Entre administrar los correos electrónicos del trabajo, hacer malabarismos con las tareas del hogar y hacer tiempo para las obligaciones familiares, puede ser difícil mantenerse al día con las demandas de nuestra vida personal y profesional. Una buena estrategia de gestión del tiempo puede ayudarte a recuperar más horas del día y utilizarlas para el ocio o actividades de ocio.
Siga leyendo para saber en qué se diferencia la metodología de la Matriz de Eisenhower del método de la lista de tareas pendientes, las fortalezas y debilidades de cada enfoque y qué método se adapta mejor a sus necesidades y objetivos. Verificar Espacios digitales que deben organizarse para deshacerse del desorden y aumentar su productividad.
Conceptos básicos de la matriz de Eisenhower y listas de tareas pendientes
Una técnica popular de gestión del tiempo es la lista tradicional de tareas pendientes. Lo que implica escribir una lista de tareas en orden de prioridad y trabajarlas una por una. Si bien este enfoque puede ser útil, no siempre tiene en cuenta el factor de urgencia.
Por otro lado, la matriz de Eisenhower ayuda a priorizar tareas en función de su urgencia e importancia. Este método puede ayudarlo a aumentar la productividad y la eficiencia al enfocarse en las tareas inmediatas y más importantes mientras lo ayuda a identificar qué actividades se pueden ignorar y cuáles puede delegar o retrasar.
Esta matriz consta de cuatro componentes (grupos) que categorizan sus actividades diarias de acuerdo a dos factores: nivel de urgencia y nivel de importancia, los cuales son: urgente e importante, importante pero no urgente, urgente pero no importante, no urgente y no importante.
Estos son los factores a considerar al elegir entre los dos enfoques.
1. Priorizar
Establecer prioridades al hacer una lista de tareas por lo general implica escribir todas las tareas en orden de importancia y trabajar en ellas en ese orden. Este método puede ser efectivo para tareas simples o proyectos con un marco de tiempo corto. Sin embargo, para proyectos más complejos o de largo plazo, este puede no ser el enfoque más efectivo.
La Matriz de Eisenhower adopta un enfoque diferente para la priorización. Implica clasificar las tareas en cuatro partes diferentes en función de su urgencia e importancia:
- Tareas urgentes e importantes, como un proyecto con un plazo ajustado.
- Tareas importantes pero no urgentes, como la planificación a largo plazo o el desarrollo de habilidades.
- Tareas que son urgentes pero no importantes, como asignaciones o reuniones que se pueden delegar o posponer.
- Tareas que no son ni urgentes ni importantes, como aquellas con baja prioridad.
Al categorizar las tareas de esta manera, Eisenhower Matrix puede ayudarlo a aumentar su enfoque y atención en las tareas más importantes primero y evitar atascarse con tareas menos importantes.
2. Una comparación de tareas urgentes e importantes
Antes de categorizar tus tareas, debes comprenderlas y separarlas en función de su urgencia e importancia. Analiza cada tarea que tienes que hacer por quién la hace y cuándo hay que hacerla. La pregunta "quién" te ayudará a comprender cuán importante es la tarea. Si requiere su atención personal, considérelo muy importante.
Preguntar "cuándo" lo ayudará a determinar la urgencia de la tarea, para que pueda determinar cuánto tiempo le queda antes de la fecha límite. Aprender a distinguir y separar las tareas urgentes de las importantes es otra forma de aumentar la productividad haciendo más en menos tiempo.
Mientras que una lista de tareas sirve esencialmente como un recordatorio de las tareas, la Matriz de Eisenhower proporciona un marco para priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia. Recuerde que no incluyen inherentemente parámetros para especificar quién y cuándo realizar tareas dentro de la propia matriz. Sin embargo, se puede utilizar con eficacia para tomar tales decisiones.
Por ejemplo, al calificar la urgencia de una tarea, puede determinar si requiere atención inmediata o puede programarse para más adelante. Asimismo, al considerar la importancia de una tarea, puede decidir si debe manejarse personalmente o delegarse en otra persona.
