Las hojas de cálculo o las hojas de cálculo son excelentes opciones para ayudarlo a organizar los datos y realizar un seguimiento de las diferentes formas de información en el lugar de trabajo, particularmente con fórmulas y durante los informes. Sin embargo, el uso excesivo de hojas de cálculo puede ser ineficaz y perjudicar su productividad.
Es bueno para algunas cosas, pero no necesariamente para muchas otras. Ya sea que su trabajo lo esté sobrecargando con muchas hojas de cálculo o simplemente le encanta una buena hoja de cálculo, puede ser el momento de buscar formas de administrarlo. Verificar 4 de las mejores aplicaciones de hojas de cálculo para Android.
1. Reconocer el uso excesivo de hojas de cálculo
Está aquí porque está harto de la insistencia de su lugar de trabajo en usar hojas de cálculo para todo, o porque se divierte mucho trabajando con datos y se pregunta si esto se aplica a usted. De hecho, es una buena práctica pensar en cómo usa aplicaciones como Microsoft Excel y Google Sheets, para que pueda aprovechar al máximo su trabajo.
Es útil contar la cantidad de hojas de cálculo que usa diariamente o semanalmente. Si este número supera los seis, puede considerar esto como una advertencia de que puede estar trabajando en desventaja y puede causar problemas no deseados, como:
- Dificultad para gestionar el tiempo.
- Ineficiencia en las operaciones.
- Mala organización de la información.
- Barreras de comunicación efectiva a nivel de empresa.
Determinar cuántas hojas de cálculo se utilizan para alertar a un empleador puede abrir opciones para formas de trabajo nuevas y más productivas. Echemos un vistazo a algunas de las formas en que puede administrar este uso excesivo y obtener mejores resultados a largo plazo.
2. Simplifique los datos fusionando y rediseñando hojas de cálculo
La razón de tener demasiadas hojas de cálculo a menudo es no usarlas de forma intuitiva. Sabrá que esto sucede si tiene que usar dos tarjetas separadas para una tarea; Por ejemplo, tienes uno para vacaciones anuales y otro para cubrir turnos.
En este caso particular, puede combinarlos fácilmente en una hoja de trabajo completa. Puede hacer esto dividiéndolo en diferentes pestañas.
Alternativamente, puede incluir ambos como horarios en una hoja y seguir estos pasos para actualizar automáticamente el horario de intervalo de turnos con datos de vacaciones anuales:
- En la segunda tabla, donde puede registrar las brechas de transformación, escriba la siguiente fórmula:
=IF(Select Cell, “GAP”, “FULL”)
- Donde la fórmula anterior indica que se selecciona una celda, escriba el número de celda que contiene las fechas de las vacaciones anuales, por ejemplo, B2.
- Cuando ingresa una fecha en la celda seleccionada, esto completará automáticamente la palabra "BRECHA" donde escribe la fórmula.
- Si no hay fecha, automáticamente se completará la palabra "FULL" donde está escrita la fórmula.
Esta fórmula se puede usar para cualquier cosa, independientemente del valor de la celda, y puede ser una forma útil de administrar información similar entre tablas.
La consolidación de hojas y piezas de datos en un solo lugar reduce la cantidad de archivos necesarios para tareas específicas y le permite organizar su trabajo de manera más efectiva. Revise su lista de hojas de cálculo para ver si se puede combinar alguna, para mantener el trabajo claro y fácil de seguir. Verificar Las mejores formas de organizar hojas de cálculo en Microsoft Excel.
3. Enlace hojas de cálculo para un fácil acceso
A veces, las hojas de cálculo no se pueden combinar porque los datos no están directamente relacionados. Sin embargo, es posible que aún necesite acceder a varias hojas para realizar operaciones más complejas, que implican más de una tarea.
En estos casos, puede ser útil agregar hipervínculos a su hoja de trabajo para brindarle acceso rápido a cualquier otra hoja. Esto también sirve como un práctico recordatorio de todo el proceso. Por ejemplo, si está ingresando datos sobre los clientes, puede incluir un hipervínculo a una hoja de comentarios del cliente.
Esto se puede hacer fácilmente en Excel y Google Sheets presionando simultáneamente CTRL + K en el teclado Esto abrirá la ventana de hipervínculo, donde puede buscar el archivo y nombrar el texto que desea que aparezca en la celda.
También puede crear una pestaña con hipervínculos a todas las demás hojas de cálculo, con información sobre cuándo se usaron. Esta es una gran idea si desea asegurarse de que usted y sus colegas estén todos en la misma página, trabajando desde los mismos archivos, en lugar de los antiguos.
4. Considere aplicaciones alternativas
Las hojas de cálculo solo pueden hacer mucho, y si las está usando en exceso, podría ser porque necesita una aplicación dedicada para manejar la carga de trabajo. Por ejemplo, ¿realmente necesita la hoja de cálculo de vacaciones anuales si se ha rastreado en el sistema de recursos humanos?
A menudo, a medida que las empresas se expanden, no encajan en las hojas de cálculo estándar y comienza la necesidad de requerir aplicaciones para administrar colecciones de información. Asana Es una gran aplicación de gestión de proyectos, y hay un montón de Alternativas de aplicaciones de gestión de proyectos que puede manejar el flujo de trabajo manual por usted.
En lugar de luchar para mantenerse al día con las demandas cada vez mayores de la empresa, busque otras formas de almacenar y administrar la información. Esto le ahorrará tiempo a usted y a sus colegas, y automatizará muchas tareas que normalmente requerirían supervisión adicional.
5. Revisión del proceso y eliminación de duplicidades
El uso excesivo de hojas de cálculo puede ocurrir como resultado de intentar organizarse, pero esto a veces puede ir demasiado lejos. En estos escenarios, en realidad podría terminar gestionándose meticulosamente a sí mismo oa sus compañeros de trabajo, cuando en realidad, debería haber tomado tiempo hacer las tareas importantes.
Hacer un seguimiento de la información en el trabajo es esencial para una operación sin problemas, pero a veces, puede terminar tratando de hacer un seguimiento de muchas cosas innecesarias. Piense en sus procesos actuales y considere si realmente necesita una hoja de cálculo para ellos.
Del mismo modo, el uso de una hoja de cálculo para registrar datos que ya están almacenados en otro lugar conduce a una redundancia indebida y es muy ineficiente. Guarde estas hojas de cálculo correspondientes y trabaje desde la fuente. Verificar Cómo dividir una hoja de cálculo de Excel grande en formato CSV en archivos separados.
Las hojas de cálculo pueden jugar en su contra
Con los consejos anteriores, tendrá muchas formas de escanear su carpeta de hojas de cálculo y comenzar a trabajar de manera más eficiente. Siga sus instintos sobre qué partes de la empresa merecen datos personalizados y cuáles se pueden gestionar de forma diferente.
Si aún no está seguro, preste atención a cómo le va en las próximas semanas. Puede comenzar a notar dónde se pueden simplificar las cosas y puede crear un espacio digital más eficiente y ordenado en el tiempo. Ahora puedes ver Los mejores consejos para administrar su espacio digital para una mayor eficiencia.
