Электронные таблицы или электронные таблицы — отличные варианты, помогающие упорядочивать данные и отслеживать различные формы информации на рабочем месте, особенно с формулами и во время отчетности. Однако чрезмерное использование электронных таблиц может быть неэффективным и снизить вашу производительность.
Это хорошо для некоторых вещей, но не обязательно для многих других. Если ваша работа отягощает вас большим количеством электронных таблиц или вы просто любите хорошие электронные таблицы, возможно, пришло время подумать о способах управления ими. Проверять 4 лучших приложения для работы с электронными таблицами для Android.
1. Признание чрезмерного использования электронных таблиц
Вы здесь либо потому, что вам надоело настойчивое требование вашего рабочего места использовать электронные таблицы для всего, либо вам так нравится работать с данными, и вы задаетесь вопросом, относится ли это к вам. На самом деле рекомендуется подумать о том, как вы используете такие приложения, как Microsoft Excel и Google Sheets, чтобы получить максимальную отдачу от своей работы.
Это полезно для подсчета количества электронных таблиц, которые вы используете ежедневно или еженедельно. Если это число превышает шесть, вы можете рассматривать это как предупреждение о том, что вы работаете в невыгодном положении и можете вызвать непреднамеренные проблемы, такие как:
- Сложно управлять временем.
- Неэффективность в операциях.
- Плохая организация информации.
- Эффективные коммуникационные барьеры на уровне компании.
Определение того, в какой степени электронные таблицы используются для оповещения работодателя, может открыть возможности для новых, более продуктивных способов работы. Давайте рассмотрим некоторые способы, с помощью которых вы можете справиться с этим чрезмерным использованием и получить лучшие результаты в долгосрочной перспективе.
2. Упростите данные, объединив и перепроектировав электронные таблицы.
Причина наличия слишком большого количества электронных таблиц часто заключается в том, что их нельзя использовать интуитивно. Вы узнаете, что это происходит, если вам нужно использовать две отдельные карты для одной задачи; Например, у вас есть один для ежегодного отпуска и один для смены.
В этом конкретном случае вы можете легко объединить их в один всеобъемлющий рабочий лист. Вы можете сделать это, разделив его на разные вкладки.
Кроме того, вы можете включить оба расписания на один лист и выполнить следующие действия, чтобы автоматически обновить расписание перерывов между сменами с данными из ежегодного отпуска:
- Во второй таблице, где вы можете логировать пробелы трансформации, напишите следующую формулу:
=IF(Select Cell, “GAP”, “FULL”)
- Если в приведенной выше формуле указано, что выбрана ячейка, введите номер ячейки, содержащий даты ежегодного отпуска, например, B2.
- Когда вы вводите дату в выбранную ячейку, это автоматически заполняет слово «GAP», где вы вводите формулу.
- Если даты нет, слово «ПОЛНЫЙ» будет автоматически заполнено там, где написана формула.
Эту формулу можно использовать для чего угодно, независимо от значения ячейки, и она может быть полезным способом управления сходными фрагментами информации между таблицами.
Консолидация листов и фрагментов данных в одном месте сокращает количество файлов, необходимых для конкретных задач, и позволяет более эффективно организовать работу. Проверьте свой список электронных таблиц, чтобы увидеть, можно ли их комбинировать, чтобы работа была ясной и легкой для понимания. Проверять Лучшие способы организации таблиц в Microsoft Excel.
3. Связывайте электронные таблицы для быстрого доступа
Иногда электронные таблицы невозможно объединить вместе, поскольку данные не связаны напрямую. Однако вам все равно может понадобиться доступ к нескольким листам для выполнения более сложных операций, включающих более одной задачи.
В этих случаях может быть полезно добавить гиперссылки на свой рабочий лист, чтобы дать вам быстрый доступ к любому другому листу. Это также служит удобным напоминанием обо всем процессе. Например, если вы вводите данные о клиентах, вы можете включить гиперссылку на лист отзывов клиентов.
Это можно легко сделать в Excel и Google Sheets, одновременно нажав Ctrl + K на клавиатуре. Это откроет окно гиперссылки, где вы можете найти файл и назвать текст, который вы хотите отобразить в ячейке.
Вы также можете создать вкладку с гиперссылками на все другие электронные таблицы с информацией о том, когда они использовались. Это отличная идея, если вы хотите убедиться, что вы и ваши коллеги находитесь на одной странице, работаете с одними и теми же файлами, а не со старыми.
4. Рассмотрите альтернативные приложения
Электронные таблицы могут делать не так много, и если вы злоупотребляете ими, это может быть просто потому, что вам нужно специальное приложение для обработки рабочей нагрузки. Например, нужна ли вам таблица ежегодных отпусков, если она отслеживается в системе управления персоналом?
Часто по мере расширения бизнеса они не вписываются в стандартные электронные таблицы, и возникает необходимость в приложениях для управления коллекциями информации. Асана Это отличное приложение для управления проектами, и существует множество Альтернативы приложениям для управления проектами который может справиться с ручным рабочим процессом для вас.
Вместо того, чтобы изо всех сил стараться не отставать от постоянно растущих потребностей компании, ищите другие способы хранения и управления информацией. Это сэкономит время вам и вашим коллегам и автоматизирует многие задачи, которые обычно требуют дополнительного контроля.
5. Проверка процесса и устранение дублирования
Чрезмерное использование электронных таблиц может произойти в результате попытки организоваться, но иногда это может зайти слишком далеко. В этих сценариях вы могли бы в конечном итоге тщательно управлять собой или своими коллегами, хотя на самом деле для выполнения важных задач должно было потребоваться время.
Отслеживание информации на работе необходимо для бесперебойной работы, но иногда вы можете пытаться отслеживать множество ненужных вещей. Подумайте о своих текущих процессах и подумайте, действительно ли вам нужна электронная таблица для них.
Точно так же использование электронной таблицы для записи данных, уже хранящихся в другом месте, приводит к излишней избыточности и крайне неэффективно. Отложите эти соответствующие электронные таблицы и работайте с исходным кодом. Проверять Как разделить большую электронную таблицу Excel в формате CSV на отдельные файлы.
Таблицы могут работать против вас
С помощью приведенных выше советов у вас будет множество способов сканировать папку с электронными таблицами и начать работать более эффективно. Следуйте своей интуиции относительно того, в каких сферах бизнеса стоит использовать пользовательские данные, а какими можно управлять по-другому.
Если вы все еще не уверены, обратите внимание на то, как вы себя чувствуете в течение следующих нескольких недель. Вы можете начать замечать, где вещи можно упростить, и вы можете создать более эффективное и упорядоченное по времени цифровое пространство. Теперь вы можете просмотреть Основные советы по управлению цифровым пространством для повышения эффективности.