Aunque la Matriz de Eisenhower no incluye explícitamente estos aspectos, proporciona una metodología práctica para incorporarlos en la gestión de tareas. Por lo tanto, el caso de uso de la Matriz de Eisenhower puede extenderse más allá de la simple priorización y la posterior asistencia en la toma de decisiones en términos de delegación y programación de tareas, áreas en las que las listas de tareas tradicionales pueden quedarse cortas. Verificar Hábitos para agregar a su lista de tareas pendientes para aumentar la productividad.
3. Flexibilidad
Cuando usa una lista de tareas pendientes, está constantemente bajo presión para hacer todas las tareas pendientes en un orden específico. Organizar una lista de tareas pendientes con elementos de acción también significa mantenerla actualizada y reorganizar las tareas en función de la urgencia o la importancia cambiantes.
Además, cuando tiene un plazo ajustado, no tiene tiempo para analizar sus tareas de esta manera y puede terminar trabajando en ellas todas a la vez, descuidando los beneficios de una lista real de tareas pendientes.
Cuando prioriza tareas para la productividad utilizando la Matriz de Eisenhower, le brinda la flexibilidad de elegir en función de su importancia y urgencia. Cuando tiene la libertad de elegir las cosas que necesita hacer con urgencia, obtiene la flexibilidad para asumir otras tareas no urgentes en sus propios términos.
Al categorizar sus tareas en cuatro grupos diferentes según la urgencia y la importancia, puede planificar todas sus tareas con anticipación. Esto también le ayuda a hacer tiempo para todas sus tareas, asegurándose de que nada importante se escape.
4. Llegar a tiempo
Con una lista de tareas pendientes, puede marcar las tareas de su lista a medida que las completa. Si bien todavía tiene otras tareas más importantes en mente (que pueden contribuir a la falta de concentración), la tarea en la que está trabajando actualmente requerirá toda su atención.
La Matriz de Eisenhower puede ayudarlo a enfocar su tiempo y atención en tareas que se encuentran dentro de Square One. Esto ayuda a identificar tareas críticas y tareas de valor agregado dentro de su flujo de trabajo y completarlas de manera oportuna, lo que también lo ayuda a evitar errores de administración del tiempo. Verificar ¿Te has fijado metas para el nuevo año? Consejos inteligentes para ayudar a lograrlos.
Elegir el método adecuado de gestión del tiempo
Tomemos el ejemplo de completar un proyecto con un plazo ajustado. En la lista de tareas pendientes, sus tareas se organizarán en un orden cronológico simple. Sin embargo, con la matriz de Eisenhower, las tareas más urgentes e importantes caen en el primer cuadrante, indicando su urgencia e importancia.
Luego, tiene el segundo cuadrante, donde puede tener una planificación a largo plazo o desarrollo de habilidades. Estas tareas se pueden hacer gradualmente porque toman más tiempo. Si bien es posible que estas tareas no tengan una fecha límite inmediata, son esenciales para el éxito a largo plazo.
Las tareas que se encuentran en el Cuadrante XNUMX se pueden delegar a su equipo para garantizar que se completen en la fecha límite. Por ejemplo, es posible que desee entregar algunos documentos al cliente antes de que finalice el día. Puede delegar la tarea al mensajero y asegurarse de que la tarea se realice de manera oportuna sin su participación activa.
Las tareas que se incluyen en el Cuadrante XNUMX se pueden delegar y retrasar porque no son una tarea prioritaria ni necesaria. Por ejemplo, comprar material de oficina nuevo. Mientras que la lista de tareas pendientes tradicional solo le recuerda todas sus tareas, Eisenhower Matrix lo ayuda a concentrarse primero en las tareas importantes y urgentes. Verificar Las mejores aplicaciones que puedes usar para priorizar tareas en el trabajo.
Cumple con tus tareas urgentes con Eisenhower Matrix
Una lista de tareas puede ayudarlo a ahorrar tiempo en tareas poco frecuentes y a corto plazo, como una lista de verificación o una lista de compras. Sin embargo, la matriz de Eisenhower lo ayudará con tareas que se repiten o continúan durante un período gradual.
Puede elegir y definir qué, cuándo y cómo se realizan las tareas y asegurarse de que las tareas se completen de manera oportuna y sin demora. Puedes ver ahora Las razones más importantes que provocan retrasos en la finalización de los proyectos y cómo evitarlos.
