قد تُلاحظ أنَّ إنتاجيتك تبدو متخلفة لأنك تواجه باستمرار صعوبة في إيجاد الوقت لإكمال المزيد من المهام. هذا إلى حد ما لأنك قد تقضي وقتًا طويلاً في مهام مُتكررة مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو نسخ البيانات احتياطيًا.
ومع ذلك ، فإنَّ الوقت بمثابة مورد محدود ، حيث أنَّ لديك 24 ساعة فقط لتقضيها كل يوم. أفضل طريقة لزيادة وقتك وزيادة إنتاجيتك هي أتمتة المهام الدنيوية المُتكررة.
ما هي الأتمتة وما فوائدها؟
يتم وصف الأتمتة أو التشغيل الآلي بأنها استخدام التكنولوجيا للتعامل مع المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً أو من أجل القيام بالأعمال المتكررة لتقليل الجهود اليدوية. من خلال أتمتة المهام الزائدة عن الحاجة ، يُمكنك توفير الوقت والتركيز على الأنشطة الأخرى المُدرة للدخل.
تعمل الأتمتة أيضًا على تقليل الخطأ البشري وتحسين الكفاءة التشغيلية وزيادة قابلية التوسع وتوفير المال. لذا ، كيف يُمكنك الاستفادة من إمكانات الأتمتة في أنشطتك اليومية؟ إليك بعض أفكار أتمتة سير العمل التي يُمكنك استخدامها الآن.
1. تسريع معالجة البريد الإلكتروني
قد يكون التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني مُرهقًا ويستغرق وقتًا طويلاً إذا لم تجد نظامًا لإدارتها بشكل جيد. هذا لأنك على الأرجح تتلقى عددًا كبيرًا من رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب انتباهك كل يوم. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت ترغب في تنمية عملك ، فيجب عليك الرد على الفور على استفسارات البريد الإلكتروني من العملاء المُحتملين.
ردود البريد الإلكتروني التلقائية
الخبر السار هو أنه يُمكنك أتمتة بعض العمليات بحيث تقضي وقتًا أقل في الإهتمام ببريدك الوارد. على سبيل المثال ، يُمكنك إنشاء نموذج باستخدام بيانات من نموذج الاتصال المُستند إلى الويب ، أو استخدام أدوات إنشاء نماذج البريد الإلكتروني المجانية هذه ، لذلك لن تُضطر إلى كتابتها من البداية طوال الوقت. يُمكنك أيضًا الإستفادة من ميزات الرد التلقائي المُضمنة في خدمات البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال ، خيار المتابعة في Outlook لتتبع رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها.
بدلاً من ذلك ، يُمكنك استخدام خدمة دمج البريد الإلكتروني مثل GMass لتخصيص أو جدولة أو إرسال حملات التسويق ورسائل البريد الإلكتروني الرائعة إلى العملاء المُحتملين والمُتابعين تلقائيًا.
تنظيم رسائل البريد الإلكتروني
نحن مُتأكدين أنك تتلقى عددًا لا يحصى من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا من الزملاء ، والعائلة والأصدقاء ، والشركات الأخرى ، وما إلى ذلك. وعندما يحدث ذلك ، قد يكون من الصعب فرز رسائل البريد الإلكتروني المُهمة عن البريد غير الهام. ولكن يُمكنك أتمتة نقل رسائل البريد الإلكتروني من مجلد إلى آخر للتعامل مع الفوضى. يُمكنك استخدام “عوامل التصفية” من Gmail أو “القواعد” من Outlook لإدارة صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك.
تُتيح لك هذه الميزات المضمنة حذف الرسائل التي تحتوي على رسالة محددة تلقائيًا ، وفرز رسائل البريد الإلكتروني بنص معين أو من جهات اتصال معينة في مجلد ، وما إلى ذلك. تحقق أيضًا من أفضل طرق تنظيف البريد الإلكتروني لتنظيم وإدارة صندوق الوارد الخاص بك.
استخراج البيانات
ربما تقضي الكثير من الوقت في تصفح جهات الاتصال في صندوق الوارد الخاص بك للحصول على معلومات يمكن أن تُساعدك في تسويق أو بيع أغراضك. باستخدام Mailparser ، يُمكنك أتمتة هذه العملية بناءً على قواعد التحليل الخاصة بك.
2. تعزيز التواصل باستخدام روبوتات الدردشة
أحدثت ربوتات الدردشة ثورة في خدمة العملاء في السنوات الأخيرة من خلال تحسين التواصل وتجربة العملاء. مثل الأسئلة الشائعة ، تُقدم روبوتات الدردشة الأتمتة من خلال الذكاء الاصطناعي. وبالتالي ، يُمكنها أداء مجموعة متنوعة من المهام بنفسها اعتمادًا على المُقدم من العميل.
تتوفر بعض مزايا استخدام روبوتات الدردشة مثل تشغيلها على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، كما أنَّ بعضها مُتعدد اللغات ، وتُقدم ردود متسقة على الفور ، وتُساعدك على اكتساب رؤى قيمة حول سلوك العملاء ، وما إلى ذلك. يُمكنك استخدام روبوتات الدردشة هذه لتعزيز اتصالاتك على موقع الويب الخاص بك على WordPress وتحسين إنتاجيتك. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أنك بحاجة إلى استثمار الوقت والجهد لضبط ربوت الدردشة الخاص بك للاستمتاع بالمزايا التي يُوفرها. تحقق أيضًا من أفضل تطبيقات روبوتات الدردشة لنظامي التشغيل iOS و Android.
