Los retrasos en la finalización de los proyectos son una realidad que muchos equipos enfrentan a menudo y, a pesar de los mejores esfuerzos, muchos no logran completar los proyectos a tiempo. El retraso en el proyecto tiene repercusiones negativas en el valor del contrato porque los detalles del contrato están vinculados a elementos costosos como mano de obra, equipos y financiamiento financiero, cualquier retraso en el proyecto sin duda causará daños tanto al propietario como al administrador. Si no desea demoras en sus proyectos actuales y futuros, debe tener en cuenta los factores que juegan un papel importante en el retraso de la finalización del proyecto.
Saber qué causa los retrasos en los proyectos lo ayudará a descubrir la mejor manera de evitarlos. Estas son las causas y las soluciones a uno de los mayores problemas de la administración: los retrasos en los proyectos. Verificar Los rasgos de personalidad más importantes para convertirse en un gerente de proyecto exitoso.
1. Descenso de escala
El alcance del proyecto se refiere al esquema completo del proyecto, es decir, todo el trabajo y los procesos involucrados en la producción de los requisitos del proyecto, y dejar de lado el alcance significa cualquier cambio repentino en este alcance sin las solicitudes de cambio apropiadas. Imagine que su equipo está en medio de un proyecto y, de repente, se produce un aumento del alcance. Todos sus esfuerzos hasta ahora serán en vano y los retrasos en la finalización del proyecto serán inevitables.
Para evitar este problema, diseñe un plan de proyecto y haga que el cliente firme un acuerdo que diga que se ceñirá al esquema concluido. Además, mantenga todas las conexiones de seguimiento en un solo lugar para evitar seguir varias fuentes de conexión cuando intente hacer referencia a ellas.
La pérdida de escala puede ocurrir como resultado de:
- Pobre control de gestión del cambio.
- Falta de una adecuada determinación inicial de lo que se requiere para lograr los objetivos del proyecto.
- Gerente de proyecto o patrocinador ejecutivo deficiente.
- Mala comunicación entre las partes.
- Falta de versatilidad del producto primario.
2. El equipo que no es consciente del propósito del proyecto
Ser parte del ajetreado mundo corporativo significa que es posible que no sepa la razón detrás de cada tarea que realiza. Sin embargo, esto puede ser una razón para desanimar a sus compañeros de equipo, lo que provoca retrasos en el proyecto.
Al conocer la relación entre la tarea que debe realizarse y los objetivos del proyecto, el equipo puede inspirarse. Por lo tanto, es una buena idea involucrar a todos los miembros del equipo desde la etapa de planificación del proyecto. Solicite calificaciones de cada uno para que pueda planificar el proyecto a su conveniencia.
Asegúrese de que vean cómo sus contribuciones afectan el proyecto y la organización. Esto los motivará a terminar con éxito el proyecto en la fecha límite.
3. Entregables y plazos poco realistas
Lo crea o no, tener plazos poco realistas podría ser la razón principal detrás de los retrasos en los proyectos. Todo el equipo puede hacer un esfuerzo adicional, pero es imposible completar el proyecto a tiempo si no se aplica la fecha límite.
No importa cuán tentador sea establecer entregas ambiciosas, la mejor manera de convencer al cliente es prometer poco y cumplir en exceso. Por esta razón, establezca metas que sean realistas, alcanzables y medibles.
Muchos proyectos tienen múltiples dependencias de tareas. En este caso, diseñe el cronograma del proyecto teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos, el tiempo estimado y la secuencia necesaria de tareas.
4. Indisponibilidad de recursos
Si no se dispone de los recursos financieros, humanos y materiales necesarios, el proyecto se retrasará. En el caso de las finanzas, evaluar si el presupuesto inicial puede cubrir el costo del proyecto. De lo contrario, obtenga fondos adicionales lo antes posible para evitar retrasos en el proyecto debido a la falta de fondos.
Para los recursos humanos, verifique si los miembros del equipo tienen las habilidades y la experiencia necesarias. De lo contrario, capacítelos o subcontrate las tareas avanzadas. Tenga cuidado con los recursos físicos como la infraestructura. La disponibilidad de estos recursos no está garantizada y es una buena idea tener una solución de respaldo para ellos.
