مع زيادة الحاجة إلى التواصل عن بُعد وإدارة الاجتماعات عبر الإنترنت، أصبحت تطبيقات جدولة الاجتماعات أداة أساسية للعمل والتعلم عن بُعد. فاستخدام تطبيق جدولة الاجتماعات سيُساعدك على إعداد المُكالمات مع أشخاص آخرين بشكل فعَّال، سواء كنت تعمل ضمن فريق أو لنفسك.
سنلقي نظرة على التطبيقات المجانية التي تُتيح لك جدولة الاجتماعات ونُقدم دليلًا شاملاً حول كيفية استخدامها والاستفادة القصوى من ميزاتها. سنستكشف الخيارات المُتاحة ونقدم نصائح حول كيفية اختيار التطبيق المُناسب لاحتياجاتك الشخصية أو العملية. إذا كنت تبحث عن طرق لتنظيم اجتماعاتك عبر الإنترنت بكفاءة وفعالية، فإنَّ هذا المقال سيوفر لك الإرشادات اللازمة لاختيار التطبيق المُناسب وكيفية استخدامه بكفاءة. تحقق من أفضل تطبيقات التقويم التي تُوفر الجدولة بالذكاء الاصطناعي لتنظيم جدولك الشخصي.
1. إرسال روابط الاجتماعات بسهولة باستخدام Calendly
من المحتمل أن يكون Calendly أشهر تطبيق مجاني لجدولة الاجتماعات، ويحظى بشعبية لسبب ما. فهو سهل الاستخدام بشكل لا يُصدق، ويُمكن للمستخدمين الآخرين حجز مكالمات الفيديو والمواعيد معك في الوقت الذي يُناسبهم أكثر. ونتيجة لذلك، ستُزيل الكثير من التحركات ذهابًا وإيابًا التي قد تُضيع وقتك.
يستغرق التسجيل في Calendly بضع دقائق فقط، ويُمكنك استخدام حسابك على Google أو Microsoft. يدعم التطبيق خمس لغات: الإنجليزية والألمانية والبرتغالية والإسبانية والفرنسية.
يُمكن للمستخدمين حجز المكالمات معك عبر رابط Calendly. علاوة على ذلك، يُمكنك تعديل ساعات العمل الأسبوعية التي تكون فيها متاحًا للقاء الآخرين. تحقق من الأدوات الأساسية التي تحتاجها لاجتماعاتك عبر الإنترنت لتجعلها مُثمرة.
كيفية ضبط ساعات عملك الأسبوعية باستخدام Calendly
قبل أن تقوم بدعوة الآخرين إلى الاجتماعات، يجب عليك ضبط ساعات عملك التي تُفضلها. وإليك كيفية القيام بذلك:
- انقر فوق “التوافر” وحدد علامة التبويب “الجداول الزمنية”.
- اكتب الأوقات التي تكون متاحًا فيها كل يوم. إذا أخذت أيام إجازة مُعينة، فيمكنك إلغاء تحديد هذه الأيام.
- اضغط على رمز الإضافة
كيفية دعوة الأشخاص لحجز مكالمة هاتفية معك
بمجرد تعديل ساعات عملك، تُصبح جاهزًا لحجز الاجتماعات مع الآخرين. لديك خياران. الأول هو تعديل نموذج الاجتماع المُعد مسبقًا في Calendly:
- حدد أنواع الأحداث.
- اضغط على رمز الإعدادات
وحدد تعديل.
وحدد تعديل.
- اختر تفاصيل الحدث.
- قم بتعديل المدة واسم الحدث وأي شيء آخر تعتقد أنه يحتاج إلى تعديل. ثم اضغط على حفظ وإغلاق.
- اضغط على نسخ الرابط وشارك اجتماعك مع أي شخص تُريد التحدث إليه.
وبدلاً من ذلك، يُمكنك تصميم اجتماع من البداية:
- انتقل إلى
أنواع الأحداث -> نوع حدث جديد. - ضمن إنشاء نوع حدث جديد، اختر نوع الاجتماع الذي تُريد استضافته.
- قم بتخصيص الحدث الخاص بك وحدد متابعة.
- انقر فوق
مشاركة -> نسخ الرابطوالصق الرابط مع أي شخص ترغب في حجز اجتماع معه.
