إذا كنت مُستخدمًا بشكل دائم لـ “جداول بيانات Google” في الحياة اليومية ، فيجب أن تعلم أنَّ المهام المُتكررة تستغرق وقتًا طويلاً لتفيذها. تحتاج إلى تنسيق الخلايا والنصوص والأرقام والرسوم البيانية والحدود وما إلى ذلك.
بفضل برمجة التطبيقات من Google (App Script) والتسجيل المُستند إلى واجهة المستخدم الرسومية ، يُمكنك أتمتة الكثير من المهام عن طريق تشغيل وحدات الماكرو. على الرغم من أنَّ تشغيل الماكرو أمر سهل ، إلا أنه قد لا يكون مُمكنًا أو مقبولًا في جميع الحالات. من خلال فهم مزايا وعيوب وحدات الماكرو في “جداول بيانات Google” ، يُمكنك استخدامها بكفاءة وأمان. تحقق من كيفية إنشاء وتشغيل وحدات الماكرو في Microsoft Word.
لماذا يجب عليك استخدام وحدات الماكرو في “جداول بيانات Google”؟
لنفترض أنك بحاجة إلى إدارة آلاف البيانات في أوراق عمل مُتعددة. يُمكن أن تكون هذه البيانات عبارة عن الميزانية السنوية ، وقوائم المهام ، والميزانية الشهرية ، ومتتبع الاستثمار ، ومخطط الأحداث ، والجدولة ، وقوائم جرد المنتجات ، وما إلى ذلك.
في النهاية ، ستحتوي كل جداول بيانات Google هذه على تنسيقات مُختلفة للنصوص والأرقام والتواريخ والأوقات وغير ذلك الكثير. يُمكنك أيضًا إنشاء أعمدة وصفوف ونصوص ملونة لعرض البيانات بشكل أفضل.
يُمكنك التخلص من العديد من الخطوات المُتكررة وتنفيذ المهام تلقائيًا إذا سجلت بعناية جميع تفاعلات واجهة مستخدم جداول بيانات Google التي تُجريها باستخدام مُسجِّل الماكرو. قم بذلك مرة واحدة لكل ورقة عمل ، وقم بتعيين اختصار لوحة مفاتيح للماكرو.
الآن ، استخدم اختصار لوحة المفاتيح لتنسيق البيانات المُدخلة حديثًا. فيما يلي بعض وحدات الماكرو السهلة التي يُمكنك البدء في استخدامها:
- تنسيق جداول عديدة في ورقة عمل.
- إنشاء نفس تصور البيانات من مجموعات مماثلة من البيانات بشكل مُتكرر.
- تحويل الصيغ إلى قيم ثم تصدير البيانات إلى أي أدوات أخرى.
- فرز البيانات في جميع الأوراق باتباع قاعدة موحدة.
- إظهار الأعمدة والصفوف بسهولة عبر ورقة العمل.
- تعيين ألوان علامة تبويب موحدة لجميع الأوراق الخاصة بملف مُعين.
- تُتيح لك وحدات الماكرو إعادة تعيين عوامل التصفية بشكل سريع.
يُمكنك تنفيذ وحدات الماكرو لتقليل الوقت الذي تقضيه في تنظيم البيانات وحسابها. ستُعزز مزايا وحدات ماكرو في “جداول بيانات Google” ثقتك بنفسك وتعمل على تحفيزك وتسريع وتيرة سير عملك.
إليك كيفية إنشاء وحدة ماكرو:
- على الكمبيوتر، افتح جدول بيانات على sheets.google.com.
- في أعلى الصفحة، انقر على الإضافات ثم وحدات الماكرو ثم تسجيل ماكرو.
- في أسفل الصفحة، اختَر نوع مرجع الخلية الذي تُريد أن تستخدمه وحدة الماكرو:
- استخدام مراجع مطلقة: ستنفِّذ وحدة الماكرو المهام على الخلية التي تسجِّلها بالضبط. على سبيل المثال، في حال تغميق الخلية A1، ستعمل وحدة الماكرو على تغميق الخلية A1 دائمًا بغض النظر عن الخلية التي تنقر عليها.
- استخدام المراجع النسبية: ستنفِّذ وحدة الماكرو المهام على الخلية التي تختارها والخلايا المجاورة لها. على سبيل المثال، في حال تسجيل الخليتين الغامقتين A1 وB1، يمكن استخدام وحدة الماكرو لاحقًا على الخليتين الغامقتين C1 وD1.
