Si es un usuario frecuente de Hojas de cálculo de Google en la vida diaria, debe saber que las tareas repetitivas tardan mucho en completarse. Necesita formatear celdas, texto, números, gráficos, bordes, etc.
Con Google App Script y la grabación basada en GUI, puede automatizar muchas tareas mediante la ejecución de macros. Aunque ejecutar una macro es fácil, puede que no sea posible o aceptable en todos los casos. Al comprender las ventajas y desventajas de las macros en Hojas de cálculo de Google, puede usarlas de manera eficiente y segura. Verificar Cómo crear y ejecutar macros en Microsoft Word.
¿Por qué debería usar macros en Hojas de cálculo de Google?
Suponga que necesita administrar miles de datos en varias hojas de trabajo. Estos datos pueden ser presupuesto anual, listas de tareas pendientes, presupuesto mensual, seguimiento de inversiones, planificador de eventos, programación, inventarios de productos, etc.
Al final, contendrá todo Hojas de cálculo de Google Estos tienen diferentes formatos para texto, números, fechas, horas y más. También puede crear columnas, filas y texto en color para mostrar mejor los datos.
Puede eliminar muchos pasos repetitivos y automatizar tareas si registra cuidadosamente todas las interacciones de la interfaz de usuario de Hojas de cálculo de Google que realiza con la grabadora de macros. Haga esto una vez para cada hoja de trabajo y asigne un atajo de teclado a la macro.
Ahora, use el atajo de teclado para formatear los datos recién ingresados. Aquí hay algunas macros fáciles para comenzar:
- Dar formato a varias tablas en una hoja de cálculo.
- Cree la misma visualización de datos a partir de conjuntos de datos similares repetidamente.
- Convierta fórmulas en valores y luego exporte los datos a cualquier otra herramienta.
- Ordene los datos en todas las hojas siguiendo una regla estándar.
- Muestre fácilmente columnas y filas en la hoja de cálculo.
- Establezca colores de pestaña uniformes para todas las hojas de un archivo determinado.
- Las macros le permiten restablecer rápidamente los filtros.
Puede implementar macros para reducir el tiempo que dedica a organizar y calcular datos. Los beneficios de Macros en Hojas de cálculo de Google aumentarán su confianza, lo motivarán y acelerarán su flujo de trabajo.
Aquí se explica cómo crear una macro:
- En una computadora, abra una hoja de cálculo en sheets.google.com.
- En la parte superior de la página, toca Adiciones Entonces macros Entonces Grabación de macros.
- En la parte inferior de la página, elija el tipo de referencia de celda que desea que use la macro:
- Usar referencias absolutas: La macro realizará las tareas en la celda exacta que está grabando. Por ejemplo, si la celda A1 está oscurecida, la macro siempre oscurecerá la celda A1 sin importar en qué celda haga clic.
- Usar referencias relativas: La macro ejecutará las tareas en la celda que elija y en las celdas contiguas. Por ejemplo, si se registran las celdas en negrita A1 y B1, la macro se puede usar más adelante en las celdas en negrita C1 y D1.
- Complete la tarea que desea grabar. Cuando termines, toca Guardar.
- Asigne un nombre a la macro, cree un acceso directo personalizado y haga clic en Guardar.
Para ejecutar una macro, haga clic en Complementos, luego en Macros y luego en la macro que desee.
¿Cuáles son las ventajas de usar macros en Hojas de cálculo de Google?
Las macros son uno de los trucos rápidos de Google Sheets para mejorar la experiencia del usuario. Aumenta su eficiencia y capacidad para administrar más datos al tiempo que reduce el tiempo de respuesta general. Estos son algunos de los beneficios vitales de usar macros en su hoja de cálculo:
1. Automatización
Puede automatizar completamente el procesamiento de datos basado en Hojas de cálculo de Google con macros. Todo lo que tiene que hacer es planificar su estrategia de entrada de datos, formatear, organizar, calcular y visualizar.
Ahora, realice las tareas paso a paso mientras graba cada tarea en una macro separada. Asigne métodos abreviados de teclado exclusivos a las macros. También puede crear un glosario de estas abreviaturas y ponerlas en la hoja de trabajo como referencia.
Para el trabajo de base de datos a pequeña escala, las macros de Hojas de cálculo de Google pueden reducir fácilmente la cantidad necesaria de tareas que debe realizar cada miembro del equipo o herramientas costosas.
2. Procesamiento de datos sin errores
El error humano es inevitable en las hojas de cálculo. Los errores pueden multiplicarse si hay varias personas trabajando en la misma hoja de trabajo. Por lo tanto, la ejecución de macros reducirá las tareas manuales, como la entrada de datos, el formateo de datos y los cálculos de datos.
