مؤتمر الفيديو وتسهيل الأمور عليك.
على سبيل المثال ، يجب أن تعرف كيفية كتم صوت المكالمة أو إلغاء كتمها واختصارات لوحة المفاتيح الضرورية وكيفية استخدام ميزات مثل مشاركة الشاشة والسبورة البيضاء في التطبيق.
4. شارك الخطة مع الفريق مُسبقًا
من الضروري أن يعرف زملاؤك الغرض من الاجتماع قبل أن يبدأ. وبالتالي ، فإن مشاركة الخطة أو المنهجية التي سيتم إتباعها قبل بدء الاجتماع ستضمن أن الأشخاص الذين سينضمون إلى الاجتماع يعرفون الدافع وراء القيام بذلك.
يُمكنك مشاركة الخطة في شكل ملف PDF أو مستند ومشاركته عبر البريد الإلكتروني أو أي تطبيق للمراسلة الفورية.
5. الالتزام بالمواعيد هو مفتاح النجاح
يلعب الالتزام بالمواعيد دورًا رئيسيًا في مؤتمر الفيديو. في الغالب ، يتم إبلاغ المُشاركين جيدًا في الوقت المُناسب بشأن أي اجتماعات مُجدولة. يجب أن تُحاول الانضمام إلى المؤتمر عبر الفيديو في الوقت المذكور ، وإلا فسيؤخر وصولك المُتأخر الجدول الزمني للمشاركين الآخرين أيضًا.
تُعد عملية تنظيف عدسة الكاميرا في الكمبيوتر المحمول أو كاميرا الويب أو الهاتف المحمول ضروريًا أيضًا قبل حضور الاجتماع لأن أي أوساخ على العدسة يُمكن أن تدمر العرض.
حسنًا ، إذا كنت تستخدم Zoom Meetings لمؤتمرات الفيديو ، فلا داعي للقلق بشأن الخلفية حيث يُمكنك استخدام العديد من الخلفيات المُختلفة المتاحة في التطبيق. أضاف Microsoft Teams أيضًا ميزة مشابهة تُتيح لك تغيير الخلفية.
علاوة على ذلك ، يُمكنك أيضًا إضافة خلفيات مُخصصة في Zoom Meetings والتي يُمكن أن تساعدك على تخصيص شاشة مكالمات الفيديو وفقًا لاختياراتك.
نقطة رئيسية أخرى هي أنك إذا كنت تحضر اجتماعًا احترافيًا عبر هاتفك الذكي ، فما عليك سوى التبديل إلى الوضع الصامت. يُمكن أن تُسبب إشعارات المكالمات أو الرسائل الكثير من الإزعاج في مؤتمر الفيديو.
6. إزالة المُشتتات
يجب أن تتأكد من أنه بمجرد أن تكون جاهزًا لعقد مؤتمر الفيديو ، يجب أن تكون الخلفية خالية من أي شيء يمكن أن يصرف انتباه المشاركين. يجب عليك إزالة أي عائق في إطار الكاميرا قبل بدء اجتماع أو الانضمام إليه.
7. استخدام الإضاءة المُناسبة
عندما تنوي حضور مكالمة فيديو ، من الضروري التأكد من أنك تجلس عند إضاءة مُناسبة. قد يؤدي الضوء الساطع في الخلفية إلى إرباك كاميرا الويب الخاصة بك وجعلك تبدو أكثر قتامة في الفيديو.
يجب عليك أيضًا الاهتمام بزاوية الكاميرا وموضعك أثناء حضور مؤتمر الفيديو. يجب أن تبقى الكاميرا في وضع مُناسب حتى يتمكن المشاركون من رؤية وجهك بشكل جيد. يُحدد موضعك أثناء حضور الاجتماع مدى انتباهك ، لذلك يجب أن تتجنب الجلوس أو الاستلقاء أثناء إجراء مكالمة فيديو وحاول الجلوس بشكل مستقيم وأن تبدو نشيطًا.
8. اللباس المناسب
إذا كان عليك حضور اجتماع في مكتبك ، فلن تفعل ذلك أثناء إرتداء السراويل القصيرة. تنطبق نفس القاعدة على مؤتمر الفيديو عبر الإنترنت ، فيجب عليك ارتداء ملابس مُناسبة قبل حضور مؤتمر الفيديو لأن رئيسك في العمل قد لا يُحب قميصك متعدد الألوان.
9. إتباع آداب عقد مؤتمرات الفيديو المُناسبة
سواء كان الإجتماع في الحياة الحقيقية أو من خلال مؤتمر الفيديو عبر الإنترنت ، فإن الآداب ضرورية للغاية. هناك مجموعة من القواعد التي يجب على المرء اتباعها أثناء مؤتمر الفيديو لجعله احترافيًا ومُنتجًا.
بادئ ذي بدء ، إذا كان سيتم تسجيل الاجتماع ، فيجب إبلاغ جميع المشاركين قبل البدء. بهذه الطريقة ، يُمكنهم تجنب إجراء أي محادثة شخصية بمجرد انضمامهم إلى الاجتماع.
الشيء المُهم الآخر الذي يجب تذكره هو أن جميع المشاركين ، باستثناء الشخص الذي يتحدث ، يجب أن يقوموا بكتم صوت الميكروفون الخاص بهم حتى لا تحدث أي اضطرابات. يُمكن أن يؤدي أي اضطراب إلى تشتيت إنتباه المُتحدث والمُستمعين الآخرين أيضًا.
10. المناطق الزمنية مُهمة ، كثيرًا!
قد يحدث أن تنتمي أنت وعميلك إلى بلدان ومناطق زمنية مُختلفة. قد يتبع بعض الأشخاص مفهوم التوقيت الصيفي (DST) الذي يضيف المزيد من الارتباك.
عليك أن تضع في اعتبارك المناطق الزمنية قبل تنظيم اجتماع أو إرسال دعوات التقويم حيث يجب أن يكون الوقت مناسبًا للمشاركين الآخرين أيضًا. يمكن أن تُسبب المناطق الزمنية غير الصحيحة الكثير من الفوضى ، وهذا سيعيق إنتاجيتك أيضًا. تحقق من أفضل التطبيقات والأدوات لجدولة الاجتماعات وتحديد المواعيد.
يُمكنك اتباع النصائح والحيل المذكورة أعلاه لجعل اجتماعاتك أكثر إنتاجية. هذه هي النصائح العامة التي من شأنها تحسين تجربة الأشخاص الذين يعملون من المنزل بسبب انتشار جائحة فيروس كورونا.