- أكمل المهمة التي تُريد تسجيلها. عند الانتهاء من ذلك، انقر على حفظ.
- سمِّ وحدة الماكرو، وأنشئ اختصارًا مخصّصًا ثم انقر على حفظ.
لتنفيذ ماكرو، انقر على الإضافات ثم وحدات الماكرو ثم وحدة الماكرو التي تريدها.
ما هي مزايا استخدام وحدات الماكرو في “جداول بيانات Google”؟
تُعد وحدات الماكرو أحد الحيل السريعة لـ “جداول بيانات Google” لتحسين تجربة المستخدم. فهي تزيد من كفاءتك وقدرتك على إدارة المزيد من البيانات مع تقليل وقت الاستجابة الإجمالي. فيما يلي بعض الفوائد الحيوية لاستخدام وحدات الماكرو في جدول البيانات الخاص بك:
1. الأتمتة
يُمكنك أتمتة معالجة البيانات المُستندة إلى “جداول بيانات Google” بالكامل باستخدام وحدات الماكرو. كل ما عليك فعله هو التخطيط لاستراتيجيتك لإدخال البيانات والتنسيق والتنظيم والحساب والتصور.
الآن ، قم بتنفيذ المهام خطوة بخطوة أثناء تسجيل كل مُهمة في ماكرو مُنفصل. قم بتعيين اختصارات لوحة مفاتيح فريدة لوحدات الماكرو. يمكنك أيضًا إنشاء مسرد لهذه الاختصارات ووضعها في ورقة العمل كمرجع.
بالنسبة لعمل قاعدة البيانات على نطاق صغير ، يُمكن لوحدات ماكرو “جداول بيانات Google” خفض الكمية اللازمة من المهام التي يجب القيام بها من طرف كل عضو في الفريق أو الأدوات المُكلفة بسهولة.
2. معالجة البيانات بشكل خالي من الأخطاء
الخطأ البشري أمر لا مفر منه في جداول البيانات. يُمكن أن تتضاعف الأخطاء إذا كان هناك عدة أفراد يعملون في نفس ورقة العمل. لذلك ، سيؤدي تنفيذ وحدات الماكرو إلى تقليل المهام اليدوية مثل إدخال البيانات وتنسيقها وحسابات البيانات.
عندما يكون هناك حد أدنى من المهام اليدوية ، يُمكنك توقع معالجة خالية من الأخطاء في جدول بيانات تعاوني.
3. تطبيق قواعد التحقق من صحة البيانات والامتثال
إذا كان عملك يتطلب متطلبات امتثال صارمة ، فيُمكنك استخدام وحدات الماكرو. أين يُمكن الإستفادة من وحدات الماكرو لتطبيق قواعد مُتعددة على الفور بدلاً من تعيين القواعد يدويًا لكل ورقة.
يُمكنك تنفيذ سياسات الامتثال والتحقق من صحة البيانات بسهولة عبر العديد من المشاريع دون إضاعة الوقت والمال.
4. التقليل من التخمين
يمكن أن تساعدك وحدات الماكرو ونماذج Google في زيادة قوة أوراق العمل الخاصة بك. لأوراق العمل التعاونية ، استخدم نماذج Google المُخصصة لإدخال البيانات. أيضًا ، قم بتعيين عدد قليل من وحدات الماكرو للتنسيق والحسابات.
يمكن لأعضاء فريقك الآن إدخال بيانات جديدة وتنسيق الورقة لتلبية توقعاتك. كما أنهم لا يحتاجون إلى انتظار التعليمات المُخصصة لكل مُهمة.
5. التخلص من الإجهاد
ستُصبح أنت أو أي عضو في فريقك مرهق بشدة في أقرب فرصة إذا كُنتَ بحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا أو تنسيق الخلايا أو حساب القيم وما إلى ذلك. يحتاج العمل اليدوي أيضًا إلى تركيز إضافي. وبالتالي ، تُصبح قوتك العاملة غير منتجة بشكل أكبر.
