Os aplicativos de mensagens, sem dúvida, mudaram a maneira como nos comunicamos na vida normal e no local de trabalho, especialmente depois de recorrer ao trabalho remoto e longe do e-mail, que tem sido a ferramenta de comunicação real por muito tempo.
Apesar dos muitos recursos de aumento de produtividade que muitos desses aplicativos oferecem, também podemos dizer que eles tendem a fazer o oposto. Verificar As melhores ferramentas para melhorar sua experiência de trabalho remoto.
Então, os aplicativos de mensagens estão matando sua produtividade? Ou talvez como ele pode ser usado? Vamos mais fundo.
Como os aplicativos de mensagens podem limitar sua produtividade no local de trabalho
1. Excesso de informações
Como se a sobrecarga de e-mail não fosse um problema grande o suficiente, agora você precisa lidar com o fluxo constante de mensagens nos aplicativos de bate-papo que você usa, que se tornaram, em grande parte, suas novas caixas de entrada. Como todos os e-mails indesejados em sua caixa de entrada, nem todas as mensagens em aplicativos de bate-papo merecem sua atenção.
Você provavelmente se viu em um canal do Slack no qual não deveria estar ou em um grupo lotado com muitos participantes, ou tem colegas discutindo as últimas fofocas de celebridades em um canal dedicado a questões relacionadas ao trabalho.
O resultado é a sobrecarga de informações, que pode ser tão cansativa quanto o excesso de e-mails, levando à fadiga de decisões, estresse e, por fim, à redução da produtividade.
2. Informações vitais são perdidas
Um efeito colateral da sobrecarga de informações é a perda de algumas informações vitais na mistura de detalhes e dados que você obtém. Se você não adotar os processos corretos, as informações relacionadas ao trabalho podem ser rapidamente enterradas em uma pilha de conversas aleatórias ou discussões fora do tópico.
Onde você vai acabar passando a maior parte do seu dia de trabalho pesquisando em um mar de mensagens em um canal ou aplicativo de comunicação para outro na esperança de encontrar aquela informação importante que você precisa. Isso pode ser um exercício de futilidade e uma perda de tempo no local de trabalho. Verificar Algumas das maneiras pelas quais o ruído atrapalha a produtividade no local de trabalho e como gerenciá-lo.
3. Muitos aplicativos de comunicação
Qual ferramenta de comunicação interna você usa para ficar por dentro de tudo que seus colegas remotos estão fazendo? Equipes da Microsoft? Folga? E-mail? Whatsapp?
Talvez uma combinação de todos os itens acima?
Em sua busca pelos aplicativos de mensagens no local de trabalho mais recentes e versáteis, você pode ter instalado muitos deles, o que pode se transformar rapidamente em um pesadelo de produtividade.
Se você pular constantemente de um aplicativo para outro ao longo do dia, perderá tempo e se distrairá, dificultando o foco em qualquer tarefa.
No entanto, você pode querer encontrar maneiras de evitar o uso excessivo de aplicativos de comunicação e colaboração em seu local de trabalho. Verificar As melhores ferramentas de comunicação interna no seu local de trabalho.
4. Você está “sempre disponível”
A comunicação constante e as expectativas de que você está sempre disponível para responder às mensagens tornaram-se a norma no local de trabalho de hoje. No entanto, a culturaTrabalho contínuoTrabalhar fora dos limites do horário de trabalho tradicional pode levar a muitos resultados indesejáveis.
Primeiro, trabalhar mais horas não significa necessariamente ser mais produtivo. Na verdade, fazer isso muitas vezes tem o efeito oposto. Se você também estiver trabalhando à noite ou nos fins de semana, provavelmente se cansará rapidamente, o que resultará em menor qualidade e desempenho do trabalho.
Mas não se trata apenas de sua carreira, sua vida pessoal também pode começar a sofrer rapidamente. Há pouco tempo para relaxar e rejuvenescer quando você está sempre “no trabalho”, o que leva a problemas de saúde mental e física.
