أصبحت الاجتماعات عبر الإنترنت لا غنى عنها في مكان العمل ، سواء كنت تعمل من المنزل أو في مكتب. في حين أنها مُريحة بلا شك ، لأنها يُمكن أن تربط الأشخاص محليًا وعالميًا ، ولكن ما مدى إنتاجيتهم؟
هناك العديد من التحديات التي يجب التغلب عليها للتأكد من أنَّ الاجتماعات عبر الإنترنت فعَّالة حقًا وتستحق وقتك. لحسن الحظ ، يُمكنك إنشاء بيئة اجتماعات أكثر تعاونًا باستخدام المجموعة الصحيحة من الأدوات.
هناك العديد من الأدوات المُختلفة التي يُمكنك استخدامها للاجتماعات عبر الإنترنت. بعضها مجاني والبعض الآخر مدفوع. ولكن بغض النظر عن الأداة التي تستخدمها ، هناك بعض الأدوات الأساسية التي تحتاجها لعقد اجتماعات ناجحة عبر الإنترنت. أدناه ، سنُغطي بعض الأدوات الأساسية للاجتماعات المُثمرة عبر الإنترنت. تحقق من أفضل بدائل Zoom المجانية لعقد مؤتمرات الفيديو والاجتماعات عبر الإنترنت.
1. Zoom للاجتماعات المُتزامنة أو الفورية عبر الإنترنت
لن يكون الاجتماع المُثمر عبر الإنترنت مُمكنًا بدون استخدام أحد أفضل تطبيقات مؤتمرات الفيديو للعمل عن بُعد. مع مجموعة واسعة من الأدوات الافتراضية التي تُقدم ميزات ووظائف مُتنوعة للاجتماعات ، يبرز Zoom بواجهة سهلة التصفح وبسيطة.
هذا لا يعني أنَّ Zoom يفتقر إلى الميزات القوية ، لأنه يُوفر جودة عالية للفيديو والصوت والتسجيل وإمكانيات مشاركة الشاشة.
هذا ليس كل شئ؛ يُمكنك أيضًا استخدام ميزة “الخلفية الإفتراضية” في Zoom لتغيير خلفيتك ، والتي يُمكن أن تكون مفيدة إذا كان لديك مساحة عمل فوضوية. يدعم Zoom أيضًا التكامل مع أدوات الإنتاجية الشائعة الأخرى مثل Slack وتقويم Google و Asana ، مما يسهل إنشاء بيئة افتراضية تعاونية.
2. Loom للاجتماعات غير المُتزامنة
ماذا يحدث عندما لا يُمكنك جمع الجميع معًا في نفس الوقت لعقد اجتماع عبر الإنترنت؟ يُعد هذا أحد أكثر تحديات العمل عن بُعد شيوعًا التي تواجهها فرق العمل عبر مناطق زمنية مُختلفة.
قد يكون الحل الفعَّال لهذه المشكلة هو عقد اجتماعات غير متزامنة ، والتي لا تتطلب أن يكون الأشخاص مُتصلين بالإنترنت في نفس الوقت. بالإضافة إلى ذلك ، عادةً ما تكون الاجتماعات غير المتزامنة عبر الإنترنت أكثر إنتاجية حيث يُمكنك توفير المزيد من التبادلات المدروسة وإجراء مناقشات دون انقطاع.
لحسن الحظ ، هناك العديد من أدوات اتصال الفيديو غير المُتزامن التي يُمكنك استخدامها في اجتماعاتك الافتراضية. أحدها هو Loom ، والذي يسمح لك بتسجيل مقاطع الفيديو ومشاركتها مع أفراد فريقك في الوقت الذي يُناسبك. يُعد هذا مثاليًا لإنشاء برامج تعليمية خطوة بخطوة أو إرسال التعليقات إلى أعضاء الفريق دون الحاجة إلى جدولة اجتماع. تحقق من ما هي المبالغة في الحضور الرقمي وكيف يُمكنك التغلب عليه؟
3. Krisp للتخلص من ضجيج الخلفية أثناء الاجتماعات
يُعيق ضجيج الخلفية إنتاجية مكان العمل بعدة طرق ، خاصة أثناء الاجتماعات الافتراضية. سواء كان الأمر يتعلق بنباح كلبك ، أو بكاء طفلك ، أو مشاريع إنشائية خارج نافذتك ، أو زملاء يتحدثون في الخلفية ، يُمكن أن تكون الضوضاء مصدر إلهاء أثناء الاجتماعات الافتراضية.
Krisp هي أداة مُذهلة لإلغاء الضجيج ، تعمل بالذكاء الاصطناعي يُمكنها تعزيز إنتاجية اجتماعاتك عبر الإنترنت من خلال القضاء على ضجيج الخلفية غير المرغوب فيها. يُمكنك استخدام Krisp لضمان وضوح صوتك وتقليل الانحرافات وخلق بيئة عمل أكثر إنتاجية.
بالإضافة إلى ذلك ، تتوافق Krisp مع بعض أدوات الاتصال الأكثر شيوعًا عبر الإنترنت ، بما في ذلك Microsoft Teams و Zoom و Skype والمزيد.
4. Camo لاستخدام الهاتف الذكي ككاميرا ويب
بعد حل المشكلة السمعية المُتمثلة في شكل ضجيج الخلفية ، دعنا نوجه انتباهنا إلى مشكلة مرئية شائعة أثناء الاجتماعات الافتراضية. يستخدم معظم الأشخاص أجهزة كمبيوتر مُزوَّدة بكاميرات ويب مدمجة دون المستوى لعقد مؤتمرات الفيديو. Camo هو الخيار المثالي إذا كنت تبحث عن تحسين جودة مكالمات الفيديو وتبدو أكثر احترافًا أثناء الاجتماعات عبر الإنترنت.
