Когда дело доходит до оценки времени и управления независимыми проектами, самое главное — следить за своим рабочим временем. Важно хорошо знать свой проект, чтобы с уверенностью дать своим клиентам реалистичную оценку того, сколько времени займет конкретная задача.
В конце концов, вы же не хотите, чтобы ваши клиенты переплачивали или занижали расходы. Давайте взглянем на некоторые указатели, которые вы должны иметь в виду при этом. Проверять Как совмещать работу на полный рабочий день и подработку без переутомления.
1. Определите масштаб вашего проекта
Первый шаг — убедиться, что у вас есть четкое представление о том, что повлечет за собой проект. Узнайте, с какими именно задачами, сроками и бюджетами вы будете иметь дело. Четкое представление о масштабах и задачах поможет вам избежать ненужных расходов.
Остерегайтесь расползания масштаба. Если вы не будете осторожны, ваш проект, скорее всего, будет работать дольше, чем вы изначально ожидали. Лучший способ избежать этого — иметь структуру распределения работ (WBS) для подробного планирования всех задач, эффективно упрощая рабочий процесс с вашим клиентом. Для этого также можно использовать шаблон содержания проекта.
Скачать: Smartsheet (доступно в виде файла excel)
2. Используйте метод оценки времени
Какой бы ни была оговоренная цена, следует стараться избегать недооценки и переоценки. Многие фрилансеры, как правило, указывают свои почасовые ставки при определении стоимости выполненной работы, но это может привести либо к раздуванию счетов, либо даже к снижению стоимости вашего времени, особенно если вы не принимаете во внимание непредвиденные обстоятельства, ограниченность ресурсов и другие факторы. . Вот несколько способов точно оценить проектные часы:
- экспертная оценка: Это необходимо в тех случаях, когда данные трудно или невозможно измерить, или когда нет точных подробных спецификаций. Ключом к использованию этой техники является получение как можно большего количества информации и анализа, прежде чем принимать решение. Этот метод следует использовать для определения подзадач и их продолжительности на этапе оценки усилий и прогнозирования времени.
- ЭквивалентностьАналогичная оценка — это обычная практика, при которой в качестве основы для оценки используются проекты с похожими характеристиками. Вы можете использовать предыдущий опыт, средние показатели по отрасли или другие ресурсы, которые помогут вам в этом процессе. По сути, аналогичная оценка использует исторические данные из аналогичных проектов, чтобы сделать оценку.
- Трехточечная оценка: этот метод включает в себя определение всех возможных сценариев (оптимистического, пессимистического и наиболее вероятного), а также их вероятностей, а затем дает окончательную оценку. Чаще всего он рассчитывается с использованием метода распределения треугольников или оценки PERT.
При использовании метода распределения треугольников вы можете взять среднее значение следующих оценок — оптимистической оценки (О), пессимистической оценки (Р) и наиболее вероятной оценки (М). Итак, уравнение распределения треугольников будет выглядеть так:
E= (O+P+M)/3
PERT расшифровывается как метод оценки и обзора проектов. Это модель принятия решений, которая помогает группам расставлять приоритеты в своей работе, определяя количество времени, необходимое им для выполнения различных задач.
Метод распределения PERT больше, чем средневзвешенное значение. Он придает больший вес наиболее вероятному исходу и меньший вес другим исходам. Этот метод обычно используется руководителями проектов для оценки сроков завершения проекта, поскольку он более точен.
Уравнение PERT можно оценить следующим образом:
PERT Beta Distribution = (P + O + 4ML ) / 6
Следуя приведенному выше примеру, предположим, что в случае внештатной работы над задачей А (которой является кампания в социальной сети) самая оптимистичная оценка составляет две недели, а наихудший сценарий — девять недель. Наиболее вероятная оценка - четыре недели.
Применяя уравнение PERT, приблизительная оценка времени составит 4.5 недели. Используя этот метод, мы также можем рассчитать стандартное отклонение в этом случае, чтобы дать клиентам больше времени для завершения. Для задачи A мы можем выразить это как:
Standard deviation = (P-O)/6 = (9–2)/6 = 1.75
В нашем примере это 1.75. Следовательно, мы можем дать потенциальное окно завершения 6.25 недель вместо 4.5 недель.
- повышение квалификации: Самый простой (и наиболее точный) метод независимого подсчета отработанных часов — восходящий метод. Этот подход предполагает, что вы начинаете с самого основания вашей WBS, регистрируете все расходы, а затем суммируете их по мере необходимости.
При таком подходе вы можете создавать точные оценки, начиная снизу и прорабатывая каждую стоимость в рамках вашего проекта. Это поможет вам покрыть все расходы за один раз.
