Planilhas ou planilhas são ótimas opções para ajudá-lo a organizar dados e acompanhar diferentes formas de informação no local de trabalho, principalmente com fórmulas e durante relatórios. No entanto, o uso excessivo de planilhas pode ser ineficaz e prejudicar sua produtividade.
É bom para algumas coisas, mas não necessariamente para muitas outras. Se o seu trabalho o sobrecarrega com muitas planilhas ou você simplesmente adora uma boa planilha, talvez seja hora de procurar maneiras de gerenciá-la. Verificar 4 dos melhores aplicativos de planilhas para Android.
1. Reconhecendo o uso excessivo de planilhas
Você está aqui porque está cansado da insistência do seu local de trabalho em usar planilhas para tudo, ou se diverte muito trabalhando com dados e está se perguntando se isso se aplica a você. Na verdade, é uma boa prática pensar em como você usa aplicativos como o Microsoft Excel e o Google Sheets, para que você possa tirar o máximo proveito do seu trabalho.
É útil contar o número de planilhas que você usa diariamente ou semanalmente. Se esse número exceder seis, você pode considerar isso um aviso de que pode estar trabalhando em desvantagem e pode causar problemas não intencionais, como:
- Dificuldade em administrar o tempo.
- Ineficiência nas operações.
- Má organização das informações.
- Barreiras de comunicação eficazes no nível da empresa.
Determinar até que ponto as planilhas são usadas para alertar um empregador pode abrir opções para maneiras novas e mais produtivas de trabalhar. Vamos dar uma olhada em algumas das maneiras de gerenciar esse uso excessivo e obter melhores resultados a longo prazo.
2. Simplifique os dados mesclando e redesenhando planilhas
A razão para ter muitas planilhas é muitas vezes não usá-las intuitivamente. Você saberá que isso acontece se tiver que usar dois cartões separados para uma tarefa; Por exemplo, você tem um para férias anuais e outro para cobrir os turnos.
Nesse caso específico, você pode combiná-los facilmente em uma planilha abrangente. Você pode fazer isso dividindo-o em abas diferentes.
Como alternativa, você pode incluir ambos como agendamentos em uma planilha e seguir estas etapas para atualizar automaticamente o agendamento de intervalo de turno com dados de férias anuais:
- Na segunda tabela, onde você pode registrar as lacunas de transformação, escreva a seguinte fórmula:
=IF(Select Cell, “GAP”, “FULL”)
- Onde a fórmula acima indica que uma célula está selecionada, digite o número da célula contendo as datas de férias anuais, por exemplo, B2.
- Quando você insere uma data na célula selecionada, isso preencherá automaticamente a palavra “GAP” onde você digita a fórmula.
- Se não houver data, a palavra "FULL" será preenchida automaticamente onde a fórmula estiver escrita.
Essa fórmula pode ser usada para qualquer coisa, independentemente do valor da célula, e pode ser uma maneira útil de gerenciar informações semelhantes entre tabelas.
A consolidação de planilhas e dados em um só lugar reduz o número de arquivos necessários para tarefas específicas e permite que você organize seu trabalho com mais eficiência. Verifique sua lista de planilhas para ver se alguma pode ser combinada, para manter o trabalho claro e fácil de seguir. Verificar As melhores maneiras de organizar planilhas no Microsoft Excel.
3. Vincule planilhas para facilitar o acesso
Às vezes, as planilhas não podem ser combinadas, porque os dados não estão diretamente relacionados. No entanto, você ainda pode precisar acessar várias planilhas para realizar operações mais complexas, que envolvem mais de uma tarefa.
Nesses casos, pode ser útil adicionar hiperlinks à sua planilha para fornecer acesso rápido a qualquer outra planilha. Isso também serve como um lembrete útil de todo o processo. Por exemplo, se você estiver inserindo dados sobre clientes, poderá incluir um hiperlink para uma folha de comentários do cliente.
Isso pode ser feito facilmente no Excel e no Google Sheets pressionando simultaneamente CTRL + K no teclado. Isso abrirá a janela de hiperlink, onde você pode pesquisar o arquivo e nomear o texto que deseja que apareça na célula.
Você também pode criar uma aba com hiperlinks para todas as outras planilhas, com informações sobre quando foram utilizadas. Essa é uma ótima ideia se você quiser garantir que você e seus colegas estejam todos na mesma página, trabalhando nos mesmos arquivos, em vez dos antigos.
4. Considere aplicações alternativas
As planilhas podem fazer muito, e se você estiver usando demais, pode ser apenas porque você precisa de um aplicativo dedicado para lidar com a carga de trabalho. