Você pode notar que sua produtividade parece estar diminuindo porque você está constantemente tendo dificuldade em encontrar tempo para concluir mais tarefas. Isso ocorre porque você pode gastar muito tempo em tarefas repetitivas, como responder e-mails ou fazer backup de dados.
No entanto, o tempo é um recurso limitado, pois você só tem 24 horas para gastar por dia. A melhor maneira de aumentar seu tempo e produtividade é automatizar tarefas rotineiras e repetitivas.
O que é automação e quais são seus benefícios?
Automação ou automação é descrita como o uso de tecnologia para lidar com tarefas demoradas ou para realizar trabalho repetitivo para reduzir esforços manuais. Ao automatizar tarefas redundantes, você pode economizar tempo e se concentrar em outras atividades geradoras de receita.
A automação também reduz o erro humano, melhora a eficiência operacional, aumenta a escalabilidade e economiza dinheiro. Então, como você pode aproveitar o potencial da automação em suas atividades diárias? Aqui estão algumas ideias de automação de fluxo de trabalho que você pode usar agora.
1. Acelere o processamento de e-mail
Lidar com e-mails pode ser complicado e demorado se você não encontrar um sistema para gerenciá-los bem. Isso ocorre porque você provavelmente recebe um grande número de e-mails que requerem sua atenção todos os dias. Além disso, se você deseja expandir seus negócios, deve responder prontamente às perguntas por e-mail de clientes em potencial.
Respostas automáticas de e-mail
A boa notícia é que você pode automatizar alguns dos processos para gastar menos tempo cuidando da sua caixa de entrada. Por exemplo, você pode criar um formulário usando dados de um formulário de contato baseado na web ou usar Estes criadores de formulários de e-mail grátis , para que você não precise escrever do zero o tempo todo. Você também pode aproveitar as vantagens dos recursos de resposta automática incorporados aos serviços de e-mail, por exemplo, a opção Continuar no Outlook para rastrear e responder aos e-mails.
Alternativamente, você pode usar um serviço de mesclagem de e-mail como GMass Personalize, programe ou envie grandes e-mails e campanhas de marketing automaticamente para clientes e seguidores em potencial.
Organizar e-mails
Asseguramos que você receba inúmeros e-mails diariamente de colegas, familiares e amigos, outras empresas, etc. E quando isso acontece, pode ser difícil separar e-mails importantes do lixo eletrônico. Mas você pode automatizar a movimentação de e-mails de uma pasta para outra para lidar com a desordem. você pode usar "Filtros”Do Gmail ou“ Regras ”do Outlook para gerenciar sua caixa de entrada de e-mail.
Esses recursos integrados permitem que você exclua automaticamente mensagens contendo uma mensagem específica, classifique e-mails com texto específico ou de contatos específicos em uma pasta, etc. Verifique também Os melhores métodos de limpeza de e-mail para organizar e gerenciar sua caixa de entrada.
extração de dados
Provavelmente, você gasta muito tempo navegando nos contatos de sua caixa de entrada em busca de informações que possam ajudá-lo a comercializar ou vender seus itens. usando Analisador de correio , você pode automatizar esse processo com base em suas próprias regras de análise.
2. Melhore a comunicação com chatbots
Os bots de bate-papo revolucionaram o atendimento ao cliente nos últimos anos, melhorando a comunicação e a experiência do cliente. Como o FAQ, os chatbots introduzem a automação por meio da inteligência artificial. Assim, ele pode realizar uma variedade de tarefas por conta própria, dependendo da oferta do cliente.
Algumas das vantagens de usar chatbots são que funcionam XNUMX horas por dia, XNUMX dias por semana, alguns são multilíngues, fornecem respostas consistentes instantaneamente, ajudam você a obter informações valiosas sobre o comportamento do cliente, etc. Você pode usar esses chatbots para aprimorar suas comunicações em seu site WordPress e melhorar sua produtividade. No entanto, deve-se observar que você precisa investir tempo e esforço para configurar seu chatbot para aproveitar os benefícios que ele oferece. Verifique também Melhores Apps Chatbot para iOS e Android.
3. Backup de dados
À medida que a tecnologia continua a avançar, cada vez mais contamos com discos rígidos de computador para armazenar muitas partes de nossas vidas, como documentos de trabalho e acadêmicos ou fotos de família. Na maioria das vezes, não é uma questão de se, mas de quando, porque os discos rígidos se desgastam, são roubados e ficam expostos a picos de energia que podem danificá-los.
A questão é: o que isso significa para você, ou melhor ainda, o que você pode fazer para reduzir a perda que poderia incorrer em um momento inesperado? Você pode fazer backup de seus dados.
Mas é provável que você se esqueça de fazer isso sozinho de vez em quando. Portanto, sua melhor aposta será automatizar backups regulares. Além de garantir a segurança de seus dados, o agendamento automático de backups permitirá que você trabalhe em seu computador sem interrupções.
você pode usar Crashplan Para fazer backup de seus dados em um disco rígido externo, outro computador em sua rede local ou seus servidores. Depois de instalar o aplicativo, ele fará uma varredura em seu sistema e sugerirá o que você pode fazer backup. Também permite que você escolha o que deseja fazer backup. Você pode agendar seus backups a cada 15 minutos, XNUMX hora ou quando não estiver usando o computador; Tudo depende dos seus requisitos.
4. Plano de postagem nas redes sociais
As redes sociais se tornaram parte integrante de nossas vidas. Assim, essas plataformas se tornaram uma mina de ouro para todos que buscam promover suas marcas e vender produtos / serviços.
Mas manter contato com todos os seus clientes e seguidores potenciais em suas plataformas de redes sociais é uma tarefa que pode facilmente exigir sua atenção o tempo todo. No entanto, aproveitando a magia da automação por meio de ferramentas como Hootsuite و Buffer Ele permite que você agende todas as suas postagens nas redes sociais com antecedência. Você pode usar essas ferramentas para fazer mais nas redes sociais em menos tempo. Verifique também Melhores aplicativos gratuitos para gerenciar todas as suas contas sociais.
5. Agende reuniões
O sucesso em Agendar uma reunião Ou marcar uma reunião geralmente requer muitos julgamentos e referências, especialmente quando se trata de várias pessoas. Você pode precisar enviar um e-mail a todos para ver a disponibilidade de todos antes de fazer a reserva, e corre o risco de repetir o processo se cancelado por qualquer participante.
Felizmente, você pode automatizar esse processo para automatizar o fluxo de trabalho da reunião rapidamente para que possa se concentrar em outra coisa. Permitir ferramentas como Calendly Pré-automatize suas reuniões ou outros eventos com qualquer pessoa por meio de um link. Você pode definir diferentes períodos de tempo para quando estará disponível e enviar solicitações de reunião por meio do link.
Além disso, essa ferramenta se integra perfeitamente ao seu calendário. Portanto, quando todos escolherem um horário adequado,. Pode Calendly Grave a reunião em seu calendário e envie uma notificação. Se você estiver ocupado durante esse período, reagendar será fácil.
Automatize suas tarefas repetitivas para aumentar sua produtividade
A automação é especialmente útil para pequenas empresas, nas quais alguns funcionários têm muitas funções. Deixar a tecnologia lidar com algumas das tarefas aqui e ali ajudará você a fazer mais em menos tempo. Você pode ver As melhores ferramentas de automação para permitir que o trabalhador livre economize seu tempo.