- اضغط على تم عند الانتهاء. يُمكنك العثور على اجتماعك على الصفحة الرئيسية لأنواع الأحداث. مع خطة Calendly المجانية، يُمكنك الحصول على نوع حدث نشط واحد فقط في أي وقت محدد.
إذا كنت ترغب في زيادة استخدامك لـ Calendly إلى الحد الأقصى، فاطلع على نصائح Calendly هذه لمساعدتك على تحسين الجدولة.
تنزيل: Calendly لـ iOS | Android (مجانًا، تتوفر عمليات شراء داخل التطبيق)
2. تنظيم الاجتماعات باستخدام تقويم Google
من السهل جدًا التخطيط لأسبوعك في تقويم Google، ويُمكنك بسهولة جدولة الاجتماعات مباشرةً من خلال التطبيق. المكان الذي تستضيف فيه مُكالمات الفيديو متروك لك. يُعد Google Meet خيارًا سهلاً، ولكن يمكنك أيضًا إضافة رابط إلى Zoom أو تطبيق المؤتمرات المفضل لديك. في حين أنَّ Calendly هو الأفضل إذا كنت بحاجة إلى أشخاص آخرين لحجز نفس النوع من الاجتماعات معك بشكل منتظم، فإن تقويم Google يعمل بشكل جيد للأحداث لمرة واحدة.
لاستخدام تقويم Google كمنظم اجتماعات، ستحتاج أولاً إلى التسجيل للحصول على حساب Google عبر accounts.google.com إذا لم يكن لديك حساب بالفعل. بمجرد أن يكون لديك حساب Google، اتبع هذه الخطوات لجدولة اجتماع في تقويم Google.
- اضغط على
إنشاء -> حدث.
- أضف عنوان اجتماعك واتصل بـ Google Meet إذا كنت ستستخدم هذا التطبيق. إذا كنت تُخطط لاستخدام تطبيق مُختلف لمؤتمرات الفيديو، فأضف رابط الاجتماع حتى يتمكن الآخرون من الانضمام بسهولة. وبدلاً من ذلك، قم بتحديث الحدث باستخدام الرابط الأقرب إلى الوقت.
- قم بدعوة ضيوفك وإضافة أي مرفقات مطلوبة.
- قم بتخصيص أي شيء آخر تعتقد أنه ضروري. انقر فوق “حفظ” بمجرد أن تُصبح راضيًا عن الشكل الذي يبدو عليه كل شيء.
تنزيل: تقويم Google لـ iOS | Android (مجانًا)
3. إدارة العملاء المُحتملين والمشاريع الأخرى باستخدام HubSpot
يُمكنك استخدام HubSpot لتسريع مسيرتك المهنية في مجال التسويق، ولكن التطبيق يحتوي أيضًا على أداة مجانية مُمتازة لجدولة الاجتماعات. مثل Calendly، يُمكنك التسجيل باستخدام حسابك على Google أو Microsoft.
على الرغم من أن التطبيق مُخصص في المقام الأول لأصحاب الأعمال والموظفين، إلا أنه يُمكنك استخدام أداة جدولة الاجتماعات لسيناريوهات متعددة، مثل الدردشة مع زملائك حول مُهمة جامعية. لديك أيضًا خيار اختيار الصور الرمزية المخصصة إذا كنت تريد عرض إبداعك.
إليك كيفية استخدام أداة جدولة الاجتماعات الخاصة بـ HubSpot:
- انتقل إلى موقع HubSpot Meeting Scholer وحدد البدء مجانًا.
- أكمل الأسئلة الأولية التي سيطرحها عليك HubSpot. لا ينبغي أن يستغرق هذا أكثر من خمس دقائق.
- انتظر HubSpot لإعداد حسابك.
- حدد توصيل التقويم وقم بتوصيل تفاصيل تقويمك.
- مع الإصدار المجاني من HubSpot، يمكنك استخدام برنامج جدولة اجتماعات واحد قبل أن تحتاج إلى الترقية. ستلاحظ أنه تم إنشاء حساب لك بالفعل عند التسجيل. قم بالتمرير فوق هذا في قسم الاجتماعات وحدد تحرير.
