Les applications de messagerie ont sans aucun doute changé la façon dont nous communiquons dans la vie normale et sur le lieu de travail, en particulier après nous être tournés vers le travail à distance et loin du courrier électronique, qui a longtemps été le véritable outil de communication.
Malgré les nombreuses fonctionnalités d'amélioration de la productivité qu'offrent bon nombre de ces applications, nous pouvons également dire qu'elles ont tendance à faire le contraire. Vérifier Les meilleurs outils pour améliorer votre expérience de travail à distance.
Alors, les applications de messagerie tuent-elles votre productivité ? Ou peut-être comment il peut être utilisé? Allons plus loin.
Comment les applications de messagerie peuvent limiter votre productivité sur le lieu de travail
1. Excès d'informations
Comme si la surcharge des e-mails n'était pas un problème suffisamment important, vous devez maintenant faire face au flux constant de messages dans les applications de chat que vous utilisez, qui sont devenues, pour la plupart, vos nouvelles boîtes de réception. Comme tous les courriers indésirables dans votre boîte de réception, tous les messages des applications de chat ne méritent pas votre attention.
Vous vous êtes probablement retrouvé sur une chaîne Slack sur laquelle vous n'étiez pas censé être ou dans un groupe bondé avec trop de participants, ou vous avez des collègues discutant des derniers potins de célébrités sur une chaîne dédiée aux problèmes liés au travail.
Il en résulte une surcharge d'informations, qui peut être tout aussi fatigante qu'un e-mail débordant, entraînant une fatigue décisionnelle, du stress et, en fin de compte, une productivité réduite.
2. Des informations vitales sont perdues
Un effet secondaire de la surcharge d'informations est la perte d'informations vitales dans le mélange de détails et de données que vous obtenez. Si vous ne parvenez pas à adopter les bons processus, les informations liées au travail peuvent rapidement être enfouies sous une pile de conversations aléatoires ou de discussions hors sujet.
Où finirez-vous par passer la majeure partie de votre journée de travail à rechercher dans une mer de messages d'un canal ou d'une application de communication à l'autre dans l'espoir de trouver les informations importantes dont vous avez besoin. Cela peut être un exercice de bricolage et une perte de temps au travail. Vérifier Certaines des façons dont le bruit nuit à la productivité sur le lieu de travail et comment le gérer.
3. Trop d'applications de communication
Quel outil de communication interne utilisez-vous pour rester au courant de tout ce que font vos collègues distants ? Les équipes Microsoft ? Mou? Email? WhatsApp ?
Peut-être une combinaison de tout ce qui précède?
Dans votre recherche des applications de messagerie professionnelle les plus récentes et les plus polyvalentes, vous en avez peut-être installé un grand nombre, ce qui peut rapidement se transformer en cauchemar de productivité.
Si vous sautez constamment d'une application à l'autre tout au long de la journée, vous perdez du temps et êtes distrait, ce qui rend difficile la concentration sur une tâche.
Cependant, vous voudrez peut-être trouver des moyens d'éviter de trop utiliser les applications de communication et de collaboration sur votre lieu de travail. Vérifier Les meilleurs outils de communication interne pour votre lieu de travail.
4. Vous êtes "toujours disponible"
La communication constante et les attentes d'être disponible à tout moment pour répondre aux messages sont devenues la norme dans le milieu de travail d'aujourd'hui. Cependant, la cultureTravail en coursTravailler en dehors des limites des heures de travail traditionnelles peut entraîner de nombreux résultats indésirables.
Tout d'abord, travailler plus d'heures ne signifie pas nécessairement être plus productif. En fait, cela a souvent l'effet inverse. Si vous travaillez également la nuit ou le week-end, vous risquez de vous fatiguer rapidement, ce qui entraînera une baisse de la qualité et des performances du travail.
Mais il ne s'agit pas seulement de votre carrière, votre vie personnelle peut également commencer à en souffrir rapidement. Il y a peu de temps pour se détendre et se ressourcer lorsque vous êtes toujours « au travail », ce qui entraîne des problèmes de santé mentale et physique.
