Если вы беспокоитесь о том, что введенные вами стартовые фразы электронной почты звучат слабо и плохо говорят о вашем содержании, не волнуйтесь, вы не одиноки. Даже опытный писатель иногда тратит часы на создание идеального вступления. Все знают, что они должны привлечь внимание читателя, но лишь немногие могут это сделать.
Чтобы освоить стартовые фразы для электронной почты, вы должны сначала изучить, как выглядят плохие фразы. Вот некоторые часто упускаемые из виду опасные ошибки, которых следует избегать при написании профессиональных электронных писем. Проверять Распространенные ошибки, на которые следует обратить внимание в деловых письмах.
1. Чрезмерное использование смайликов и знаков препинания
Смайлики стали настолько популярными, что даже не разбирающиеся в технологиях взрослые используют их в повседневном общении. Ведь выразить чувства через текст сложно. Вместо точного описания нюансов невербального общения вам будет проще просматривать цифровые изображения. Чтобы сделать его еще более личным, вы даже можете создавать собственные смайлики с помощью приложений.
Хотя смайлики уместны, вы не должны использовать их в своих рабочих электронных письмах. Они выглядят непрофессионально. Некоторые читатели могут ассоциировать вас с надоедливым маркетологом, который часто начинает электронные письма большими смайликами.
То же правило относится и к излишней пунктуации. Хотя многочисленные восклицательные знаки и точки указывают на всплеск эмоций, иногда они выглядят как спам. Используйте его только с близкими друзьями и сверстниками. В противном случае вы рискуете показаться теневым маркетологом, который злоупотребляет «!!!!». для создания мнимой срочности.
2. Использование коммерческого языка
Агрессивная тактика электронной почты редко работает. Электронные письма, содержащие информацию о продажах, автоматически закрываются получателем, независимо от цели сообщения. Как только он это делает, он часто не открывает их снова. Некоторые люди даже полностью заблокируют отправителя, если не знают его лично.
Чтобы не постигла та же участь:
- Включите начальные фразы электронного письма.
- Используйте первые несколько предложений, чтобы сосредоточиться на своем личном бренде, а не продвигать призыв к действию.
- Вы должны заслужить доверие читателя прежде всего. Хотите ли вы повышения от своего работодателя или планируете свидание с чиновниками, вы должны сначала зарекомендовать себя как надежный человек.
3. Написание длинного вступления
По иронии судьбы, люди склонны чрезмерно объяснять, когда теряются слова. Они пытаются компенсировать неопределенность, блуждая и превращая читателей в связанные, но несущественные предметы. Это нормальный ответ. Если вы небрежны, вы можете написать несколько абзацев, прежде чем добраться до сути вашего письма.
Хотя перезапись и объяснение кажутся полезными, правда в том, что это негативно влияет на внимание читателей. У вашего получателя обычно короткая продолжительность концентрации внимания — они не дадут вашему письму шанса, если вы начнете с длинного и скучного вступления. Держите отверстие чистым. Назовите полномочия, расскажите, почему вы связываетесь с ним, а затем возбудите его любопытство с помощью точки влияния.
помнить: Вступление должно задать тон вашему письму, а не резюмировать его. Попробуйте написать информативное и привлекательное введение, которое обеспечивает контекст и вовлекает читателя. Кроме того, представьтесь в двух-трех предложениях.
4. Использование жаргона
Профессиональный жаргон относится к техническим терминам, используемым в определенных обществах. которые быстро передают сложные концепции, которые в противном случае потребовали бы длинных и избыточных объяснений. Эти термины не имеют синонимов. Вы будете полагаться на него больше всего при обсуждении отраслевых вопросов с коллегами-профессионалами.
Хотя термины необходимы, они также кажутся исключающими. Не следует легкомысленно предполагать, что получатель сразу поймет сложные технические идеи, которые кажутся вам простыми. В противном случае вы можете отпугнуть его. Всегда начинайте электронные письма с общих фраз и кратких выражений. Используйте расширенные термины только после того, как вы представились и установили цель письма.
