Avec le besoin croissant de communication à distance et de gestion de réunions en ligne, les applications de planification de réunions sont devenues un outil essentiel pour le travail et l'apprentissage à distance. L'utilisation d'une application de planification de réunions vous aidera à organiser efficacement des appels avec d'autres personnes, que vous travailliez en équipe ou pour vous-même.
Nous examinerons les applications gratuites qui vous permettent de planifier des réunions et fournirons un guide complet sur la façon de les utiliser et de tirer le meilleur parti de leurs fonctionnalités. Nous explorerons les options disponibles et vous fournirons des conseils sur la façon de choisir la bonne application pour vos besoins personnels ou professionnels. Si vous cherchez des moyens d'organiser vos réunions en ligne de manière efficace et efficiente, cet article vous fournira les conseils nécessaires pour choisir l'application appropriée et comment l'utiliser efficacement. Vérifier Les meilleures applications de calendrier qui fournissent une planification IA pour organiser votre emploi du temps personnel.
1. Envoyez facilement des liens de réunion avec Calendly
Probablement Calendly L'application gratuite de planification de réunions la plus populaire, et elle est populaire pour une raison. Il est incroyablement simple à utiliser et les autres utilisateurs peuvent réserver des appels vidéo et des rendez-vous avec vous au moment qui leur convient le mieux. En conséquence, vous éliminerez de nombreux allers-retours qui pourraient autrement vous faire perdre du temps.
L'inscription à Calendly ne prend que quelques minutes et vous pouvez utiliser votre compte Google ou Microsoft. L'application prend en charge cinq langues : anglais, allemand, portugais, espagnol et français.
Les utilisateurs peuvent réserver des appels avec vous via le lien Calendly. De plus, vous pouvez ajuster les heures de travail hebdomadaires pendant lesquelles vous êtes disponible pour rencontrer d'autres personnes. Vérifier Les outils essentiels dont vous avez besoin pour vos réunions en ligne pour les rendre productives.
Comment définir vos heures de travail hebdomadaires avec Calendly
Avant d'inviter d'autres personnes à des réunions, vous devez définir vos horaires de travail préférés. Voici comment procéder :
- Cliquez sur « Disponibilité » et sélectionnez l'onglet « Horaires ».
- Notez les heures auxquelles vous êtes disponible chaque jour. Si vous prenez certains jours de congé, vous pouvez désélectionner ces jours.
- Cliquez sur l'icône d'ajout
Comment inviter des personnes à réserver un appel téléphonique avec vous
Une fois que vous avez ajusté vos horaires de travail, vous êtes prêt à réserver des réunions avec d'autres. Vous avez deux options. La première consiste à modifier le modèle de réunion prédéfini dans Calendly :
- Sélectionnez les types d'événements.
- Cliquez sur l'icône Paramètres
Et sélectionnez "Modifier".
Et sélectionnez "Modifier".
- Sélectionnez les détails de l'événement.
- Modifiez la durée, le nom de l'événement et tout ce qui, selon vous, doit être ajusté. Puis appuyez Sauver et fermer.
- Clique sur Copier le lien Partagez votre réunion avec toute personne à qui vous souhaitez parler.
Alternativement, vous pouvez concevoir une réunion à partir de zéro :
- Aller à Types d'événements -> Nouveau type d'événement.
- Sous Créer un nouveau type d'événement, choisissez le type de réunion que vous souhaitez organiser.
- Personnalisez votre événement et sélectionnez "Continuer".
- Cliquez Partager -> Copier le lien Collez le lien avec toute personne avec laquelle vous souhaitez prendre rendez-vous.
- Clique sur Fait Lorsque vous avez terminé. Vous pouvez trouver votre réunion sur la page d'accueil des types d'événements. Avec le forfait gratuit de Calendly, vous ne pouvez avoir qu'un seul type d'événement actif à un moment donné.
Si vous souhaitez maximiser votre utilisation de Calendly, consultez Ces conseils Calendly Pour vous aider à améliorer la planification.
Télécharger : Calendly pour iOS | Android (Achats in-app gratuits disponibles)
2. Organisez des réunions à l'aide de Google Agenda
C'est très simple de planifier votre semaine à Google AgendaVous pouvez facilement planifier des réunions directement via l'application. L'endroit où vous hébergez vos appels vidéo dépend de vous. Préparer Google Meet Une option simple, mais vous pouvez également ajouter un lien vers Zoom ou votre application de conférence préférée. Bien que Calendly soit idéal si vous avez besoin que d'autres personnes réservent régulièrement le même type de réunions avec vous, Google Agenda fonctionne bien pour les événements ponctuels.
Pour utiliser Google Agenda comme organisateur de réunions, vous devez d'abord créer un compte Google via accounts.google.com Si vous n'avez pas déjà de compte. Une fois que vous disposez d'un compte Google, suivez ces étapes pour planifier une réunion dans Google Agenda.
- Clique sur Créer -> Événement.
- Ajoutez le titre de votre réunion et connectez-vous à Google Meet si vous comptez utiliser cette application. Si vous envisagez d'utiliser une autre application de visioconférence, ajoutez le lien de la réunion afin que d'autres puissent facilement la rejoindre. Au lieu de cela, mettez à jour l'événement en utilisant le lien le plus proche de l'heure.