تُساعدك وحدات الماكرو التلقائية على العمل بشكل أسرع والقضاء على الملل أثناء العمل. يُمكنك أنت وكل من معك بسهولة تحويل التركيز إلى المهام الحيوية التي تُحقق لك إيرادات إضافية. تحقق من ما هو عبء العمل الزائد وكيف يمكنك تجنبه؟
6. من السهل استكشاف الأخطاء وإصلاحها
يمكن لوحدة ماكرو واحدة تخزين تفاعلات مُتعددة لواجهة المستخدم. وبالتالي ، إذا رأيت أي تنسيق غير عادي أو بيانات بحاجة إلى تنظيم أو قيم غير محسوبة ، فستعرف مكان تحري الخلل وإصلاحه.
إذا كنت لا تستخدم وحدات الماكرو ، فسيتعين عليك اتباع العديد من الخطوات لتحرّي الأخطاء وإصلاحها.
7. تكامل تطبيقات Google
البرنامج الأساسي لوحدات الماكرو هو App Script. يُمكنك تعلم البرامج النصية المتقدمة لدمج جداول بيانات Google مع خدمات Google Workspace الأخرى مثل المستندات و Drive والنماذج وما إلى ذلك.
يُمكنك استخدام وحدات الماكرو لنقل الملفات أو نسخها أو حذفها في Google Drive من جداول بيانات Google.
هل هناك أي عيوب لوحدات الماكرو في “جداول بيانات Google”؟
تمنع بعض العيوب النشر الكامل لوحدات الماكرو في أي مشروع. فيما يلي أوجه القصور التي قد تُواجهها أثناء استخدام وحدات الماكرو في “جداول بيانات Google”:
1. مشكلات أمان App Script
يُمكن أن تُشكل وحدات الماكرو غير المعروفة تهديدًا لورقة عمل Google بأكملها. يُمكن للمُتسلل إنشاء نصوص ماكرو مُعقدة يُمكنها سرقة البيانات من عملك أو تدمير قاعدة البيانات للأبد.
2. لا تقوم وحدات الماكرو بالتصدير / الاستيراد تلقائيًا
لا يُمكنك تنفيذ وحدات الماكرو المُخصصة لورقة على أخرى. تحتاج إلى متابعة عملية معقدة لاستيراد وحدات الماكرو عن طريق نسخ البرنامج النصي المُرافق.
3. منحنى التعلم
تحتاج إلى الاطلاع على بعض المقالات التعليمية والتدريب في “جداول بيانات Google” لإتقان استخدام وحدات الماكرو. ستحتاج أيضًا إلى تخطيط تفاعلات واجهة مستخدم جداول بيانات Google لإنشاء وحدات ماكرو فعَّالة.
4. تعارض اختصارات لوحة المفاتيح
هناك ما لا يقل عن عشرة اختصارات لوحة مفاتيح لـ “جداول بيانات Google” يُمكن أن تتداخل مع اختصارات الماكرو. لأن هذه الاختصارات تبدأ أيضًا بـ Ctrl + Alt + Shift.
وبالتالي ، تحتاج إلى إنشاء اختصارات فريدة لوحدات الماكرو. اكتبها أيضًا للرجوع إليها في المستقبل.
5. يُمكن أن يكون هناك أخطاء في وحدات الماكرو المُكثفة
في بعض الأحيان ، قد لا تقوم بتضمين جميع تفاعلات واجهة المستخدم في ماكرو واحد. قد يؤدي استخدام الماكرو بخطوات واسعة النطاق إلى إبطاء معالجة البيانات أو حتى عدم العمل على الإطلاق. قد ترغب في تقسيم الخطوات إلى وحدات ماكرو مُتعددة.
وحدات ماكرو في “جداول بيانات Google” لتفيذ المهام تلقائيًا
هناك دائمًا مزايا وعيوب لأي تقنية ، ولا تُستثنى من ذلك وحدات ماكرو في “جداول بيانات Google”. ومع ذلك ، فإنَّ مزاياها تبدو أكثر من عيوبها.
لذا ، ستجد أنَّ العديد من خبراء جداول بيانات Google يستخدمون وحدات الماكرو في أوراق العمل الخاصة بهم لتقديم عمل لا تشوبه شائبة في بيئة عمل سريعة الوتيرة. من خلال تنفيذ وحدات الماكرو ، يُمكنك أيضًا أن تصبح مستخدمًا قويًا لجداول بيانات Google. يُمكنك الإطلاع الآن على أفضل الطرق لتحويل ملف Excel إلى جداول بيانات Google.