- في علامة التبويب نظرة عامة، قم بتخصيص اسم الاجتماع ومكانه ووصفه. يُمكنك أيضًا إضافة رابط لعقد مؤتمر فيديو ودعوة الآخرين. انقر فوق “حفظ” عندما تظهر النافذة المنبثقة.
- اضغط على علامة التبويب “الاجتماع”. هنا، يُمكنك تغيير نافذة التوافر وخيارات المدة. علاوة على ذلك، لديك خيار اختيار منطقتك الزمنية. مرة أخرى، انقر فوق “حفظ” عندما تظهر النافذة المنبثقة.
- انقر فوق علامة التبويب “الأتمتة” وقم بتمكين مفتاح التبديل بجوار التأكيد بالبريد الإلكتروني. من المفيد أيضًا تمكين الإشعار التلقائي للتذكير قبل الاجتماع لضمان عدم تفويت أي شخص للمكالمة.
- ارجع إلى علامة التبويب “الاجتماعات”، وقم بتمرير مؤشر الماوس فوق الاجتماع الذي تم تحريره حديثًا، ثم حدد “نسخ الرابط”. أرسل الرابط إلى كل من تريد دعوته.
تنزيل: HubSpot لـ iOS | Mac | Windows | Android (مجانًا)
4. تنظيم اجتماعاتك وجدولك الزمني باستخدام Notion Calendar
إذا كنت تستمتع باستخدام Notion، فيجب أن تفكر في استخدام Notion Calendar لإدارة وقتك. داخل التطبيق، لديك أيضًا خيار جدولة الاجتماعات. يمكنك معرفة الموعد الذي يجب أن تعقد فيه اجتماعاتك عبر شريط الأدوات الموجود على الكمبيوتر الخاص بك، ويدعم التطبيق أيضًا 12 لغة، بما في ذلك النرويجية والفنلندية والكورية واليابانية والألمانية والإنجليزية.
فيما يلي خطوات إنشاء اجتماع في Notion Calendar:
- انقر نقرًا مزدوجًا على الفترة الزمنية التي تُريد جدولة اجتماع لها.
- قم بتخصيص الوقت وإضافة عناوين البريد الإلكتروني للمُشاركين.
- اختر تطبيق مؤتمرات الفيديو الذي تُفضله (إن أمكن) عبر علامة التبويب “المؤتمرات” قبل إضافة أي روابط ومُستندات وأوصاف مطلوبة.
- قم بتخصيص الإعدادات الأخرى، مثل ما إذا كنت تريد تعيين تذكير قبل الاجتماع، وانقر فوق أي مكان على شاشتك لإكمال جدول الاجتماع.
يُمكنك أيضًا استخدام أداة مشاركة التوافر (اضغط على S على لوحة المفاتيح أو حدد مشاركة التوافر) إذا كنت تُريد أن يعرف الآخرون متى يُمكنهم حجز اجتماع معك.
تنزيل: Notion Calendar لـ iOS | Mac | Windows (مجانًا)
ما هو أفضل تطبيق لجدولة الاجتماعات؟
كل تطبيق من تطبيقات جدولة الاجتماعات التي ذكرناها سيُفيد أنواعًا مُختلفة من المستخدمين. إذا كنت قد وافقت بالفعل على موعد وتاريخ الاجتماع، فإن تقويم Google و Notion Calendar من الخيارات الرائعة لتنظيم التفاصيل الدقيقة. يُمكنك أيضًا استخدام كلا التطبيقين لعرض مدى ملاءمة هذه الاجتماعات للسياق الأوسع ليومك.
ولكن إذا كنت بحاجة إلى أداة تُتيح للمُستخدمين الآخرين حجز الاجتماعات معك، فإن Calendly و أداة جدولة الاجتماعات الخاصة بـ HubSpot هي خيارات أفضل. يُعد HubSpot ممتازًا إذا كنت بحاجة إلى أداة لأغراض مهنية، على الرغم من أنه يمكن أن يعمل أيضًا في حياتك الشخصية. يُعد Calendly تطبيق رائع وشامل، وهو يُناسب بشكل خاص رواد الأعمال المنفردين والمديرين التنفيذيين رفيعي المستوى. يُمكنك الإطلاع الآن على ما هي مجموعة أدوات العمل المُستقل؟ إليك أين يُمكن العثور عليها.
