Los equipos virtuales que trabajan de forma remota no tienen la libertad de realizar interacciones cara a cara como las opciones que podría encontrar con los equipos que trabajan en una oficina física. Por lo general, se basa en diferentes herramientas para comunicarse con diferentes personas desde su ubicación remota.
Debido a las diferencias de lugares y zonas horarias, las llamadas telefónicas no siempre son la mejor solución. La mensajería de texto es una alternativa conveniente la mayor parte del tiempo, donde los miembros del equipo pueden enviar mensajes en cualquier momento sin molestarse entre sí. Pero la comunicación de solo texto tampoco es perfecta. Se puede confiar erróneamente en él si no se tienen en cuenta algunos factores. Verificar Los mejores consejos para administrar a los miembros remotos del equipo de manera eficiente.
En este artículo, discutiremos cómo los equipos virtuales pueden usar la comunicación de solo texto de manera más efectiva.
Cómo los mensajes de texto mejoran las habilidades de comunicación
Los mensajes de texto aportan una sensación diferente a la mesa de comunicación. Hay algunas formas clave de mejorar la comunicación basada en texto. Echémosle un vistazo.
1. Mejorar las habilidades de lectura y escritura
El uso de taquigrafías y emojis es la tendencia en los mensajes de texto, especialmente en conversaciones informales. Este método de enviar mensajes de texto lo aleja de usar el idioma correcto.
Cuando se comunica con su jefe, compañero de trabajo u otro funcionario, no se está comunicando con ellos como lo haría con sus amigos o familiares importantes. Debe escribir en el idioma correcto, lo que requiere una relectura y reestructuración completas. Esto también ayuda a mantener un tono más formal en varias comunicaciones.
2. Fomentar una comunicación clara
La comunicación de solo texto también crea habilidades claras para hablar. Cuando se comunica a través de mensajes de texto, se ve obligado a estar al tanto de sus comunicaciones. Dado que su intención es con fines comerciales, no hay lugar para palabras o frases costosas ni para la redundancia. Verificar Slack vs. Teams: qué herramienta de comunicación y colaboración usar.
Algunos consejos para usar solo comunicación de texto para el trabajo virtual
Dado que los mensajes de texto son una parte vital del trabajo remoto, es importante entender cómo hacerlo más eficiente. Si se hace de manera incorrecta, su equipo seguramente sufrirá brechas de comunicación que pueden interrumpir su flujo de trabajo. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a que sus mensajes sean simples y completos.
1. Evite usar taquigrafía
No importa qué tan cerca esté de sus compañeros de trabajo o varios funcionarios, la comunicación con ellos no debe ser informal. El uso de abreviaturas o acrónimos innecesarios en sus mensajes representa una apariencia poco profesional.
No tienes que ser muy estricto con tus mensajes, pero usar abreviaturas como "U" en lugar de "Tú" en una conversación relacionada con el trabajo no es ético. Este podría ser un gran punto de inflexión para la mayoría de las personas que esperan mensajes de texto estructurados y profesionales.
2. Usa las letras mayúsculas apropiadamente
Las letras mayúsculas son apropiadas para ciertos propósitos de escritura. Usar letras mayúsculas en una oración es uno de los riesgos que debes evitar al enviar mensajes de texto. Como estamos acostumbrados a leer letras en minúsculas, no es fácil leer todas las letras en mayúsculas.
El texto en mayúsculas también le da un carácter fuerte a su mensaje. Parece enojado o le grita al destinatario. Si estás publicando en redes sociales, escribir tu texto en mayúsculas te hace ver como un buscador de atención.
3. Elige un buen momento
La comunicación de solo texto le brinda el privilegio de responder a un mensaje a su conveniencia. Sin embargo, no debe ser a expensas del destinatario al que está enviando el mensaje.
Por ejemplo, es inapropiado enviar un mensaje de texto en medio de la noche o en las primeras horas de la mañana a menos que se le indique específicamente que esto no es un problema. No debe esperar una pronta respuesta a este tipo de mensaje. Lo mejor es enviar todas las cartas relacionadas con el trabajo durante las horas de trabajo.
4. Evita las oraciones largas
La gramática para una buena escritura se vuelve aburrida si es demasiado larga sin ir más allá de los párrafos. La capacidad de atención de la persona a la que estás enviando mensajes de texto puede ser menor que la atención de un niño pequeño. Los mensajes de texto masivos pueden hacer que navegue por el contenido en lugar de leerlo.