5. Seguimiento y seguimiento inadecuado del progreso
La recopilación constante de datos sobre el progreso de las tareas es vital para el éxito del proyecto. El no hacerlo puede resultar en retrasos en el proyecto. Además de establecer objetivos, debe realizar un seguimiento de si hay retrasos en alguna tarea. Así, se puede ver si el equipo va por buen camino para conseguir el objetivo.
puedes usar Herramientas de gestión de tareas Para medir el progreso de cada tarea. Después de notar el retraso en cualquier tarea, también puede delegar la tarea a otra persona que pueda manejarla sin problemas. Si es necesario, estas aplicaciones también lo ayudan a restablecer fácilmente todas las tareas del proyecto.
6. Mala comunicación entre las partes interesadas
Todas las partes involucradas en el proyecto deben estar en la misma página; De lo contrario, el equipo no podrá completar el proyecto dentro de la fecha de vencimiento. La falta de comunicación conduce a malentendidos, lo que en última instancia dificulta el progreso del proyecto.
Es por eso que cada miembro del equipo debe saber de inmediato sobre el cambio en el alcance, las expectativas del cliente y cualquier retraso de cualquier parte involucrada. Debe haber reuniones periódicas del equipo para transmitir actualizaciones sobre el proyecto.
Los equipos también deben usar herramientas de gestión de proyectos para ver las fechas de vencimiento y los plazos clave. Estas aplicaciones también mantienen toda la comunicación del equipo en un solo lugar para garantizar la claridad. Verificar Las mejores alternativas gratuitas de Airtable para la colaboración y la gestión de proyectos.
7. Falta de voluntad para trabajar en equipo
Un proyecto exitoso es un esfuerzo de equipo. Cada miembro, incluido el gerente, debe desempeñar su papel de manera efectiva para alcanzar la meta. A veces, los miembros del equipo no cooperan, lo que provoca retrasos en el proyecto. Incluso el gerente de hoy en día no se inclina por la microgestión.
Pero todos deben recordar que el objetivo final es completar el proyecto a tiempo. No debe poner en peligro el proyecto solo para evitar conflictos.
Si bien los miembros del equipo necesitan su propio espacio y poder de decisión para rendir al máximo, el gerente debe intervenir cuando sea necesario para evitar que el proyecto se descarrile. El gerente también debe tomar medidas inmediatas para resolver cualquier conflicto entre los miembros de los múltiples equipos. Verificar Las 10 mejores herramientas de gestión de proyectos para pequeñas empresas.
8. Factores externos
A menudo, las organizaciones necesitan la participación de una parte externa adicional en ciertas etapas del proyecto. Un proveedor externo también puede ser considerado responsable de los retrasos en los proyectos si no entrega los recursos que prometió o las tareas que debe realizar a tiempo. Esto suele suceder porque los equipos externos no conocen los hitos u objetivos exactos de su proyecto.
Además, los equipos con proveedores no suelen hacer un seguimiento de las tareas asignadas y se encuentran con problemas cuando hay retrasos de terceros. Para evitar tales problemas, dé a cada tercero un plazo estricto y manténgase en contacto con ellos hasta que entreguen los recursos necesarios. También puede incluir una cláusula de penalización en el contrato por retraso. Por lo tanto, se tomará en serio la entrega oportuna.
9. Circunstancias inesperadas
Por último, pero no menos importante, encontrará algunas situaciones inesperadas que pueden retrasar la finalización del proyecto. Los desastres naturales, las perturbaciones climáticas, la inestabilidad política, la recesión global, la dificultad para obtener inversiones, todo esto puede retrasar su proyecto.
Aunque estas causas no se pueden prevenir, definitivamente puede reducir su impacto a través de una planificación adecuada. Cada miembro del equipo debe estar siempre preparado para lo peor. No dejar tareas para el último momento es un movimiento poderoso para combatir estos problemas.
Los miembros del equipo también deben colaborar cuando hay una carga de trabajo adicional después de un desastre para completar los proyectos de manera oportuna.
Evitar que los proyectos se retrasen
Un proyecto puede descarrilar en cualquier etapa. Al conocer las causas comunes responsables de los retrasos en los proyectos y las soluciones para evitarlos, puede lograr el objetivo de entregar el proyecto con éxito y de manera oportuna. Por lo tanto, alcanzar los objetivos de productividad es más fácil que nunca. Consulte ahora desde Las 10 mejores aplicaciones para crear listas de tareas para abordar los objetivos más importantes de la vida.
