Entre la gestion des e-mails professionnels, la jonglerie avec les tâches ménagères et le temps consacré aux obligations familiales, il peut être difficile de répondre aux exigences de nos vies personnelles et professionnelles. Une bonne stratégie de gestion du temps peut vous aider à récupérer plus d'heures dans la journée et à les utiliser pour des loisirs ou des activités de loisirs.
Continuez à lire pour savoir en quoi la méthodologie de la matrice Eisenhower diffère de la méthode de la liste de tâches, les forces et les faiblesses de chaque approche et quelle méthode correspond le mieux à vos besoins et objectifs. Vérifier Des espaces numériques qui doivent être organisés pour se débarrasser de l'encombrement pour augmenter votre productivité.
Bases de la matrice d'Eisenhower et listes de tâches
Une technique de gestion du temps populaire est la liste de tâches traditionnelle. Ce qui implique d'écrire une liste de tâches par ordre de priorité et de travailler dessus une par une. Bien que cette approche puisse être utile, elle ne tient pas toujours compte du facteur d'urgence.
D'autre part, la matrice d'Eisenhower aide à hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Cette méthode peut vous aider à augmenter votre productivité et votre efficacité en vous concentrant sur les tâches immédiates et les plus importantes tout en vous aidant à identifier les activités qui peuvent être ignorées et celles que vous pouvez déléguer ou retarder.
Cette matrice se compose de quatre composantes (groupes) qui catégorisent vos activités quotidiennes selon deux facteurs : le niveau d'urgence et le niveau d'importance, qui sont : urgent et important, important mais pas urgent, urgent mais pas important, pas urgent et pas important.
Voici les facteurs à considérer lors du choix entre les deux approches.
1. Fixer des priorités
Établir des priorités lors de la création d'une liste de tâches implique généralement d'écrire toutes les tâches par ordre d'importance et de les exécuter dans cet ordre. Cette méthode peut être efficace pour des tâches simples ou des projets à court terme. Cependant, pour des projets plus complexes ou à long terme, cette approche peut ne pas être la plus efficace.
La matrice Eisenhower adopte une approche différente de la priorisation. Il s'agit de classer les tâches en quatre parties différentes en fonction de leur urgence et de leur importance :
- Tâches urgentes et importantes, comme un projet avec un délai serré.
- Tâches importantes mais non urgentes, telles que la planification à long terme ou le développement des compétences.
- Les tâches urgentes mais non importantes, telles que les devoirs ou les réunions qui peuvent être déléguées ou reportées.
- Tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes, telles que celles dont la priorité est faible.
En catégorisant les tâches de cette manière, la matrice Eisenhower peut vous aider à augmenter votre concentration et votre attention sur les tâches les plus importantes en premier et à éviter de vous enliser dans des tâches moins importantes.
2. Une comparaison des tâches urgentes et importantes
Avant de catégoriser vos tâches, vous devez les comprendre et les séparer en fonction de leur urgence et de leur importance. Analysez chaque tâche que vous avez à faire par qui la fait et quand elle doit être faite. La question "qui" vous aidera à comprendre l'importance de la tâche. Si cela nécessite votre attention personnelle, considérez-le comme très important.
Demander "quand" vous aidera à déterminer l'urgence de la tâche, afin que vous puissiez déterminer combien de temps il vous reste avant la date limite. Apprendre à distinguer et à séparer les tâches urgentes des tâches importantes est un autre moyen d'augmenter la productivité en faisant plus en moins de temps.
Alors qu'une liste de tâches sert essentiellement de rappel des tâches, la matrice Eisenhower fournit un cadre pour hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. N'oubliez pas qu'ils n'incluent pas de manière inhérente des paramètres pour spécifier qui et quand effectuer des tâches dans le tableau lui-même. Cependant, il peut être utilisé efficacement pour prendre de telles décisions.
Par exemple, en évaluant l'urgence d'une tâche, vous pouvez déterminer si elle nécessite une attention immédiate ou si elle peut être planifiée pour une date ultérieure. De même, en considérant l'importance d'une tâche, vous pouvez décider si elle doit être gérée personnellement ou déléguée à quelqu'un d'autre.