профессиональный советИзбегайте технического жаргона и жаргона, когда пишете людям за пределами области. Если вам нужно прояснить очень сложные вопросы, вместо этого загрузите соответствующие ресурсы в виде больших вложенных файлов.
5. Действуйте более модно
Общение на рабочем месте не всегда требует дружелюбного и приятного поведения. Личные истории, наполнители фраз и чепуха будут размазываться по вступительным фразам, если их вырвать из контекста. Прежде чем выбрать тон вашего вступления, подумайте о степени вашей близости к адресату. Уважайте их профессиональные границы.
Излишне формальные термины кажутся безличными, но резкое и неуместное отношение может быть оскорбительным. Будьте милы, но не ведите себя слишком фамильярно. И если вы не уверены в своем стиле, не рискуйте и выбирайте формальный стиль. Избегайте фраз, которые могут быть неверно истолкованы. Не занимайте менее формальную позицию, пока другой человек не проникся к вам симпатией.
6. Добавление шуток и противоречивых предложений
Многие маркетологи часто продвигают юмористические сообщения электронной почты. Они утверждают, что остроумные заметки создают гармонию и привлекают внимание читателя. Забавные вступления могут сделать ваши электронные письма более привлекательными, но риски перевешивают преимущества. Шутки трудно передать по электронной почте.
Даже милый каламбур может превратиться в оскорбительное оскорбление, если вы используете неправильный тон, фразу и контекст. Просто подумайте об использовании шуток в случайных разговорах с коллегами, которых вы знаете на личном уровне. В противном случае держите свои рабочие электронные письма профессиональными.
7. Следуйте необычным форматам
Серверы электронной почты предоставляют возможности настройки с теми же стилями, размерами и цветами шрифтов, что и в текстовых процессорах. Вы даже можете загружать новые файлы с сайтов бесплатных шрифтов. Хотя шрифты выражают творчество, тщательно выбирайте те, которые вы используете в профессиональных письмах. Не все ценят необычные форматы.
Чтобы не рисковать, используйте стиль по умолчанию при написании рабочих писем. Изысканные дизайны не только непрофессиональны, но и ухудшают читабельность. Например, белый фон влияет на светлые цвета, а крупный размер шрифта отвлекает читателей от мелкого текста.
Есть более профессиональные способы выразить творчество. Вместо того, чтобы играть с линиями, продемонстрируйте свой талант, создав веб-сайт с нуля, загрузив соответствующие ресурсы или создав портфолио. Проверять Как создать свое писательское портфолио (с примерами).
8. Вынесение строгих предупреждений
Маркетинговые сообщения, подобные изображенному выше, начинаются с предложения выдуманного крайнего срока. Хотя это и привлекает внимание, но и раздражает. Даже коммерческие банки и кредиторы представляются перед тем, как перейти к делу. Если ваше сообщение открывается с сильным предупреждением, читатели отклонят его и классифицируют как спам.
Найдите другие способы создать срочность. Вместо того, чтобы упираться в дедлайны показа, которые редко влияют на покупки, подчеркните ценность ограниченного по времени предложения. Люди плохо реагируют на агрессивные подходы.
Но если вы можете избежать добавления крайних сроков к своим вступительным заявлениям, пожалуйста, сделайте это. Обеспечьте ценность, прежде чем создавать срочность. Если вы закроете сделку, не объяснив свое предложение, вы будете выглядеть напористым и отчаявшимся. Сохраните приглашение к взаимодействию для другого. Проверять Защищена ли электронная почта вашей компании и кто может читать ваши сообщения?
Начинайте электронные письма с сильных, профессиональных фраз
«Идеальной» вступительной фразы не существует. Вместо того, чтобы полагаться на доступные шаблоны, создайте уникальные вступления, которые соответствуют цели вашего сообщения и находят отклик у получателя. Помните: слишком частое введение не дает результатов.
В то время как ваша вступительная строка задает тон вашему электронному письму, не тратьте все свое время на ее поиски. Деловые письма состоят из нескольких частей. Вы должны проверить свой черновик на наличие других ошибок по невнимательности, таких как пустые строки темы, грамматические ошибки и отсутствующие вложения файлов. Вы можете просмотреть сейчас Лучшие инструменты проверки электронной почты.
