Las aplicaciones de gestión de tareas y proyectos han cobrado mucha importancia debido a la creciente necesidad de las empresas de contar con herramientas que organicen el trabajo y faciliten la coordinación entre sus integrantes y departamentos para lograr objetivos específicos en el tiempo planificado.
Asana es una aplicación web para la gestión de proyectos y la mejora de la productividad. Sus numerosas herramientas y características lo convierten en una opción popular tanto para individuos como para equipos grandes y pequeños que buscan organizar sus negocios.
¿Estás buscando mejorar tus habilidades en Asana? ¿Quieres algunos consejos que te ayuden a aprovechar al máximo la aplicación? Te tenemos cubierto. Verificar Los mejores consejos para administrar a los miembros remotos del equipo de manera eficiente.
A continuación, encontrarás algunos de nuestros trucos favoritos de Asana. Además, es ideal para cualquier nivel de habilidad y es útil para cualquiera que use Asana, independientemente del plan de precios en el que se encuentre.
1. Configura tareas recurrentes
¿Hay tareas que te encuentras creando todos los días o semanas una y otra vez? Por ejemplo, puede crear tareas para revisar su correo electrónico o trabajar en revisiones de proyectos semanales.
Estas tareas se pueden configurar como recurrentes dentro de Asana. Además, es una configuración rápida y fácil de hacer con solo unos pocos clics. Primero, crea una nueva tarea y luego sigue estos pasos:
- Localizar Sin fecha de vencimiento Para cambiar la fecha de vencimiento de su tarea.
- En la parte inferior de la pequeña ventana emergente, verá flechas o configurar para repetir. Selecciónalo.
- Elija la hora en que debe repetirse su tarea, así como los días para mostrar su tarea recurrente.
2. Habilitar el modo No molestar
Si está de vacaciones o simplemente quiere concentrarse en su trabajo, puede activar rápidamente el modo No molestar. Para hacerlo:
- Selecciona tu foto de perfil para abrir tu configuración personalizada.
- luego seleccione Alertas.
- Localizar Pausar alertas Entonces, ¿cuánto tiempo desea hacer una pausa mientras No molestar está activado?
Si no desea tener que activar esta configuración cada vez que desea bloquear la llegada de notificaciones, también puede crear un horario. Simplemente marque la casilla junto a Don't alert me from y luego seleccione las horas.
3. Usa atajos de teclado
Al igual que cualquier aplicación poderosa de productividad, Asana ofrece una amplia gama de atajos de teclado que puedes usar para simplificar cualquier tarea. Algunos de nuestros atajos favoritos incluyen:
- Pestaña-BKSP Para eliminar las tareas seleccionadas.
- Tabulador-H Para volver a la página de inicio.
- Tabulador-M Para establecer una tarea para ti mismo.
- Tabulador-P Para agregar a un proyecto.
- Pestaña- / Para buscar un proyecto, etiqueta, persona o tarea.
- I Para archivar cuando estás dentro de tu bandeja de entrada.
- Tabulador-N Para crear una nueva partición.
4. Crea tareas desde el correo electrónico
Su bandeja de entrada de correo electrónico puede ser una fuente de frustración. Agregue la necesidad de crear nuevas tareas de Asana para los nuevos proyectos que llegan a su bandeja de entrada, y es posible que desee levantar la mano y marcharse.
Afortunadamente, puedes crear fácilmente nuevas tareas a partir de correos electrónicos dentro de Asana.
Puede enviar una tarea a Mis tareas enviando un correo electrónico a x@mail.asana.com. Asana creará una nueva tarea en el espacio de trabajo asociado con tu dirección de correo electrónico.
Esta imagen muestra elementos que puedes agregar a tu correo electrónico para personalizar aún más las tareas de Asana. Simplemente complete los detalles según sea necesario y envíelos. Verificar Los mejores consejos para hacer que sus informes de proyecto se destaquen.
5. Marque proyectos para un acceso rápido
Si tienes muchos proyectos en Asana, puede ser difícil tratar de localizar los que necesitas consultar con más frecuencia. Incluso unos segundos de búsqueda y desplazamiento pueden afectar la productividad de su día.
Puedes marcar fácilmente proyectos dentro de Asana para guardarlos y acceder a ellos fácilmente. Para hacerlo:
- Encuentre el proyecto que desea agregar a sus favoritos, en la barra de menú a la izquierda de la pantalla.
- Seleccione el menú de tres puntos y luego seleccione Agregar a los favoritos.
- Ahora, verá su proyecto en la lista de Favoritos en la parte superior de la barra de menú.
O bien, si está dentro del proyecto, puede marcarlo rápidamente seleccionando el icono de estrella junto al nombre del proyecto.
Revisa tus proyectos y marca cuáles te gustaría tener a mano.
6. Codifica tus proyectos con colores
Para una mejor organización del proyecto, también puedes colorear tus proyectos de Asana. Esto es especialmente útil si tiene tareas personales mezcladas con sus tareas laborales.
Para codificar por color los proyectos, busque el proyecto en la barra de menú a la izquierda de la pantalla. Seleccione el menú de tres puntos y luego puede configurar el color y el icono. Por último, elige el color que mejor se adapte a tus necesidades.
¿No estás seguro de cómo codificar con colores? Hay infinitas formas. Por ejemplo, puede asignar un color determinado para tareas laborales y otro color para tareas personales. Verificar Las mejores apps de calendario de planificación para programar tus tareas y ser más productivo.
O puede asignar un color a proyectos de alta prioridad y otro color a proyectos no importantes. Juega con las opciones para ver cuál te gusta más.
También puede elegir un código de color personalizado para cada proyecto siguiendo los mismos pasos. Solo asegúrese de marcar la casilla junto a Asignar a todos para asegurarse de que los cambios se realicen solo en la vista Tareas.
7. Aprovecha la configuración del estado del proyecto
Una de nuestras características favoritas dentro de Asana es la capacidad de establecer estados de proyectos como indicadores de cómo están progresando los proyectos.
Por ejemplo, puede compartir si un proyecto avanza según lo programado, corre el riesgo de atrasarse en la fecha de vencimiento o se desvía por completo. Luego, Asana te ayudará a publicar la actualización de estado para que todos la vean.
Para cambiar el estado del proyecto, abre tu proyecto en Asana. A continuación, seleccione establecer estado. A la derecha de la pantalla, verá opciones de estado para elegir.
Una vez que seleccione la opción de estado, Asana le dará la opción de crear una actualización de estado. Puede elegir una dirección, agregar cualquier detalle del proyecto y elegir a quién desea enviar la actualización.
También puede optar por enviarse un recordatorio para actualizar el estado de sus proyectos todos los jueves seleccionando el interruptor junto a Recuérdame que actualice todos los jueves.
Esta es una excelente manera de mantenerte a ti o a tu equipo al día con lo que va bien y las tareas que necesitan intervención. Verificar Los rasgos de personalidad más importantes para convertirse en un gerente de proyecto exitoso.
Este es un extracto de lo que Asana puede hacer
Ya sea que sea nuevo en Asana o un profesional experimentado, siempre hay algo nuevo que descubrir dentro de la plataforma.
Es parte de lo que hace de Asana una excelente aplicación de gestión de proyectos para uso personal o grupal. Ahora puedes ver Las mejores herramientas de gestión de proyectos fáciles de usar para Mac.