Bien que la matrice d'Eisenhower n'inclue pas explicitement ces aspects, elle fournit une méthodologie pratique pour les intégrer dans la gestion des tâches. Par conséquent, le cas d'utilisation de la matrice d'Eisenhower peut être étendu au-delà de la simple hiérarchisation et de l'aide à la décision ultérieure en termes de délégation de tâches et de planification, domaines dans lesquels les listes de tâches traditionnelles peuvent être insuffisantes. Vérifier Habitudes à ajouter à votre liste de tâches pour augmenter la productivité.
3. Flexibilité
Lorsque vous utilisez une liste de tâches, vous êtes constamment sous pression pour effectuer toutes les tâches en attente dans un ordre spécifique. Organiser une liste de tâches avec des éléments d'action signifie également la tenir à jour et réorganiser les tâches en fonction de l'urgence ou de l'importance changeante.
De plus, lorsque vous avez un délai serré, vous n'avez pas le temps d'analyser vos tâches de cette manière et vous risquez de les traiter toutes en même temps, en négligeant les avantages d'une véritable liste de tâches.
Lorsque vous hiérarchisez les tâches pour la productivité à l'aide de la matrice Eisenhower, cela vous donne la possibilité de choisir en fonction de leur importance et de leur urgence. Lorsque vous avez la liberté de choisir les choses que vous devez faire de toute urgence, vous avez la possibilité d'assumer d'autres tâches non urgentes selon vos propres conditions.
En catégorisant vos tâches en quatre groupes différents selon l'urgence et l'importance, vous pouvez planifier toutes vos tâches à l'avance. Cela vous aide également à consacrer du temps à toutes vos tâches, en vous assurant que rien d'important ne vous échappe.
4. Être à l'heure
Avec une liste de tâches, vous pouvez cocher les tâches de votre liste au fur et à mesure que vous les terminez. Bien que vous ayez encore d'autres tâches plus importantes à l'esprit (ce qui peut contribuer à un manque de concentration), la tâche sur laquelle vous travaillez actuellement nécessitera toute votre attention.
La matrice Eisenhower peut vous aider à concentrer votre temps et votre attention sur les tâches qui relèvent de Square One. Cela permet d'identifier les tâches critiques et les tâches à valeur ajoutée dans votre flux de travail et de les terminer en temps opportun, ce qui vous aide également à éviter les erreurs de gestion du temps. Vérifier Vous êtes-vous fixé des objectifs pour la nouvelle année ? Astuces intelligentes pour les atteindre.
Choisir la bonne méthode de gestion du temps
Prenons l'exemple de la réalisation d'un projet avec un délai serré. Dans la liste des tâches, vos tâches seront classées par ordre chronologique simple. Cependant, avec la matrice d'Eisenhower, les tâches les plus urgentes et les plus importantes tombent dans le premier quadrant, indiquant leur urgence et leur importance.
Ensuite, vous avez le deuxième quadrant, où vous pourriez avoir une planification à long terme ou un développement des compétences. Ces tâches peuvent être effectuées progressivement car elles prennent plus de temps. Bien que ces tâches n'aient pas d'échéance immédiate, elles sont essentielles au succès à long terme.
Les tâches qui relèvent du quadrant XNUMX peuvent être déléguées à votre équipe pour s'assurer qu'elles sont terminées dans les délais. Par exemple, vous pouvez vouloir remettre certains documents au client avant la fin de la journée. Vous pouvez déléguer la tâche au coursier et vous assurer que la tâche est effectuée en temps opportun sans votre participation active.
Les tâches qui relèvent du quadrant XNUMX peuvent être déléguées et retardées car elles ne sont ni prioritaires ni nécessaires. Par exemple, l'achat de nouveaux articles de bureau. Alors que la liste de tâches traditionnelle ne vous rappelle que toutes vos tâches, la matrice Eisenhower vous aide à vous concentrer d'abord sur les tâches importantes et urgentes. Vérifier Les meilleures applications que vous pouvez utiliser pour hiérarchiser les tâches au travail.
Réalisez vos tâches urgentes avec la matrice Eisenhower
Une liste de tâches peut vous aider à gagner du temps sur des tâches à court terme et peu fréquentes, comme une liste de contrôle ou une liste de courses. Cependant, la matrice d'Eisenhower vous aidera pour les tâches qui se répètent ou se poursuivent sur une période progressive.
Vous pouvez choisir et définir quoi, quand et comment les tâches sont exécutées et vous assurer que les tâches sont terminées en temps opportun sans délai. Vous pouvez voir maintenant Les raisons les plus importantes qui conduisent à des retards dans la réalisation des projets et comment les éviter.