Cuando hay tareas manuales mínimas, puede esperar un procesamiento sin errores en una hoja de cálculo colaborativa.
3. Aplicación de reglas de cumplimiento y validación de datos
Si su negocio requiere estrictos requisitos de cumplimiento, puede usar macros. ¿Dónde puede aprovechar las macros para aplicar varias reglas a la vez en lugar de asignar reglas manualmente a cada hoja?
Implemente fácilmente políticas de cumplimiento y validación de datos en múltiples proyectos sin perder tiempo ni dinero.
4. Reducir las conjeturas
Las macros y los formularios de Google pueden ayudarlo a aumentar el poder de sus hojas de trabajo. Para hojas de trabajo colaborativas, use Formularios de Google para la entrada de datos. Además, configure algunas macros para formato y cálculos.
Los miembros de su equipo ahora pueden ingresar nuevos datos y formatear el documento para cumplir con sus expectativas. Tampoco necesitan esperar las instrucciones asignadas a cada tarea.
5. Desestresarse
Si necesita ingresar datos manualmente, formatear celdas, calcular valores, etc., usted o cualquier miembro de su equipo se cansará lo antes posible. El trabajo manual también necesita un enfoque adicional. En consecuencia, su fuerza de trabajo se vuelve más improductiva.
Las macros automáticas lo ayudan a trabajar más rápido y eliminar el aburrimiento en el trabajo. Usted y todos los demás con usted pueden cambiar fácilmente el enfoque a tareas críticas que generan ingresos adicionales para usted. Verificar ¿Qué es la carga de trabajo excesiva y cómo se puede evitar?
6. Fácil de solucionar problemas
Una sola macro puede almacenar múltiples interacciones de interfaz de usuario. Por lo tanto, si ve algún formato inusual, datos que necesitan regularización o valores no calculados, sabrá dónde solucionar el problema.
Si no está utilizando macros, deberá seguir varios pasos de solución de problemas.
7. Integración de aplicaciones de Google
El programa principal para macros es App Script. Puede aprender scripts avanzados para integrar Google Sheets con Servicios de Google Workspace Otros como Documentos, Drive, Formularios, etc.
Puede usar macros para mover, copiar o eliminar archivos en Google Drive desde Hojas de cálculo de Google.
¿Hay alguna desventaja para las macros en Hojas de cálculo de Google?
Algunas fallas impiden el despliegue completo de macros en cualquier proyecto. Estas son las deficiencias que puede encontrar al usar macros en Hojas de cálculo de Google:
1. Problemas de seguridad de App Script
Las macros desconocidas pueden representar una amenaza para toda su hoja de cálculo de Google. Un hacker puede crear secuencias de comandos macro complejas que pueden robar datos de su empresa o destruir su base de datos para siempre.
2. Las macros no exportan/importan automáticamente
No puede ejecutar macros personalizadas en una hoja de papel sobre otra. Debe pasar por un proceso complejo de importación de macros copiando el script adjunto.
3. Curva de aprendizaje
Debe consultar algunos artículos de educación y capacitación de Hojas de cálculo de Google para dominar el uso de macros. También deberá planificar las interacciones de la interfaz de usuario de Hojas de cálculo de Google para crear potentes macros.
4. Conflicto de atajos de teclado
Hay al menos diez métodos abreviados de teclado de Hojas de cálculo de Google que pueden interferir con los métodos abreviados de macro. Porque estos atajos también comienzan con Ctrl + Alt + Shift.
Por lo tanto, debe crear accesos directos únicos para sus macros. También escríbalo para referencia futura.
5. Puede haber errores en las macros condensadas
A veces, es posible que no incluya todas las interacciones de la interfaz de usuario en una macro. El uso de macros en pasos grandes puede ralentizar el procesamiento de datos o incluso no funcionar en absoluto. Es posible que desee dividir los pasos en varias macros.
Macros en Google Sheets para automatizar tareas
Siempre hay ventajas y desventajas para cualquier tecnología, y las macros en Hojas de cálculo de Google no son una excepción. Sin embargo, sus ventajas parecen más que sus desventajas.
Por lo tanto, encontrará que muchos expertos en Hojas de cálculo de Google usan macros en sus hojas de trabajo para entregar un trabajo impecable en un entorno de trabajo acelerado. Al implementar macros, también puede convertirse en un usuario avanzado de Hojas de cálculo de Google. Ahora puedes ver Las mejores formas de convertir archivos de Excel a hojas de cálculo de Google.