5. As notificações nunca expiram
Em sua busca para se envolver mais na esperança de aumentar sua produtividade, você pode ter se inscrito inadvertidamente em um fluxo interminável de notificações dos aplicativos de bate-papo que usa. À primeira vista, esses pequenos pop-ups e toques vermelhos podem parecer inofensivos, mas podem rapidamente se tornar uma grande distração, alternando inadvertidamente o contexto e diminuindo a produtividade.
Às vezes, apenas ver esses pop-ups vermelhos (mesmo que você não tenha lido as mensagens) pode ser suficiente para perder o foco e interromper seu fluxo.
Então, o que você pode fazer para evitar essas armadilhas de produtividade?
As estratégias mais importantes para alcançar uma comunicação produtiva no local de trabalho
1. Abrace a comunicação assíncrona
Concentrar-se demais na resposta imediata e na comunicação em tempo real, especialmente quando os membros da equipe trabalham em fusos horários diferentes, pode fazer mais mal do que bem.
Em vez de esperar respostas imediatas (ou pior, estímulo), abrace a comunicação assíncrona. Essa abordagem de comunicação permite que você responda às mensagens em seu próprio tempo, reduzindo as interrupções e permitindo que você se concentre nas tarefas mais importantes.
2. Integrar ferramentas de comunicação e colaboração
Você nem sempre precisa adicionar outro aplicativo de comunicação ao seu arsenal quando encontrar um novo. Leva tempo para que todos em sua equipe se acostumem com uma nova ferramenta, então geralmente é melhor ficar com o que você tem, especialmente quando ela já fornece os recursos de que você precisa.
Em vez de se inscrever em outro aplicativo, reserve um tempo para avaliar suas ferramentas existentes para ver se você pode integrá-las a outros aplicativos que você usa para simplificar seu fluxo de trabalho. Dessa forma, você não precisa trocar de aplicativo com frequência e pode evitar a perda associada à produtividade.
3. Crie um wiki interno
A base de conhecimento interna é um repositório central do conhecimento e das informações de sua equipe. É uma ótima maneira de manter todas as suas informações vitais organizadas e acessíveis em um só lugar.
A criação de um wiki pode ajudar a reduzir a necessidade de comunicação constante, tornando mais fácil para os membros da equipe encontrar respostas abrangentes para suas perguntas. Você também pode aproveitar nossa base de conhecimento interna para criar um guia de contato com sua equipe para documentar as melhores práticas e diretrizes em toda a empresa.
Isso pode incluir qualquer coisa, desde como e quando você usa certas ferramentas, até determinar o que você considera uma conexão "urgente" e seu tempo de resposta ideal. Verificar Os melhores aplicativos de base de conhecimento para sua organização.
4. Personalize suas ferramentas
A maneira como você usa as ferramentas de comunicação e colaboração pode ter um enorme impacto na sua produtividade. Se as notificações o interromperem constantemente, tente personalizar as configurações para reduzir as distrações.
Por exemplo, você pode desativar as notificações para canais ou conversas específicos, definir o horário de Não perturbe ou até mesmo adiar as notificações inteiramente durante o tempo de foco programado. Ao personalizar suas ferramentas para melhor atender às suas necessidades, você pode retomar o controle de sua produtividade.
Além disso, se você usa o Slack, pode adicionar uma extensão @Leitura obrigatória para o espaço de trabalho para garantir que as mensagens urgentes sejam sempre vistas. O Slack permite marcar mensagens específicas como leitura obrigatória, e os membros da equipe receberão todas as mensagens importantes de uma só vez para evitar perder tempo percorrendo o histórico de bate-papo. Verificar Principais dicas para gerenciar o canal Slack para sua equipe.
Use aplicativos de mensagens da maneira certa para aumentar a produtividade
Embora os aplicativos de bate-papo possam ser uma ótima maneira de aumentar a produtividade, eles podem ser uma grande distração se não forem usados corretamente. Podemos concluir que depende principalmente de como você usa essas ferramentas.
Seguindo as estratégias acima, você pode retomar o controle de sua produtividade e evitar riscos de produtividade. Agora você pode visualizar Aplicativos de mensagens off-line para se manter em contato sem internet e dados de celular.
