В зависимости от требований вашей работы есть вероятность, что вы уже освоили определенный набор навыков MS Office. Как бухгалтер, вы, возможно, знакомы с использованием финансовых функций Microsoft Excel. Если вы занимаетесь менеджментом, возможно, вы хорошо разбираетесь в составлении профессиональных презентаций с помощью Microsoft PowerPoint.
Помимо этих специфических для работы вещей, почти каждый должен знать базовый набор навыков MS Office при поступлении на офисную работу. Если вы работаете из дома и от вас ожидается, что вы будете анализировать информацию, время от времени проводить презентации или писать сводные отчеты, вам следует обязательно ознакомиться с этими советами в любое время. Проверять Что такое Microsoft 365? Чем он отличается от Microsoft Office?
Навыки Microsoft Excel
В первую очередь следует обсудить Excel, потому что это один из самых универсальных продуктов Microsoft Office. Почти каждая работа в мире должна иметь какое-то применение в зависимости от Excel.
Организация, понимание и визуализация более качественной информации и данных лежат в основе цели Microsoft Excel, и возможность делать это быстрее позволит вам выполнять свою работу быстрее.
1. Воспользуйтесь автозаполнением
Вы можете сэкономить огромное количество времени, используя два способа заполнения данных в Excel. Навык №1 Автозаполнение - это функция заполнения пронумерованных данных в столбцах и строках. Эта функция Excel сэкономит вам много времени при работе, поскольку вам не нужно редактировать каждую ячейку.
Чтобы использовать его, просто введите в первую ячейку что-нибудь, заканчивающееся числом.
Щелкните и удерживайте правый нижний угол ячейки и перетащите мышь вниз по столбцу. Вы заметите, что число справа будет автоматически увеличиваться в каждой ячейке.
2. Используйте функцию автозаполнения
Навык №2 Для обучения воспользуйтесь функциями автозаполнения. Если вы пишете функцию внизу каждого столбца - например, усредняете все значения в этом столбце - вы можете использовать ту же функцию автозаполнения, чтобы выполнять те же вычисления и в нижней части каждого другого столбца.
Вы делаете то же самое. Щелкните и удерживайте правый нижний угол ячейки, в которую вы только что ввели настраиваемую функцию, затем перетащите ее через другие столбцы вправо.
Когда вы отпустите кнопку мыши, все эти вычисления столбца будут автоматически исправлены для буквы правого столбца. Вы в основном выполняли идентичную функцию для каждого столбца всего за несколько секунд, и вам даже не приходилось полагаться на еще одно нажатие клавиши.
3. Простое управление данными с помощью сводной таблицы.
Навык №3 Если вы хотите сэкономить огромное количество времени на анализ, вам действительно нужно изучить Excel, это инструмент под названием PivotTable. Доступ к сводной таблице можно получить из меню «Вставка». Просто найдите значок] сводной таблицы.
Если щелкнуть этот значок после выделения всей таблицы данных (включая заголовки), сводная таблица проанализирует эти данные и позволит вам перенести их на новый лист, где вы можете обрабатывать эти данные различными способами.
Инструмент сводной таблицы позволяет вам выбрать столбцы данных, которые вы хотите проанализировать, а затем выбрать способ обработки данных. Просто сложить их вместе? усредняя ее? Рассчитать стандартное отклонение?
Использование сводной таблицы экономит огромное количество времени. Выполнение тех же действий на стандартном листе Excel требует всевозможных функций и переформатирования данных. Сводные таблицы работают автоматически, а вы можете уделять больше времени изучению результатов. Проверять Лучшие способы организации таблиц в Microsoft Excel.
Навыки Microsoft Word
Одним из самых популярных продуктов Microsoft Office является Microsoft Word, например, для написания отчетов по проектам для руководства или написания важных деловых писем и другой корреспонденции. С учетом этих общих применений легко определить навыки, которые необходимо обеспечить, чтобы каждый сотрудник распознавался в продукте MS Office, например обработка заголовков, макет страницы и форматирование.
4. Форматирование и повторное использование заголовков.
Причина, по которой заголовки важны, заключается в том, что, если у вас есть хороший дизайн заголовка для чего-то вроде почтового сообщения или определенного типа отчета, который вы должны заполнить, вам больше никогда не придется проектировать или создавать этот заголовок.
Вы можете сохранить документ со всеми необходимыми форматами заголовков, сэкономив все усилия при следующем создании того же документа. Заголовки можно отформатировать, щелкнув меню «Вставить» и выбрав значок заголовка.
Изучив меню редактирования заголовка, вы увидите, насколько полезными и универсальными могут быть заголовки. Вы можете автоматически переключать заголовки между двумя дизайнами между нечетными и четными страницами, и вы даже можете разделить свой документ на разделы и дать каждому разделу свой собственный уникальный заголовок.
Эта гибкость позволяет автоматизировать все повторяющиеся разделы документов для разных документов, которые вам нужно написать для своего бизнеса, что экономит огромное количество времени.
Еще одно преимущество использования заголовков таким образом заключается в том, что если вы хотите изменить какую-либо часть этих заголовков в документе, все, что вам нужно сделать, это внести изменение в стиль заголовка в одном месте, и это изменение будет автоматически повторяться на протяжении всего файла. документ, который вы создаете. весь документ. Без заголовка вам придется вносить это изменение вручную на каждой странице. Проверять Расширенные функции Microsoft Word, которые сделают вашу жизнь проще.
5. Управление макетом страницы
Следующий навык работы с Microsoft Word, который должен знать каждый офисный сотрудник, - это настройка и предварительный просмотр макета страницы любого документа. Понимание того, как это сделать, дает вам гибкость, чтобы ваш документ выглядел именно так, как вы хотите, вместо того, чтобы застревать с настройками по умолчанию для таких вещей, как размер поля страницы (который многие пользователи не знают, как изменить).
Некоторые инструменты, которые вам следует изучить для форматирования макета страницы, находятся в меню «Вставка». Такие вещи, как инструмент нумерации страниц, который автоматизирует и управляет разбивкой на страницы за вас.
Большая часть необходимых вам параметров макета страницы уже находится в меню с метко названным «Макет». Если вы пишете информационный бюллетень для своей компании, зачем вручную пытаться работать с форматированием в разделах страницы, если вы можете просто использовать для этого инструмент столбцов?
И это тревожное поле вокруг страницы, которое заставляет всех звонить ИТ-специалисту компании, чтобы узнать, как это исправить? Не звони. В меню «Дизайн» просто щелкните значок границы страницы , перейдите на вкладку Границы страницы и коснитесь опции.
Здесь вы можете установить верхнее, нижнее, левое и правое поля страницы. Кстати, в меню «Границы и затенение» проверьте все другие интересные вещи, которые вы можете сделать, например, разместить линии границ на любой стороне страницы, применить их только к разделам документа и многое другое.
Больше никаких утомительных задач
Независимо от вашей работы вам потребуются минимальные навыки работы с Word и Excel, так как вам может потребоваться быстро собрать красивый документ или электронную таблицу. И делать это нужно, не теряя много времени.
К счастью, наш список покажет вам некоторые важные навыки работы с Word и Excel, необходимые для успеха в офисной работе. Теперь вы можете просмотреть Лучшая бесплатная программа для офиса, альтернатива Microsoft Office Если вас не интересует офисный пакет Microsoft.