5. Les notifications n'expirent jamais
Dans votre quête pour être plus engagé dans l'espoir d'augmenter votre productivité, vous vous êtes peut-être abonné par inadvertance à un flux infini de notifications provenant des applications de chat que vous utilisez. À première vue, ces petites fenêtres contextuelles et ces balayages rouges peuvent sembler inoffensifs, mais ils peuvent rapidement devenir une énorme distraction, changeant de contexte par inadvertance et réduisant la productivité.
Parfois, le simple fait de voir ces fenêtres contextuelles rouges (même si vous n'avez pas lu les messages) peut suffire à perdre votre concentration et à perturber votre flux.
Alors, que pouvez-vous faire pour éviter ces pièges de productivité ?
Les stratégies les plus importantes pour parvenir à une communication productive sur le lieu de travail
1. Adoptez la communication asynchrone
Trop se concentrer sur la réponse immédiate et la communication en temps réel, en particulier lorsque les membres de l'équipe travaillent dans des fuseaux horaires différents, peut faire plus de mal que de bien.
Au lieu d'attendre des réponses immédiates (ou pire, des incitations), adoptez la communication asynchrone. Cette approche de la communication vous permet de répondre aux messages à votre rythme, ce qui réduit les interruptions et vous permet de vous concentrer sur les tâches les plus importantes.
2. Intégrez des outils de communication et de collaboration
Vous n'avez pas toujours besoin d'ajouter une autre application de communication à votre arsenal lorsque vous en trouvez une nouvelle. Il faut du temps à tous les membres de votre équipe pour s'habituer à un nouvel outil, il est donc souvent préférable de s'en tenir à ce que vous avez, surtout lorsqu'il fournit déjà les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Au lieu de vous inscrire à une autre application, prenez le temps d'évaluer vos outils existants pour voir si vous pouvez les intégrer à d'autres applications que vous utilisez pour simplifier votre flux de travail. De cette façon, vous n'avez pas besoin de changer souvent d'application et vous pouvez éviter la perte de productivité.
3. Créez un wiki interne
La base de connaissances interne est un référentiel central des connaissances et des informations de votre équipe. C'est un excellent moyen de garder toutes vos informations vitales organisées et accessibles en un seul endroit.
La création d'un wiki peut aider à réduire le besoin de communication constante en permettant aux membres de l'équipe de trouver plus facilement des réponses complètes à leurs questions. Vous pouvez également tirer parti de notre base de connaissances interne pour créer un guide de liaison avec votre équipe afin de documenter les meilleures pratiques et directives à l'échelle de l'entreprise.
Cela peut inclure n'importe quoi, depuis comment et quand vous utilisez certains outils, jusqu'à déterminer ce que vous considérez comme une connexion "urgente" et votre temps de réponse idéal. Vérifier Meilleures applications de base de connaissances pour votre organisation.
4. Personnalisez vos outils
La façon dont vous utilisez les outils de communication et de collaboration peut avoir un impact considérable sur votre productivité. Si les notifications vous interrompent constamment, essayez de personnaliser leurs paramètres pour réduire les distractions.
Par exemple, vous pouvez désactiver les notifications pour des canaux ou des conversations spécifiques, définir des heures Ne pas déranger ou même répéter entièrement les notifications pendant l'heure de mise au point planifiée. En personnalisant vos outils pour mieux répondre à vos besoins, vous pouvez reprendre le contrôle de votre productivité.
De plus, si vous utilisez Slack, vous pouvez ajouter une extension @Doit lire à l'espace de travail pour s'assurer que les messages urgents sont toujours vus. Slack vous permet de marquer des messages spécifiques comme à lire absolument, et les membres de l'équipe recevront tous leurs messages importants en une seule fois pour éviter de perdre du temps à parcourir l'historique des discussions. Vérifier Principaux conseils pour gérer le canal Slack pour votre équipe.
Utilisez les applications de messagerie de la bonne façon pour augmenter la productivité
Bien que les applications de chat puissent être un excellent moyen d'augmenter la productivité, elles peuvent être une énorme distraction si elles ne sont pas utilisées correctement. Nous pouvons en conclure que cela dépend principalement de la façon dont vous utilisez ces outils.
En suivant les stratégies ci-dessus, vous pouvez reprendre le contrôle de votre productivité et éviter les risques de productivité. Vous pouvez désormais visualiser Des applications de messagerie hors ligne pour rester connecté sans données Internet et cellulaires.
