أفضل النصائح لإدارة قناة Slack لفريقك

عندما يتم إجراء مُعظم تواصلاتك في مكان العمل من خلال Slack ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أنَّ إعدادات التطبيق مثالية وبأنه يُمكنك الإستفادة من خصائصه بأفضل شكل. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في إنشاء قناة Slack مُخصصة للمُحادثة مع أعضاء الفريق.

إذا كان لديك بالفعل قناة جماعية ، فأنت بالفعل على المسار الصحيح ، ولكن هناك الكثير من الأشياء التي يُمكنك القيام بها لتحسين تجربة التواصل مع زملائك في العمل. في بعض النواحي ، عليك أن تتخيل كيف يُمكنك محاكاة بيئة العمل وجهًا لوجه ، وعكس ذلك على الإنترنت. تحقق من بعض النصائح للتعامل مع بيئة العمل غير الصحية.

دعنا نلقي نظرة على بعض النصائح والحيل لجعل قناة Slack الخاصة بك فعَّالة وجذابة.

1. تثبيت الملفات والمُستندات على قناة Slack

قد يكون لديك بالفعل نظام تخزين ملفات رقمي يُمكن للجميع الوصول إليه ، سواء كان ذلك على Google Drive أو One Drive أو أي شيء آخر. ومع ذلك ، يُمكن أن تتسبب هذه الملفات في الفوضى بسهولة ، وفي بعض الأحيان يكون من الصعب العثور على الملفات ، حتى من خلال البحث عنها.

من المُفيد للجميع إذا كان من المُمكن العثور على الملفات الأكثر صلة بفريقك مُثبتة في الجزء العلوي من قناة Slack الخاصة بك. هناك عدة طرق للقيام بذلك.

أولاً ، يُمكنك تثبيت الملفات التي قمت بتحميلها عبر الرسائل بالمرور فوق الرسالة والنقر فوق زر القائمة (النقاط الرأسية الثلاث) ، وتحديد تثبيت بالقناة.

بدلاً من ذلك ، أسفل اسم قناة Slack الخاصة بك ، انقر فوق رمز المزيد وحدد إضافة إشارة مرجعية إلى هذه القناة. يُمكنك هنا لصق ارتباط للملف (مثل مُحرِّر مستندات Google) أو موقع ويب أو أي شيء يقوم بإنشاء ارتباط. بعد ذلك ، قم ببساطة بتسمية الإشارة المرجعية ، وانقر فوق إضافة. سيتم الآن تثبيته في الجزء العلوي من قناتك.

لتنظيم الشريط المُثبت ، ما عليك سوى اتباع نفس التعليمات وتحديد إنشاء مجلد بدلاً من ذلك ، وتسميته. بعد ذلك ، ما عليك سوى سحب الملفات التي تُريدها إليه ، أو النقر فوق المجلد وتحديد إضافة إشارة مرجعية لنشرها مباشرةً. تحقق من كيفية الترحيب بالأعضاء الجُدد تلقائيًا باستخدام مُنشئ سير العمل في Slack.

2. إعداد بريد إلكتروني على Slack

تخيل لو كان بإمكانك بسهولة إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني المُهمة إلى قناة Slack الخاصة بك ، دون الحاجة إلى نسخ المحتويات ولصقها في رسالة؟ بالطبع يُمكنك!

سواء كان إعلان شركة ، أو تذكيرًا تم إرساله عبر البريد الإلكتروني ، يُمكنك إرسالها مباشرةً إلى قناتك عن طريق إعداد بريد إلكتروني على Slack:

• في القناة التي تختارها ، انقر فوق اسم القناة.
• انتقل إلى علامة التبويب التكامل.
• حدد إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى هذه القناة.
• أعط الخيار تسمية واسمًا وأيقونة ، ثم اضغط على حفظ التكامل.

سيؤدي هذا إلى إنشاء عنوان بريد إلكتروني على Slack ، والذي يُمكِّنك الآن من إرسال وإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إليه. سينتقل البريد الإلكتروني مباشرةً إلى قناتك كرسالة ليراها الجميع. يُمكنك أيضًا مشاركة عنوان البريد الإلكتروني على Slack مع زملائك ، حتى يتمكن كل منهم من فعل الشيء نفسه.

3. إنشاء سير عمل تلقائي للأعضاء الجُدد

ميزة مُمتازة لـ Slack هي مُنشئ سير العمل التلقائي ، والذي يسمح لك بتحويل المهام الروتينية إلى عمليات تلقائية. يُمكنك الاستفادة منه لنشر رسالة ترحيب ، عند إضافة مستخدم جديد إلى القناة.