- Invitez vos invités et ajoutez toutes les pièces jointes requises.
- Personnalisez tout ce que vous jugez nécessaire. Cliquez sur « Enregistrer » une fois que vous êtes satisfait de l'apparence de tout.
Télécharger : Google Agenda pour iOS | Android (Gratuit)
3. Gérez les leads et autres projets avec HubSpot
Vous pouvez utiliser HubSpot pour accélérer votre carrière marketing, mais l'application dispose également d'un excellent outil gratuit de planification de réunions. Comme Calendly, vous pouvez vous inscrire avec votre compte Google ou Microsoft.
Bien que l'application soit principalement destinée aux propriétaires d'entreprise et aux employés, vous pouvez utiliser l'outil de planification de réunions pour plusieurs scénarios, par exemple discuter avec vos collègues d'un devoir universitaire. Vous avez également la possibilité de choisir des avatars personnalisés si vous souhaitez mettre en valeur votre créativité.
Voici comment utiliser l'outil de planification de réunions de HubSpot :
- Aller à Chercheur de réunions HubSpot Et sélectionnez Commencez gratuitement.
- Répondez aux premières questions que HubSpot vous posera. Cela ne devrait pas prendre plus de cinq minutes.
- Attendez que HubSpot configure votre compte.
- Sélectionner Connectez le calendrier Et communiquez les détails de votre calendrier.
- Avec la version gratuite de HubSpot, vous pouvez utiliser un logiciel de planification de réunions avant de devoir effectuer une mise à niveau. Vous remarquerez qu'un compte a déjà été créé pour vous lors de votre inscription. Passez la souris dessus dans la section Réunions et sélectionnez Modifier.
- Dans l'onglet Présentation, personnalisez le nom, l'emplacement et la description de la réunion. Vous pouvez également ajouter un lien vers une vidéoconférence et inviter d’autres personnes. Cliquez sur « Enregistrer » lorsque la fenêtre contextuelle apparaît.
- Cliquez sur l'onglet « Réunion ». Ici, vous pouvez modifier la fenêtre de disponibilité et les options de durée. De plus, vous avez la possibilité de choisir votre fuseau horaire. Encore une fois, cliquez sur « Enregistrer » lorsque la fenêtre contextuelle apparaît.
- Cliquez sur l'onglet Automatisation et activez le commutateur à bascule à côté de Confirmer l'e-mail. Il est également utile d'activer la notification de rappel automatique avant la réunion pour garantir que personne ne manque l'appel.
- Revenez à l'onglet Réunions, survolez la réunion nouvellement modifiée et sélectionnez Copier le lien. Envoyez le lien à toutes les personnes que vous souhaitez inviter.
Télécharger : HubSpot pour iOS | Mac | Windows | Android (Gratuit)
4. Organisez vos réunions et votre planning avec Notion Calendar
Si vous aimez utiliser NotionVous devriez envisager d'utiliser Calendrier des notions Pour gérer votre temps. Dans l'application, vous avez également la possibilité de planifier des réunions. Vous pouvez voir quand vos réunions doivent avoir lieu via la barre d'outils de votre ordinateur, et l'application prend également en charge 12 langues, dont le norvégien, le finnois, le coréen, le japonais, l'allemand et l'anglais.
Voici les étapes pour créer une réunion dans Calendrier des notions:
- Double-cliquez sur la période pour laquelle vous souhaitez planifier une réunion.
- Prévoyez du temps et ajoutez des adresses e-mail pour les participants.
- Sélectionner Application de visioconférence Ce que vous préférez (le cas échéant) via l’onglet « Conférences » avant d’ajouter les liens, documents et descriptions requis.
- Personnalisez d'autres paramètres, par exemple s'il faut définir un rappel avant la réunion, et appuyez n'importe où sur votre écran pour terminer le programme de la réunion.
Vous pouvez également utiliser l'outil de partage de disponibilité (appuyez sur S Sur le clavier ou sélectionnez Partager la disponibilité) Si vous souhaitez que les gens sachent quand ils peuvent réserver un rendez-vous avec vous.
Télécharger : Calendrier Notion pour iOS | Mac | Windows (Gratuit)
Quelle est la meilleure application pour planifier des réunions ?
Chacune des applications de planification de réunions que nous avons mentionnées bénéficiera à différents types d'utilisateurs. Si vous avez déjà convenu d'une heure et d'une date de réunion, Google Calendar et Notion Calendar sont d'excellentes options pour organiser les moindres détails. Vous pouvez également utiliser les deux applications pour voir comment ces réunions s'intègrent dans le contexte plus large de votre journée.
Mais si vous avez besoin d'un outil permettant à d'autres utilisateurs de réserver des réunions avec vous, Calendly et l'outil de planification de réunions de HubSpot sont de meilleures options. Préparer HubSpot Excellent si vous avez besoin d'un outil à des fins professionnelles, même s'il peut également fonctionner dans votre vie personnelle. Calendly est une excellente application tout-en-un, particulièrement adaptée aux solopreneurs et aux cadres de haut niveau. Vous pouvez maintenant visualiser Qu'est-ce que la boîte à outils du freelance ? Voici où le trouver.
