Электронная почта является одним из важнейших средств профессионального общения между различными людьми и компаниями по всему миру. Он позволяет отправлять одно сообщение большому количеству получателей одновременно.
Вы когда-нибудь получали плохо написанное электронное письмо на свой почтовый ящик? Возможно, вы задавались вопросом, о чем было это письмо, как на него ответить и почему оно было сформулировано именно так. Чтобы избежать отправки неаккуратного или плохого электронного письма, ознакомьтесь с нашим списком распространенных ошибок в деловых электронных письмах. Проверять Лучшие инструменты проверки электронной почты.
1. Отсутствует строка темы
Распространенной ошибкой при написании деловых писем является отсутствие строки темы. Тема — это первое, что видит человек, когда открывает свою учетную запись электронной почты. Если кто-то получает огромное количество электронных писем, электронное письмо без описательной и соответствующей строки темы, скорее всего, будет проигнорировано.
Появляться Исследование блога HubSpot Эффективная и понятная тема письма должна вызывать любопытство и быть персонализированной. Сообщите получателю, почему ваше электронное письмо важно, через строку темы. Тема письма «Информационный бюллетень 1» расплывчата и никого не интересует. А вот тема «Информационный бюллетень 1: Лучшие исполнители месяца», скорее всего, наберет больше просмотров.
2. Использование неправильного тона
Тон письма может отражать то, как вы хотите, чтобы вас видели. Ваш выбор слов отражает положительный или отрицательный тон. Например, комментирование того, что чья-то идея является «странной», имеет другой оттенок, чем утверждение, что эта идея «уникальна». Вам следует постараться научиться различать смысловые акценты и подбирать нужные слова.
Деловые письма должны выглядеть профессионально. Степень официальности зависит от вашей культуры работы и ваших профессиональных отношений с получателем. Если рабочая культура дружелюбная или вы давно работаете с кем-то, вы можете начать свое рабочее письмо с «Привет, Халед». Но если вы общаетесь с незнакомым человеком из другой компании, можно безопасно обращаться к нему в формате «Уважаемый мистер Махмуд».
Если вы сомневаетесь в правильности выбора слов, вы можете обратиться к онлайн-словарю или глоссарию. Включает онлайн-помощник по письму Grammarly Также о детекторе тона письма в его особенностях. Вы можете изменить тон в настройках, чтобы звучать уверенно и профессионально. Проверять Лучшие альтернативы грамматике, которые соответствуют вашим потребностям.
3. Отсутствующие детали и вложения
Получение рабочего письма с неполной информацией может раздражать. Постоянная рассылка информации по электронной почте — пустая трата времени. Чтобы этого избежать, наметьте все самое необходимое: кто, что, когда, где, почему и как. Вы можете следовать следующему формату:
- первый абзац: приветствие и основной смысл письма.
- второй абзацВсе важные детали, которые получатель должен знать по теме.
- Третий абзац: призыв к действию (например, вам нужно получить ответ, выполнить ссылку и т. д.).
- Четвертый абзац: Спасибо.
Не забудьте прикрепить любые другие файлы, которые нужны получателю. Одна из распространенных ошибок — сказать, что вы прикрепили файл, не сделав этого! Вы можете избежать этого, прочитав письмо перед отправкой. Проверять Лучшие способы очистки электронной почты для организации и управления вашим почтовым ящиком.
4. Пренебрежение модификацией и аудитом
Электронное письмо, полное грамматических ошибок и бессвязных предложений, выглядит непрофессионально. Получатель может подумать, что вы не продумали свое сообщение. Ошибки обычно случаются, когда вы спешите или думаете быстрее, чем печатаете. Но есть способы, которые могут помочь вам избежать или уменьшить их.
Вы можете начать с плана, прежде чем заполнять все детали. После создания электронного письма не торопитесь, чтобы просмотреть его, прежде чем нажать «Отправить». Поскольку при написании трудно обнаружить ошибки, вы можете использовать онлайн-инструменты. Если вам не нравится скачивать приложения и расширения, сделайте это Лучшие инструменты для проверки орфографии и грамматики без какой-либо загрузки.
5. Непрофессиональный адрес электронной почты
Представьте, как бы отреагировал клиент или коллега, если бы они получили электронное письмо с адреса spankbob@hotmail.com. Непрофессиональные адреса электронной почты заставляют вас выглядеть непрофессионально. Чтобы избежать этих глупых ошибок, используйте рабочую электронную почту.
