Лучшие способы организации таблиц в Microsoft Excel

Microsoft Excel Это уникальное приложение, в котором используются электронные таблицы, помогающие упорядочивать числа и данные с помощью функций и формул. Существует так много разных способов безупречной работы с Excel, и при таком большом количестве идей ваши данные легко становятся беспорядочными и дезорганизованными.

Однако всегда есть способ найти обходной путь, который поможет вам привести таблицы в порядок. Это особенно полезно для командных проектов в Excel.

Лучшие способы организации электронных таблиц в Microsoft Excel - Учебники

1. Используйте формы

Вам не следует тратить слишком много времени, пытаясь воссоздать электронные таблицы Excel с нуля каждый раз, когда вы хотите проанализировать свои данные. Вместо этого Microsoft Excel уже включает широкий спектр премиальных форм, созданных многими пользователями.

Просто нажмите Файл -> Новый И выберите один из множества шаблонов, поставляемых с Excel. Конечно, вам может быть сложно найти модель, которая идеально подходит для вашего процесса анализа данных.

Лучшие способы организации электронных таблиц в Microsoft Excel - Учебники

Но вы все равно можете найти такой, где вы можете легко отформатировать его, чтобы он выглядел лучше и более функционально в соответствии с вашими требованиями.

2. Выделите важные данные

Как и в случае с любым другим инструментом управления данными, вы всегда должны выделять самую важную информацию. То же самое применимо, когда вы работаете в Excel, особенно если у вас есть целая команда, работающая над одной электронной таблицей.

Один из самых простых способов сделать это - создать лист панели мониторинга, на котором будут суммированы ваши ключевые точки данных.

Кроме того, вы всегда должны хранить основную информацию в удобном для чтения шрифте, используя условное форматирование, задав высоту и цвет для важных ячеек.

Лучшие способы организации электронных таблиц в Microsoft Excel - Учебники

Это простые методы презентации, которые сделают анализ данных вашей организации более удобным.

3. Сортировка данных

Одна из важнейших частей анализа данных - это умение сортировать данные. Независимо от того, хотите ли вы отсортировать имена в алфавитном порядке или перечислить продукты от самой низкой до самой высокой цены, не имеет значения, как вы это делаете.

Сортировка данных поможет вам лучше понять и быстро визуализировать данные. Excel позволяет сортировать данные по алфавиту, числам, дате и времени. Вы также можете сортировать их по настраиваемому списку, который вы создаете, по формату, цвету шрифта, набору значков или по цвету ячеек.

После выбора столбцов или строк, которые вы хотите отсортировать, просто нажмите «Сортировка и фильтр» на вкладке «Данные», и отобразятся дополнительные параметры для сортировки данных. Если у вас есть какие-либо проблемы с этим, вы можете проверить руководство по адресу Официальный сайт Microsoft.

Лучшие способы организации электронных таблиц в Microsoft Excel - Учебники

4. Используйте несколько листов бумаги!

Когда вы работаете над чем-то сложным или имеете дело с большим объемом информации в целом, не забывайте, что Excel позволяет использовать несколько электронных таблиц одновременно.

Необязательно хранить всю информацию в одной таблице. Кроме того, вы можете распределить данные по нескольким таблицам и присвоить им соответствующие имена. Это позволит вам легко найти всю необходимую информацию.

Лучшие способы организации электронных таблиц в Microsoft Excel - Учебники

5. Скрыть ненужные данные

Когда у вас много информации в электронной таблице, трудно сосредоточиться на правильных вещах. Если вы теряетесь в цифрах, возможно, пришло время просмотреть свои электронные таблицы, компонент за компонентом.

Если вы обнаружите какую-либо информацию, которая больше не является необходимой или важной, вы можете скрыть ее. В Excel есть функция, которая позволяет скрывать столбцы, листы или строки, которые вам больше не нужны, но которые вы не хотите удалять или избавляться от них.

Лучшие способы организации электронных таблиц в Microsoft Excel - Учебники

Инструменты визуализации данных обычно могут маскировать такую ​​информацию, как числа допущений и справочные таблицы, которые составляют основу ваших моделей, но не изменяются.

6. Экономьте время с гиперссылками на ячейки.

Работая в команде или даже самостоятельно, вы часто будете тратить время на поиск определенной информации, просматривая все электронные таблицы.

Но так быть не должно. В качестве альтернативы вы можете назвать важные ячейки на листах и ​​сделать гиперссылки на них, которые будут направлять вас через данные. В Microsoft Excel есть отличные инструменты навигации для анализа ваших данных, поэтому обязательно воспользуйтесь ими. Проверять Лучшие приложения и инструменты для анализа данных, которые вы можете быстро научиться использовать.

7. Правильно используйте функции и формулы.

Освоение основ формул Excel имеет решающее значение для всех новичков. Microsoft Excel считается мощным приложением для анализа данных по большинству отраслевых стандартов.

Это также является наиболее предпочтительным приложением для финансовых аналитиков и инвестиционных банкиров, а также для запуска финансовых презентаций и моделирования. В Excel есть встроенные функции и формулы, призванные облегчить вам жизнь.

Лучшие способы организации электронных таблиц в Microsoft Excel - Учебники

Формулы - это уравнения, которые могут выполнять вычисления, возвращать информацию, управлять содержимым других ячеек, условиями тестирования и т. Д. В то время как функции - это предопределенные значения, которые выполняют арифметические операции с определенными данными, называемыми аргументами, в определенном порядке или структуре. Функции могут использоваться для выполнения простых или сложных арифметических операций. Вы можете найти все функции Excel на вкладке Формулы на ленте:

8. Ярлыки могут помочь вам работать быстрее.

Если вы уже знакомы с функциями и формулами Excel, вам следует изучить основные сочетания клавиш. Вы можете обнаружить, что, используя сочетания клавиш для Excel, вы сможете работать более эффективно.

Это особенно актуально для пользователей с двигательными или зрительными нарушениями. Сочетания клавиш - это более простой способ получить желаемые результаты из Excel, не нажимая на сенсорный экран или не используя мышь.

Просто нажав другой В Excel вы сможете увидеть все ярлыки вверху, и если вы нажмете Альт + Q , вы будете перенаправлены в окно поиска. Поле поиска - отличная функция, которую Microsoft добавила в свои приложения, поскольку она позволяет легко что-то найти. Ты тоже можешь Создавайте собственные сочетания клавиш в Excel.

Лучшие способы организации электронных таблиц в Microsoft Excel - Учебники

Сделайте свою жизнь проще с помощью организованных электронных таблиц

Говоря о Microsoft Excel, есть хорошее правило. Если вы обнаружите, что делаете что-то в Excel вручную, знайте, что, вероятно, есть более простой способ сделать это.

Microsoft Excel широко используется на рабочих местах по всему миру. С каждым новым обновлением им становится проще пользоваться, но оно также может усложняться. Это поможет вам узнать Основы функций и формул Excel И хорошо Как поддерживать порядок в таблицах , чтобы воспользоваться всеми преимуществами приложения.

Источник
Перейти к верхней кнопке