للبدء ، ما عليك سوى اتباع الخطوات التالية:

• في قناة فريقك ، انقر فوق اسم القناة في الجزء العلوي من الشاشة.
• انتقل إلى عمليات التكامل وانقر فوق إضافة سير عمل ، والذي سيفتح نافذة جديدة.
• انقر فوق علامة التبويب النماذج وحدد A warm Welcome for new teammates.
• حدد القناة التي تُريد استخدام سير العمل المُنشأ فيها.
• انقر فوق تحرير بجوار إرسال رسالة إلى الشخص الذي انضم إلى القناة ، واكتب رسالة الترحيب التي تُريد ظهورها.
• انقر فوق حفظ ، وبمجرد أن تصبح راضيًا عن سير عملك ، انقر فوق نشر في الجزء العلوي من النافذة.

عندما ينضم زميل جديد إلى قناتك ، سيتم إرسال هذه الرسالة تلقائيًا ، لذلك لن يضطر إلى الانتظار حتى تكون مُتاحًا للإقرار به. قد يدفع هذا أيضًا بقية أعضاء فريقك للترحيب به أيضًا. تحقق من أفضل النصائح والحيل على Slack لزيادة كفاءتك وإنتاجيتك.

4. الاستفادة من تكامل Polly لإنشاء استطلاعات الرأي

سواء كان الأمر مُتعلقًا بالعمل ، أو كنت ترغب فقط في الاستمتاع ببعض الألعاب والمرح مع زملائك ، فإنَّ إعداد استطلاعات الرأي في قناة Slack لفريقك يُعد طريقة رائعة للحصول على آراء الأشخاص بسرعة. Polly هو تكامل يُتيح لك القيام بذلك بالضبط.

إذا لم تكن قد قمت بإعداد Polly بالفعل ، فيُمكنك إضافته بالنقر فوق رمز المزيد بجوار التطبيقات في الشريط الجانبي لـ Slack. ابحث عن Polly واتبع التعليمات التي تظهر على الشاشة لإضافته إلى Slack.

بعد ذلك ، لإنشاء استطلاع جديد:

• في مربع نص رسالتك ، اكتب /polly ، ومن قائمة الاقتراحات ، حدد إنشاء استطلاع باستخدام Polly.
• انقر فوق إنشاء جديد ، إذا كنت تُريد البدء من نقطة الصفر ، أو اختر نموذجًا من المطالبات أعلاه.
• قم بتسمية الاستطلاع الخاص بك ، واختر نوع السؤال.
• في مربع النص ، اكتب اختيارات الإجابة (ضع كل خيار في سطر منفصل).
• حدد ما إذا كنت ترغب في السماح بالتعليقات ، والسماح بأصوات مُتعددة ، وما إذا كان بإمكان الجمهور إضافة اختيارات.
• قم بذلك مع العديد من الأسئلة التي تُريدها (انقر فوق + إضافة سؤال في أسفل النافذة لإضافة أسئلة إضافية).
• انقر فوق إرسال.

سيتم بعد ذلك نشر استطلاع الرأي الخاص بك في القناة ، حتى يتمكن زملاؤك في العمل من الإجابة عليه. تحقق من كيفية إجراء الاستطلاعات على Google Chat.

5. جدولة رسائل Slack لتذكير الفريق

لنفترض أنك بحاجة إلى تذكير فريقك بالتنافس في مُهمة يوم الأربعاء ، لكنك تعلم أنك ستكون في اجتماعات مُتتالية طوال اليوم ، ولن يكون لديك وقت لإرسال رسالة جيدة الإعداد. يُمكنك استخدام الوقت المتاح لك الآن لكتابة تذكيرك وجدولة إرساله إلى يوم الأربعاء.

كل ما عليك فعله هو كتابة الرسالة التي تنوي إرسالها إلى قناتك ، ثم النقر فوق السهم المتجه للأسفل بجوار الزر “إرسال”. حدد وقت مُخصص ، ثم اختر تفاصيل اليوم والوقت التي تُريد أن يتم فيها نشرها. بمجرد أن تكون سعيدًا ، اضغط على جدولة الرسالة. تحقق من أفضل تطبيقات Slack التي من شأنها تحسين الاتصالات الخاصة بك.

استخدم قناة Slack بأقصى إمكانياتها

النصائح المُوضحة في هذه المقالة ليست سوى بعض الأشياء التي يُمكن تنفيذها لجعل قناة Slack لفريقك تعمل بسلاسة. عندما تستخدم ميزات Slack بشكل إبداعي ، فإنك تجعل التواصل وإدارة المهام أسهل لفريقك.

هذه الميزات موجودة ، فقط في انتظار استخدامها إلى أقصى إمكانياتها. من المحتمل أن يشكرك زملاؤك في العمل على هذا الجهد ، وسوف يُحفز الفريق مع توفير الوقت. يُمكنك الإطلاع الآن على أفضل أدوات التواصل الداخلي في مكان عملك.