إذا كنت مُعتادًا على “كاميرا الاستمرار” من Apple ، والتي تمكّن مالكي الـ Mac من استخدام الـ iPhone ككاميرا ويب ، فإن Camo يفعل الشيء نفسه لمستخدمي macOS و Windows و iOS و Android. كل ما عليك فعله هو تنزيل Camo على هاتفك الذكي والكمبيوتر وإقران كلا الجهازين باستخدام كابل USB أو عبر اتصال لاسلكي عن طريق مسح رمز QR ضوئيًا.
بمجرد إقران جهازك ، يُمكنك تخصيص الإعدادات بناءً على تفضيلاتك والبدء في استخدامه مع تطبيقات مؤتمرات الفيديو الشائعة مثل Zoom لاجتماعاتك عبر الإنترنت. تحقق من أكثر المشاكل التقنية للعمل عن بُعد وكيفية إصلاحها.
5. Cal Friendly لجدولة الاجتماعات
التحدي الآخر الذي ستُواجهه بكل تأكيد هو كيف يُمكنك أن تجعل زملائك أو عملائك ينضمون إلى اجتماعاتك عبر الإنترنت في الوقت المُناسب لكل مُشارك؟ نُؤكد على أنك تقضي الكثير من الوقت في إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو إجراء المكالمات لمعرفة الوقت الأنسب للجميع. Cal Friendly هو خيار فعَّال لجدولة الاجتماعات عبر الإنترنت يُمكنه مساعدتك في أتمتة عملية الجدولة ، بحيث يُمكنك التركيز على التبادلات المُثمرة الأفكار مع عملائك أو زملائك.
يُعد جدولة الاجتماعات والمهام باستخدام Cal Friendly أمرًا بسيطًا. كل ما عليك فعله هو إنشاء نوع حدث ، من اجتماعات فردية إلى اجتماعات جماعية. اختر الاسم والمكان والوصف والمدة والتاريخ للحدث.
بعد إدخال جميع التفاصيل اللازمة ، يُمكنك مشاركة الرابط عبر البريد الإلكتروني مع المدعوين للسماح لهم باختيار أفضل وقت بناءً على مدى تواجدك. فيما يلي بعض النصائح الودية لمساعدتك على التحسن في تحديد المواعيد.
6. Otter.ai لتسجيل اجتماعاتك
من أفضل الطرق للتأكد من أنَّ اجتماعاتك عبر الإنترنت مُنتجة هي تسجيل جميع النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها خلال الجلسة. ومع ذلك ، قد يكون تدوين الملاحظات يدويًا أثناء جلسة نشطة أمرًا صعبًا ، خاصة أثناء اجتماع طويل أو عند الاستماع إلى مُناقشات سريعة. هذا هو المكان الذي يُمكن أن يكون Otter.ai مُفيدًا فيه.
Otter هو مساعد اجتماع يعمل بالذكاء الاصطناعي ويسجل الصوت وينسخ الكلام إلى نص في الوقت الفعلي. يُمكنك استخدام Otter لتسجيل الاجتماعات عبر الإنترنت في غيابك ، وإنشاء الملخصات ، والتقاط الشرائح في ملاحظاتك ، والعثور على المعلومات ذات الصلة من خلال البحث عن الكلمات الرئيسية.
مع Otter ، يمكنك التركيز على جعل اجتماعاتك الافتراضية أكثر جاذبية وإنتاجية بينما يُزوِّدك بالملاحظات والكتابات التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي. تحقق من أفضل تطبيقات الذكاء الاصطناعي لتحسين حياتك يُمكنك تنزيلها على هاتفك.
7. Trello لتحويل ملاحظات الاجتماع إلى مهام قابلة للتنفيذ
الاجتماعات بمثابة منصة للأشخاص لتبادل الأفكار ومُناقشة الاستراتيجيات والحلول. لكن ماذا بعد انتهاء الاجتماع؟ كيف تتأكد من تحويل جميع الخطط والاستراتيجيات التي تمت مناقشتها في الاجتماع إلى مهام قابلة للتنفيذ؟ يُمكنك استخدام Trello لتنظيم مشاريعك.
Trello هو تطبيق لإدارة المشاريع يستند إلى مفهوم Kanban يُمكن أن يُساعدك في تنظيم مهامك الشخصية والمهنية. إنه الخيار مثالي للفرق التي تُريد نظرة عامة مرئية على المشاريع من خلال إنشاء لوحات لكل مشروع وبطاقات لمهام مُحددة داخل المشروع.
يُمكنك بعد ذلك تعيين تواريخ الاستحقاق وتعيين المهام لأعضاء الفريق وإرفاق الملفات المتعلقة بالمهمة. هذا يحول ملاحظات الاجتماع إلى مهام قابلة للتنفيذ بسهولة. تحقق من أفضل الطرق الإبداعية للاستفادة الكاملة من Trello.
عزِّز اجتماعاتك عبر الإنترنت باستخدام هذه الأدوات الأساسية
بدون الأدوات المُناسبة ، يمكن أن تتحول اجتماعاتك عبر الإنترنت بسرعة إلى فوضى في التقويم وأحداث مضيعة للوقت. ومع ذلك ، يُمكنك استخدام هذه الأدوات لأتمتة المهام المُتكررة ، وتسجيل المحادثات وتلخيصها ، وتحويل ملاحظات الاجتماع إلى مهام قابلة للتنفيذ ، من بين أمور أخرى. كل هذا سيساعدك على تحقيق أقصى استفادة من اجتماعات فريقك الافتراضية والتأكد من أنها جذابة ومثمرة. يُمكنك الإطلاع الآن على أدوات لجعل اجتماعاتك عبر الإنترنت أكثر إنتاجية.
