ظاهريًا ، يبدو أن تعدد المهام هو الحيلة المثالية للإنتاجية عند التفكير في جميع الأهداف الشخصية التي ترغب في تحقيقها ، ومتطلبات العمل التي لا تنتهي ، والمشتتات الرقمية ، واختلال التوازن بين العمل والحياة الناجم عن الوباء الذي نُعايشه.
ومع ذلك ، فإنَّ الغوص العميق في هذه الممارسة يؤدي إلى نتيجة مُختلفة تتعارض تمامًا مع ما هو مُخطط له.
عيوب تعدد المهام
لديك فقط الكثير من الطاقة والاهتمام والوقت — والتي تُعتبر العناصر الأساسية للإنتاجية. كنتيجة لتعدد المهام ، فإنَّ أحد العيوب الرئيسية هو أنك ملتزم جزئيًا فقط بالأنشطة المختلفة التي تُركز عليها في وقت واحد.
والنتيجة هي سراب يخدعك للاعتقاد بأنك أكثر كفاءة لأنك تُحرز تقدمًا طفيفًا على جبهات متعددة ، مما يؤدي إلى تصور خاطئ للنجاح.
لكن الحقيقة هي أن تعدد المهام يسمح لك بالتركيز على الأولويات الخاطئة ، ويُثبط الإبداع ، ويزيد من مستويات التوتر والتشتت ، ويُؤدي إلى المزيد من الأخطاء ، والإرهاق ، وضعف الذاكرة ، وما إلى ذلك ، مما يجعلك أقل إنتاجية نتيجة لذلك. وهناك الكثير من الأبحاث التي تدعم هذا الادعاء بشكل مُطلق.
إذن ما هو البديل؟
الآن ، ربما خمنت أنَّ البديل هو القيام بمهمة واحدة ، حيث تُركز على مهمة واحدة في كل مرة. كما يوحي المصطلح ، فإنه يعني تكريس كل انتباهك لمهمة ما. تُتيح لك هذه الممارسة توفير الوقت الضائع عند التوفيق بين الأنشطة ، وتُعزز الإبداع ، وتزيد من احتمالية إكمال أولوياتك ، وتقليل الانحرافات ، وما إلى ذلك.
ولكن ، هناك احتمالات ، حيث أنت تعلم بالفعل أنَّ المهمة الواحدة يمكن أن تحسن إنتاجيتك. ومع ذلك ، مثل العديد من الأشياء الأخرى في الحياة ، غالبًا ما تكون هناك فجوة واسعة بين ما نعلم أنه يجب علينا القيام به (مهمة واحدة) وما ننتهي به (تعدد المهام).
لسد الفجوة ، دعنا ننحرف قليلاً عن ما هو ونُركز على كيفية تحسين قدرتك على التركيز على شيء واحد في كل مرة وزيادة إنتاجيتك في نفس الوقت:
1. استخدام طريقة بومودورو
طريقة بومودورو هي تقنية فعالة لإدارة الوقت يُمكنها تحسين إنتاجيتك من خلال مساعدتك في التركيز على مهمة واحدة. إنها سهلة التنفيذ وتتطلب الحد الأدنى من الإعداد. يُمكنك تجربة تطبيقات Pomodoro المجانية مفتوحة المصدر.
لبدء استخدام طريقة Pomodoro ، اضبط المؤقت لمدة 25 دقيقة للتركيز على مهمة واحدة ، وخذ استراحة لمدة 5 دقائق للاسترخاء ، أو افعل أي شيء لا علاقة له بمهمتك مثل لعب لعبة أو إرسال رسالة نصية إلى صديق. لقد أنهيت للتو جلسة بومودورو واحدة. يُمكنك أن تأخذ استراحة أطول بعد أربعة أو خمسة جلسات بومودورو متتالية.
هذه الطريقة فعَّالة لأنها تُساعدك على تقليل المشتتات ، والتخطيط ليومك بشكل فعَّال ، والاستمتاع بشعور الإنجاز بعد كل جلسة بومودورو ، وزيادة التركيز من خلال فترات عمل أقصر.
2. إنشاء أنظمة مؤتمتة
قد تُكافح غالبًا في أداء مهمة واحدة نظرًا لوجود العديد من الأنشطة المُتكررة التي تحتاج إلى القيام بها على أساس يومي ، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو نشر بعض المنشورات على شبكات التواصل الاجتماعي. لحسن الحظ ، هناك عدة طرق يُمكن أن تُساعدك بها الأتمتة في التعامل مع تلك المهام الزائدة والتركيز على أولوياتك.