Omitir puede hacer que pierda detalles importantes en el mensaje, lo que podría cambiar su intención como remitente.
5. Usa emojis solo cuando sea necesario
Los emojis no son malos. De hecho, ha tenido un gran impacto en la forma en que nos comunicamos de manera positiva. Los emojis te ayudan a expresar bien algunas emociones.
Al enviar un mensaje de texto relacionado con el trabajo, no tienes que deshacerte por completo del uso de emojis en tu texto. En cambio, debe saber cuándo es apropiado usarlos, para no dar una falsa impresión. Si no está seguro de cuándo usarlo, guárdelo.
6. No haga suposiciones
En los mensajes de texto, existe la tendencia a asumir cuándo y cómo responderá el destinatario a su mensaje. Si lo hace, puede afectar negativamente su estado de ánimo porque su respuesta puede ser muy diferente.
No importa cuánto tarde el destinatario en responder, nunca asumas lo que está pensando. Espera hasta que tengas noticias de él. Puedes enviar un recordatorio si es urgente.
7. revisa tu mensaje
No se apresure a presionar "enviar" sin corregir su mensaje. Es muy fácil pasar desapercibido en tu escritura, así que tómate tu tiempo para detectar y corregir tus errores ortográficos y gramaticales.
Se tarda más en resolver los problemas causados por SMS, chat o correo electrónico mal escritos que la primera vez. ¿Cansado de revisar manualmente tus mensajes? Grammarly es muy útil en este sentido. Verificar Las mejores alternativas gramaticales que se adaptan a sus necesidades.
Las mejores herramientas de solo texto que puedes usar
La creciente popularidad del trabajo remoto ha visto la introducción de muchas herramientas de flujo de trabajo en los últimos años. Algunas de estas herramientas hacen un gran trabajo al brindar a los equipos virtuales la oportunidad de prosperar en sus trabajos a través de la comunicación de solo texto. Echemos un vistazo a algunos de ellos.
1. Flojo
Solicitud Flojo Es principalmente una aplicación de mensajería corporativa que permite a los miembros del equipo reunirse bajo un mismo techo con fines comerciales. Brinda una oportunidad para la comunicación uno a uno entre dos miembros, así como la comunicación grupal con tres o más miembros.
Si trabaja en proyectos con unos pocos seleccionados, puede restringir la comunicación entre estas personas a un espacio dedicado llamado canales. Los miembros de la sala pueden comunicarse libremente sin preocuparse de que otros miembros del equipo accedan a sus mensajes. Verificar Los mejores consejos y trucos de Slack para aumentar su eficiencia y productividad.
2. Equipos de Microsoft
Microsoft Teams Es una herramienta de flujo de trabajo basada en chat para la comunicación empresarial. Adecuado para equipos virtuales, permite a los miembros del equipo colaborar en tareas con la oportunidad de compartir archivos y documentos de trabajo.
Atendiendo a las diferentes necesidades de comunicación de los equipos virtuales, los miembros del equipo pueden chatear entre sí individualmente y también chatear en grupo cuando colaboran en proyectos. Se pueden otorgar diferentes niveles de acceso a los miembros del equipo en función de su participación en los proyectos. Verificar Las mejores formas de gestionar tu equipo en Microsoft Teams.
3. Campamento base
Campamento base Es una aplicación de flujo de trabajo y comunicación en línea. Una buena opción para equipos virtuales, permite la colaboración grupal usando solo comunicación de texto.
Puede delegar tareas a personas específicas y comunicarse con ellas individualmente. Del mismo modo, los miembros del equipo pueden colaborar en tareas y comunicarse abiertamente con todos los que están al tanto de lo que está pasando. También proporciona recordatorios de tareas que incitan a los miembros del equipo a cumplir con los plazos. Verificar Las mejores herramientas gratuitas para la colaboración en línea mientras trabajas desde casa.
Concéntrese en la información importante solo a través del texto
Responder muchas llamadas telefónicas relacionadas con el trabajo toma más tiempo de lo que piensas. Si bien puede terminar hablando de cosas improductivas mucho después de que se haya transmitido el mensaje.
Usando solo comunicación de texto, escriba solo los detalles importantes requeridos. Todos obtienen la información que necesitan para ser efectivos en el trabajo. No hay lugar para la falta de comunicación o ningún lugar, donde las palabras deben deletrearse completamente para que todos las entiendan. Ahora puedes ver Las mejores herramientas de comunicación interna en tu lugar de trabajo.
