La plupart des entreprises ont autorisé leurs employés à travailler à domicile en raison de la propagation de la pandémie de coronavirus. Où toutes les principales réunions et discussions de bureau se déroulent Applications de visioconférence.
Pour l'instant, la visioconférence est le meilleur moyen de rester en contact avec vos collègues et de partager rapidement toute information importante. Cependant, vous devez vous assurer de certaines choses avant de commencer Appel vidéo Pour en tirer le meilleur parti et éviter toute catastrophe imprévue.
Les meilleurs trucs et astuces de visioconférence
1. Utilisez la meilleure application de visioconférence
Vous devez garder à l'esprit que pour avoir une vidéoconférence fructueuse, vous devez choisir judicieusement la bonne application. Vous pouvez vous référer à notre liste des meilleurs Applications de visioconférence Et choisissez le plus adapté à vos besoins.
L'application de vidéoconférence appropriée doit avoir une interface facile à utiliser et des fonctionnalités de base telles que le partage d'écran, la fenêtre de discussion, etc. Assurez-vous également que vous utilisez la dernière version de l'application de vidéoconférence, car vous pourriez manquer certaines fonctionnalités intéressantes et toutes les corrections de bogues seront dans la version mise à jour. Depuis l'application.
2. Connexion Internet stable
Une bonne connexion réseau n'est pas un luxe mais une nécessité lorsque vous devez assister ou diriger une réunion professionnelle. Il peut causer connexion Internet Une faible bande passante provoque des perturbations visuelles et réduit la qualité sonore. Cela conduira finalement à une mauvaise communication et affectera également la productivité des réunions.
3. Découvrez les fonctionnalités de l'application de visioconférence
Avant de démarrer une visioconférence ou de rejoindre une visioconférence, assurez-vous de connaître les fonctionnalités de base de l'application. Avoir une connaissance adéquate des performances de l'application vous fera gagner du temps lors de la visioconférence et facilitera les choses.
Par exemple, vous devez savoir comment désactiver ou réactiver le son de l'appel, les raccourcis clavier nécessaires et utiliser des fonctionnalités telles que Partager l'écran وTableau blanc Dans l'application.
4. Partagez le plan avec l'équipe à l'avance
Il est impératif que vos collègues connaissent le but de la réunion avant qu'elle ne commence. Ainsi, le partage du plan ou de la méthodologie qui sera suivi avant le début de la réunion garantira que les personnes qui se joindront à la réunion connaîtront le motif pour le faire.
Vous pouvez partager le plan en tant que fichier ou document PDF et le partager par e-mail ou via n'importe quelle application Pour la messagerie instantanée.
5. Le respect des délais est la clé du succès
La ponctualité joue un rôle majeur dans une visioconférence. La plupart du temps, les participants sont informés en temps utile des réunions programmées. Vous devriez essayer de rejoindre la visioconférence à l'heure mentionnée, sinon votre arrivée tardive retardera également l'horaire des autres participants.
Il est également essentiel de nettoyer l'objectif de l'appareil photo de votre ordinateur portable, de votre webcam ou de votre téléphone portable avant d'assister à une réunion, car toute saleté sur l'objectif peut endommager l'écran.
Eh bien, si vous utilisez le Réunions Zoom Pour la visioconférence, vous n'avez pas à vous soucier de l'arrière-plan car vous pouvez utiliser de nombreux arrière-plans différents disponibles dans l'application. Microsoft Teams a également ajouté une fonctionnalité similaire qui vous permet Changer le fond.
De plus, vous pouvez également Ajouter des arrière-plans personnalisés Dans Zoom Meetings qui peut vous aider à personnaliser l'écran d'appel vidéo en fonction de vos préférences.
Un autre point clé est que si vous assistez à une réunion professionnelle via votre smartphone, passez simplement en mode silencieux. Les notifications d'appel ou de message peuvent être très gênantes lors d'une visioconférence.
6. Éliminez les distractions
Vous devez vous assurer qu'une fois que vous êtes prêt à organiser la vidéoconférence, l'arrière-plan doit être libre de tout ce qui pourrait distraire les participants. Vous devez supprimer toute obstruction dans le cadre de la caméra avant de démarrer ou de rejoindre une réunion.
7. Utilisez un éclairage approprié
Lorsque vous allez assister à un appel vidéo, il est important de vous assurer que vous êtes assis avec un éclairage adéquat. Une lumière vive en arrière-plan peut perturber votre webcam et vous faire paraître plus sombre dans la vidéo.
Vous devez également prendre soin de l'angle et de la position de la caméra lorsque vous assistez à la vidéoconférence. La caméra doit être correctement positionnée pour que les participants puissent bien voir votre visage. Votre position lorsque vous assistez à une réunion détermine votre capacité d'attention, vous devez donc éviter de vous asseoir ou de vous allonger pendant un appel vidéo et essayez de vous asseoir droit et d'avoir l'air énergique.
8. Robe de mode
Si vous devez assister à une réunion à votre bureau, vous ne devriez pas le faire en portant des shorts. La même règle s'applique à la vidéoconférence sur Internet, vous devez vous habiller convenablement avant d'assister à la vidéoconférence car votre patron peut ne pas aimer votre chemise multicolore.
9. Suivez l'étiquette appropriée en matière de vidéoconférence
Que la réunion se déroule dans la vraie vie ou par le biais d'une vidéoconférence sur Internet, l'étiquette est absolument essentielle. Il existe un ensemble de règles à suivre pendant la vidéoconférence pour la rendre professionnelle et productive.
Tout d'abord, si la réunion doit être enregistrée, tous les participants doivent être informés avant de commencer. De cette façon, ils peuvent éviter d'avoir une conversation personnelle une fois qu'ils ont rejoint la réunion.
Une autre chose importante à retenir est que tous les participants, à l'exception de la personne qui parle, doivent couper leur microphone pour qu'aucune perturbation ne se produise. Toute perturbation peut également distraire l'orateur et les autres auditeurs.
10. Les fuseaux horaires comptent beaucoup!
Il se peut que votre client et vous apparteniez à des pays et des fuseaux horaires différents. Certaines personnes peuvent suivre le concept de l'heure d'été (DST), ce qui ajoute plus de confusion.
Vous devez tenir compte des fuseaux horaires avant d'organiser une réunion ou d'envoyer des invitations dans le calendrier, car l'heure devrait également convenir aux autres participants. Les mauvais fuseaux horaires peuvent être très encombrants, ce qui entravera également votre productivité. Vérifier Meilleures applications et outils pour planifier des réunions et planifier.
Vous pouvez suivre les conseils et astuces mentionnés ci-dessus pour rendre vos réunions plus productives. Ce sont des conseils généraux qui amélioreront l'expérience des personnes qui travaillent à domicile en raison de la propagation de la pandémie de coronavirus.