على سبيل المثال ، يُمكنك استخدام تطبيقات Android هذه لإعداد ردود تلقائية على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل النصية وما إلى ذلك. يُمكنك أيضًا استخدام منصات التشغيل الآلي مثل IFTTT لتوصيل أدوات رقمية مختلفة وإنشاء أنظمة آلية.
3. الإبتعاد عن المهام منخفضة القيمة
هل سبق لك أن وجدت نفسك تبدأ مهمة هامة ومُعقَّدة ، فقط لتُدرك أنك تقوم بشيء غير ذي صلة تمامًا بعد بضع دقائق؟ لنفترض أنك تُريد كتابة مدونة حول “كيفية بدء عمل تجاري”. تبدأ في إجراء البحث الخاص بك حول هذا الموضوع ، وتتلقى رسالة بريد إلكتروني تسألك عما إذا كنت متاحًا لحضور مؤتمر حول الاحتباس الحراري الأسبوع المقبل.
اخترتَ الرد على الفور أين من المُفترض أن يستغرق الأمر بضع دقائق فقط ، لكنك تنقر على رابط YouTube حول إزالة الغابات المرفق بالبريد الإلكتروني. ثم تقترح خوارزميات YouTube مشاهدة مقطع دعائي لفيلم مرتبط بالموضوع ، والشيء التالي الذي تعرفه هو أنك تشاهد العرض الكامل على Netflix. هل يبدوا هذا مألوفًا لك؟
لذا كيف تتجنب كل هذا؟ من خلال التخطيط ليومك وتصنيف الأنشطة المتشابهة معًا لتجنب تبديل المهام. يُتيح لك هذا التعامل مع الأعمال الضحلة أو منخفضة القيمة والمماثلة في وقت واحد ، بدلاً من العمل بشكل متقطع طوال يوم عملك.
على سبيل المثال ، يُمكنك تخصيص وقت لفرز رسائل البريد الإلكتروني وجدولة الاجتماعات في التقويم الخاص بك والرد على الإشعارات. يُمكنك تجميع كل هذه المهام منخفضة القيمة لأجزاء منخفضة الطاقة من يومك.
4. استخدام لوحات Kanban الشخصية
يُمكنك التأكد من أنك تعمل على مهمة واحدة فقط في كل مرة عن طريق إنشاء نظام Kanban الشخصي الخاص بك. يُمكنك استخدام لوحة وملاحظات لاصقة ، أو تنزيل تطبيق مستوحى من كانبان مثل Trello.
بمجرد تسجيل الدخول إلى حساب Trello الخاص بك ، قم بإنشاء ثلاثة أعمدة بعنوان — ما يجب القيام به ، قيد التنفيذ ، والمُكتمل. اكتب كل المهام التي تُريد العمل عليها حسب الأولوية. خذ المهمة الأكثر أهمية وانقلها إلى عمود التنفيذ لبدء العمل عليها.
لكي تعمل هذه التقنية ، ما عليك سوى التأكد من وجود مهمة واحدة أو مهمتين فقط في عمود “قيد التنفيذ” في أي وقت مُحدد. سيُساعدك هذا على تجنب بدء الكثير من المهام مرة واحدة.
تنزيل: Trello لنظام Android | iOS (مجانًا ، الإصدار الاحترافي متوفر)
5. ممارسة الجدولة الواحدة
قد يكون لديك العديد من علامات التبويب المفتوحة على شاشتك الآن. في هذه الأيام ، يبدو أنه من المستحيل الاحتفاظ بجلسات التصفح الخاصة بك في علامة تبويب واحدة. من السهل جدًا تشتيت الانتباه أثناء تصفح الويب لأنه مليء بالمشتتات.
تعد ممارسة الجدولة الواحدة طريقة فعَّالة لمساعدتك على التركيز على مهمة ما. ومع ذلك ، نراهن أنك قد تحتاج إلى بعض المساعدة للبدء. يُمكنك استخدام بعض الإضافات التي تعمل على مساعدتك مثل xTab للحد من عدد علامات التبويب التي تفتحها. تحقق أيضًا من كيفية إعداد كمبيوتر بنظام Windows لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.
يُمكنك أيضًا استخدام Momentum للاستمتاع بصورة الخلفية الجميلة ، ومنطقة التركيز المحددة مسبقًا (أو أي تذكير آخر) ، والاقتباس المُلهم.
ابحث عن إنتاجية أكبر في المهام الفردية
من خلال مهمة واحدة ، يُمكنك دائمًا التأكد من أنك قد تعاملت مع أهم مهامك بفعالية وكفاءة ، نظرًا لأنك ركزت طاقتك ووقتك واهتمامك عليها قدر الإمكان. تحقق الآن من أفضل الطرق التي يمكن أن تزيد بها الأتمتة من إنتاجيتك.