3. Рассчитайте процент дриблинга
Поскольку не все фрилансеры работают одинаково, бывает сложно измерить количество времени, которое они тратят на работу над проектом. В таких случаях использование калькулятора коэффициента ошибок может помочь вам рассчитать точные оценки. Это поможет вам узнать соотношение плюс/минус времени, чтобы вы могли улучшить свои часы выставления счетов.
Например, если вы считаете, что на завершение проекта уйдет четыре дня, а на это уйдет всего два дня, ваш коэффициент уклонения будет 2:1. Цель коэффициента выдумки — определить, насколько быстро вы можете выполнять задачи в своем проекте и насколько сильно вы отстаете в своем расписании. Проверять Что такое набор инструментов для фрилансеров? Вот где это найти.
4. Рассчитайте время простоя и интервалы
Вы можете подумать, что можете просто суммировать потраченные часы, но на самом деле это не работает. Отпускные дни и время простоя должны быть учтены в общем количестве часов, которые вы планируете отработать.
Если вы не будете делать перерывы, вы устанете быстрее, чем ожидалось. Если вы используете инструменты для совместной работы, такие как Slack или Todoist, важно настроить статус отпуска или статус отсутствия на работе, когда вы уходите в отпуск.
Если вы берете выходной, примите это во внимание при расчете количества часов, которые вы планируете работать в неделю. Если у вас был длительный период бездействия или перерыв в работе, стоит отметить и это — просто добавляйте час или два к общему количеству часов каждую неделю. Проверять Как полностью оторваться от работы перед отпуском
Скачать: Вершина42 (доступно в виде файла excel)
5. Планирование оценок, непредвиденных обстоятельств и обзоров
Одна из самых распространенных ошибок фрилансера — не учитывать время планирования. Аналогичным образом, оценки непредвиденных обстоятельств необходимы для учета непредвиденных обстоятельств, которые могут возникнуть в ходе проекта, например, нехватки ресурсов.
- ПланированиеВам понадобится время, чтобы спланировать свой бизнес и убедиться, что вы получаете всю необходимую информацию от клиентов. Это особенно важно при работе с клиентами, которые плохо знакомы с вашей сферой деятельности или не работали с вами ранее.
- Администрация: вам потребуется время для административных задач, таких как отправка счетов или настройка учетных записей в социальных сетях. Вам также может понадобиться время, чтобы связаться с клиентами после завершения проектов.
- Чрезвычайные ситуации/Ревизии: Если проект занимает больше времени, чем ожидалось, или если что-то пойдет не так с проектом, вам может потребоваться дополнительное время для административных задач, внесения дополнений или изменений.
6. Используйте инструменты или приложения для отслеживания времени
Отслеживание времени — отличный способ лучше понять, сколько времени вы тратите на каждый проект. Вы можете использовать такие инструменты, как шаблоны расписаний проектов или шаблоны расписаний и приложения для отслеживания времени, чтобы убедиться, что у вас есть правильные данные о том, сколько времени требуется для выполнения задач.
Вы также обнаружите, что установка системы отслеживания времени, такой как техника Pomodoro, поможет вам повысить производительность, отслеживать свой прогресс и следить за соблюдением сроков. Проверять Приложения для отслеживания времени, чтобы перестать тратить время зря и помочь вам лучше его использовать.
7. Просмотрите свои окончательные оценки
Вы закончили свою оценку, теперь пришло время сделать окончательную оценку. Одна из вещей, которую вам нужно будет сделать здесь, — это просмотреть свои оценки. Проверьте, не были ли удалены какие-либо задачи из оценки. Если это так, добавьте эти дополнительные часы к итоговой оценке. Может помочь использование различных моделей управления проектами.
Если у вас есть оценка от вашего клиента, просмотрите ее, чтобы убедиться, что цифры находятся в пределах разумного. Если есть несоответствие между двумя вашими оценками, попросите его более подробно рассказать о том, что он хочет и как он хочет это сделать. Проверять Некоторые предупреждения плохих клиентов, о которых должен знать каждый фрилансер.
Точная оценка оплачиваемых часов и управление ими
Тема проектных часов — спорная тема для каждого фрилансера, так как у каждого будет своя цена (исходя из опыта, предметной экспертизы, требований клиента и т. д.) и методология решения задач.
Если вы планируете подсчитывать рабочие часы, которые должны быть оплачены, знание этих советов и приемов будет бесценным. Мы надеемся, что это сэкономит вам время и деньги на вашем следующем проекте и сделает весь процесс менее напряженным. Проверять Как управлять четырьмя столпами продуктивности: советы и инструменты для их использования.
