Después de cambiar la forma en que opera su organización hacia el trabajo remoto, es imperativo que se tome el tiempo para fomentar una buena cultura de comunicación en su espacio de trabajo virtual. Esto se debe a que la forma en que solía interactuar con sus colegas en un entorno de oficina tradicional no se traduce necesariamente en el mundo virtual.
Por lo tanto, reescribir tu guía de comunicación es clave para el éxito dentro del equipo virtual, y una forma de lograrlo es aprender qué no hacer. Verificar La mejor manera para que los creadores se comuniquen profesionalmente.
1. Usar el correo electrónico como método principal de comunicación
Aunque el correo electrónico todavía juega un papel importante en el lugar de trabajo remoto de hoy, no debería ser la opción principal para la comunicación. Puede perder rápidamente el rastro de los mensajes cuando están enterrados en su bandeja de entrada, lo que conduce a una menor productividad.
Todavía puede usar el correo electrónico para conectarse con clientes existentes y dirigirse a clientes potenciales. Sin embargo, existen otras herramientas de comunicación prácticas que son más adecuadas para enviar mensajes y colaborar con sus colegas de forma remota.
Herramientas de mensajería instantánea como Flojo Bueno para conversaciones mutuas rápidas y para crear canales para temas o proyectos específicos. También puede aprovechar las aplicaciones de mensajería como torcedura para comunicarse de forma asíncrona, mientras que las herramientas de gestión de proyectos como Trello O Asana Cree, asigne y realice un seguimiento de las tareas.
2. Falta de planificación debido a las diferencias de zona horaria
En un entorno de oficina tradicional, las personas suelen trabajar en el mismo lugar y durante el mismo horario comercial. Sin embargo, cuando tiene miembros del equipo virtual en diferentes zonas horarias, las cosas pueden complicarse a menos que lo planee.
Debe tener en cuenta las diferencias horarias y encontrar horas superpuestas para programar reuniones. Sin embargo, no necesita memorizar zonas horarias o dónde están sus colegas para lograr esto. Puede usar convertidores de zona horaria como Zona horaria.io O aplicaciones de calendario comunes como Amigable con Cal Para ayudar a establecer y administrar los horarios de las reuniones. Esto le permite establecer una hora que funcione para todos. Verificar Las mejores aplicaciones y herramientas para programar reuniones y programar citas.
3. Exceso de confianza solo en el texto
La comunicación de texto a menudo carece de señales no verbales, como el lenguaje corporal, el contacto visual y las expresiones faciales, que pueden conducir fácilmente a malas interpretaciones y conflictos. En la configuración predeterminada, es necesario utilizar varios medios de comunicación para comunicar su punto, incluidas herramientas de videoconferencia como Google Meet o Zoom.
Dado que es posible que no pueda reunirse físicamente, estas herramientas hacen lo siguiente mejor al permitirle ver y escuchar a sus colegas. Además de crear conexiones más personales, las videollamadas también explican mejor las tareas complejas.
Sin embargo, no siempre puedes hacer una videollamada, especialmente cuando trabajas con personas en otras zonas horarias. En este caso, puede usar una herramienta de video asíncrono como garabato Para grabar y enviar mensajes de video. Verificar Cómo usar la comunicación de solo texto para mejorar la eficiencia del trabajo virtual.
4. Espere que todos estén disponibles todo el tiempo
Como resultado de todas las herramientas de comunicación que están al alcance de muchos usuarios y la adopción de políticas de trabajo remoto, las líneas entre el trabajo y la vida personal son cada vez más borrosas. Esto condujo al surgimiento de una cultura”.Trabajo en proceso“Las expectativas poco realistas de que todos deberían estar disponibles para responder a los mensajes relacionados con el trabajo o responder a los requisitos laborales en todo momento.
Para evitar esto, es necesario establecer algunos límites. Esto incluye crear un horario de trabajo personalizado de forma remota, establecer su disponibilidad en las herramientas de comunicación del lugar de trabajo y desactivar las notificaciones de mensajes fuera de horario no urgentes.
5. No prestar atención a las diferencias culturales/religiosas
Debido a que el trabajo remoto te permite contratar talento de diferentes partes del mundo, debes ser consciente de las diferencias culturales y religiosas que pueden impactar negativamente en tu comunicación y dinámica de equipo.
Por ejemplo, las personas de diferentes culturas y religiones pueden celebrar ciertos días festivos y es posible que no estén disponibles para trabajar o que tengan horarios de trabajo diferentes durante esos momentos. Por lo tanto, es posible que deba realizar un seguimiento de estos días y ajustar sus plazos o planes de comunicación en consecuencia.
6. No hay espacio para conversaciones casuales
En un entorno de trabajo desde casa, puede ser fácil pasar por alto la necesidad de interacción social entre colegas. Sin embargo, sentirse solo trabajando de forma remota es una preocupación grave que puede reducir la productividad y la satisfacción laboral.
Para combatir esto, debe encontrar formas de fomentar las conversaciones informales. Puede lograr esto creando oportunidades virtuales para conversaciones aleatorias. Por ejemplo, crear un grupo de funciones para conversaciones informales en una herramienta de chat en el lugar de trabajo. Aquí es donde habla sobre temas no relacionados con el trabajo, como planes para el fin de semana, su programa de televisión favorito o pasatiempos.
Aumente el compromiso dentro de su equipo con estas ideas para pausas para el café.
7. Tener demasiadas reuniones
Si bien es importante tener controles regulares con su equipo, no desea exagerar las reuniones. La verdad es que algunas reuniones no valen la pena, e incluso pueden afectar tu productividad.
Entonces, antes de programar otra reunión, pregúntese si es realmente necesario y si hay otras formas de transmitir su mensaje. Cuando elija tener una reunión, trate de asegurarse de que sea lo más productiva posible creando y compartiendo una agenda con anticipación, manteniéndola breve y atendiendo solo a aquellos que sean necesarios.
Además, asigne a alguien para que documente adecuadamente las actas de las reuniones y guárdelas en un lugar central donde todos puedan acceder a ellas. Esto ayudará a reducir la necesidad de futuras reuniones para discutir lo que sucedió en las sesiones anteriores. Verificar Las mejores aplicaciones que puede usar para escribir resúmenes de reuniones efectivos.
8. No reconocer los logros y celebrar los éxitos
Reconocer y celebrar los éxitos de su equipo es esencial para impulsar la moral y el compromiso social. Trabajar desde casa no es razón para pasar por alto esta actividad vital de formación de equipos.
Puede confiar en herramientas de reconocimiento de empleados como Extra Para celebrar el éxito de su equipo y conocer los logros individuales. También puede integrarlo en su espacio de trabajo de Slack, para que los miembros del equipo puedan dar y recibir citas más fácilmente. Verificar Las mejores herramientas para mejorar tu experiencia de trabajo remoto.
Evita estos errores para mejorar la comunicación con el equipo remoto
Si bien el entorno de trabajo remoto tiene sus desafíos, también ofrece muchas oportunidades de crecimiento y éxito. En su mayor parte, todavía estamos aprendiendo la mejor manera de navegar por esta nueva forma de trabajar.
Conocer estos riesgos comunes puede ayudarlo a evitarlos y crear un entorno de trabajo remoto exitoso para usted y su equipo. Ahora puedes ver Los mejores consejos para administrar a los miembros remotos del equipo de manera eficiente.