Если у вас нет корпоративной электронной почты, читайте дальше Как использовать собственный адрес электронной почты в Gmail Для профессиональной электронной почты. Допустим, Gmail не является вашей службой. Вы можете изучить варианты настройки пользовательской электронной почты с помощью самых популярных поставщиков электронной почты, лучше, чем Gmail и Yahoo Mail. Проверять Наши рекомендации для лучших провайдеров почтового хостинга.
6. Отсутствие блока подписи
Думайте о блоке подписи как о своей визитной карточке. Он размещается после вашей подписи и содержит ваше полное имя и контактные данные. Блок подписи помогает получателю идентифицировать вашу компанию и занимаемую вами должность. Это также позволяет получателям быстро находить вашу информацию, если им нужно связаться с вами по другим каналам, кроме электронной почты.
Спросите у своей компании, есть ли у них необходимый формат блока подписи. Если нет, вы можете добавить следующие элементы:
- ФИО.
- Должностная роль.
- команда/отдел.
- Название компании.
- Контактный телефон.
- Расположение компании.
- Аккаунты компании в социальных сетях.
Вы можете настроить блок подписи в настройках электронной почты. Не забудьте также отредактировать и вычитать эту часть. После сохранения блок подписи будет включен в ваше исходящее электронное письмо.
7. Не зная разницы между «cc» и «bcc»
Копия и СК — это поля после части «кому». Распространенная ошибка — не знать, когда какие из них использовать. Cc означает «копировать в». Когда вы добавляете чей-то адрес электронной почты в CC:
- Он также получит копию письма
- Их адрес электронной почты отображается под основным получателем в поле «Кому».
- Информирован о контакте, но не обязан действовать или отвечать на электронное письмо.
Вы можете использовать CC, чтобы сообщить основному получателю, что вы держите других в курсе. Например, вы хотите, чтобы ваш руководитель знал, как продвигается проект вашей команды. Таким образом, адреса ваших товарищей по команде должны быть в поле «Кому», а адрес вашего менеджера — в поле «Копия».
Bcc означает Bcc. При добавлении чьего-либо адреса электронной почты в скрытую копию:
- Получите копию письма.
- Его адрес электронной почты не будет раскрыт другим получателям.
Вы можете использовать скрытую копию, чтобы люди не обходили почтовые ящики. Если кто-то из полей «Кому» или «Копия» нажмет «Ответить всем», получатели в скрытой копии не получат электронное письмо. Вы также можете использовать скрытую копию, чтобы другие получатели не знали, что кто-то еще включен в электронное письмо. Например, если вы рассылаете один и тот же информационный бюллетень всем своим клиентам, вы не захотите раскрывать их адреса электронной почты друг другу. Проверять Как люди узнают, что вы открывали электронные письма (и как их остановить).
8. Отправьте электронное письмо в нерабочее время
Легко увлечься новым проектом и отправить электронное письмо своему начальнику или коллегам в XNUMX часа ночи. Однако это может стать проблемой. Ваш начальник или коллеги могут подумать, что вы не уважаете их время.
Если электронное письмо не является экстренным, отправьте его в рабочее время и дайте другим время на ответ. Кроме того, если ваша проблема срочная, лучше всего написать текстовое сообщение, позвонить или отправить мгновенное сообщение. Хорошим решением будет расписание электронной почты. поможет Лучшие инструменты планирования электронной почты Что вы должны попытаться сделать, чтобы ваша электронная почта попала в чей-то почтовый ящик в нужное время суток.
9. Запоздалый ответ
Когда вы поздно отвечаете на электронные письма, это может отражать отсутствие у вас приверженности работе. Простое эмпирическое правило заключается в том, чтобы ответить в течение 24 часов или в течение срока, указанного отправителем. Общайтесь быстро и четко, если вам нужно больше времени, чтобы сформулировать ответ.
Хорошей практикой является включение функции автоответчика электронной почты, если вы заняты или находитесь вне офиса. Например, вы можете проверить, как Настройте повторяющийся автоответчик в Gmail. Служба электронной почты также содержит различные формы, позволяющие сохранять готовые ответы.
Избегайте распространенных ошибок в электронной почте и произведите хорошее впечатление
Электронные письма, которые вы создаете, могут произвести положительное или отрицательное впечатление на ваших коллег. Чтобы улучшить профессиональный этикет электронной почты, избегайте этих распространенных ошибок в деловой переписке. И помните, если сомневаетесь, не отправляйте его!
Если вам нужна дополнительная помощь в составлении электронных писем, попробуйте шаблоны электронной почты. Их использование гарантирует, что ваше общение с получателем будет выглядеть профессионально. Начните изучать платформы, которые позволяют загружать бесплатные пакеты шаблонов, которые вы можете использовать в своем почтовом приложении. Вы можете просмотреть сейчас Лучший способ закончить электронную почту профессионально.