3. النسخ الاحتياطي للبيانات
مع استمرار تقدم التكنولوجيا ، نعتمد بشكل متزايد على محركات الأقراص الثابتة في الكمبيوتر لتخزين الكثير من أجزاء حياتنا ، مثل المستندات الخاصة بالعمل والأكاديمية ، أو الصور العائلية. بالنسبة للجزء الأكبر ، لا يتعلق الأمر بما إذا كان ، ولكن متى ، لأنَّ محركات الأقراص الثابتة تتآكل ، وتُسرق ، وتتعرض لارتفاع في الطاقة مما يؤدي في الأخير إلى تلفها.
السؤال هو ، ماذا يعني هذا بالنسبة لك ، أو الأفضل من ذلك ، ما الذي يُمكنك فعله لتقليل الخسارة التي من المُمكن أن تتكبدها في وقت غير متوقع؟ يُمكنك عمل نسخة احتياطية من البيانات الخاصة بك.
لكن من المحتمل أن تنسى أن تفعل ذلك بنفسك من وقت لآخر. لذلك ، سيكون أفضل رهان لك هو أتمتة النسخ الاحتياطية المُنتظمة. إلى جانب ضمان أمان بياناتك ، ستُتيح لك الجدولة التلقائية للنسخ الاحتياطية العمل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك دون انقطاع.
يُمكنك استخدام CrashPlan لنسخ بياناتك احتياطيًا إلى محرك أقراص ثابت خارجي أو كمبيوتر آخر على شبكتك المحلية أو خوادمه. بعد تثبيت التطبيق ، سيقوم بفحص نظامك ويقترح ما يُمكنك نسخه احتياطيًا. كما يسمح لك باختيار ما تُريد نسخه احتياطيًا. يُمكنك جدولة النسخ الاحتياطية الخاصة بك كل 15 دقيقة ، أو ساعة واحدة ، أو عندما لا تستخدم جهاز الكمبيوتر الخاص بك ؛ كل هذا يتوقف على مُتطلباتك.
4. خطة النشر على شبكات التواصل الاجتماعي
أصبحت شبكات التواصل الاجتماعي جزءًا لا يتجزأ من حياتنا. وهكذا ، أصبحت هذه المنصات منجم ذهب لكل من يحاول الترويج لعلاماته التجارية وبيع المنتجات / الخدمات.
لكن البقاء على اتصال مع جميع العملاء المحتملين والمتابعين على منصات الشبكات الاجتماعية الخاصة بك هي مُهمة يمكن أن تتطلب بسهولة انتباهك طوال الوقت. ومع ذلك ، فإن الاستفادة من سحر الأتمتة من خلال أدوات مثل Hootsuite و Buffer يسمح لك بجدولة جميع منشوراتك على شبكات التواصل الاجتماعي مُسبقًا. يُمكنك استخدام هذه الأدوات للقيام بالمزيد على شبكات التواصل الاجتماعي في وقت أقل. تحقق أيضًا من أفضل التطبيقات المجانية لإدارة جميع حساباتك الاجتماعية.
5. جدولة الاجتماعات
إن النجاح في جدولة اجتماع أو حجز موعد غالبًا ما يتطلب الكثير من الترجيح والرجوع ، خاصةً عندما يتعلق الأمر بالعديد من الأشخاص. قد تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني إلى الجميع لمعرفة مدى توفر كل شخص قبل الحجز ، والمخاطرة بتكرار العملية إذا تم الإلغاء من طرف أي مشارك.
لحسن الحظ ، يُمكنك أتمتة هذه العملية لوضع سير عمل اجتماعك بشكل تلقائي وسريع بحيث يُمكنك التركيز على شيء آخر. تسمح لك أدوات مثل Calendly بأتمتة اجتماعاتك أو الأحداث الأخرى مسبقًا مع أي شخص من خلال رابط. يُمكنك تعيين فترات زمنية مختلفة للوقت الذي ستكون فيه متاحًا وإرسال طلبات الاجتماع من خلال الرابط.
علاوة على ذلك ، تتكامل هذه الأداة بسلاسة مع التقويم الخاص بك. لذلك ، عندما يختار الجميع وقتًا مُناسبًا ، يمكن لـ Calendly تسجيل الاجتماع في التقويم الخاص بك وإرسال إشعار إليك. إذا كنت مشغولاً خلال ذلك الوقت ، فإنَّ إعادة الجدولة ستكون سهلة.
أتمتة مهامك المُتكررة لزيادة إنتاجيتك
الأتمتة مفيدة بشكل خاص للشركات الصغيرة التي يرتدي عدد قليل من الموظفين فيها العديد من القبعات. السماح للتكنولوجيا بمعالجة بعض المهام هنا وهناك سيُساعدك على إنجاز المزيد في وقت أقل. يُمكنك الإطلاع على أفضل أدوات الأتمتة للسماح للعامل الحر بتوفير وقته.
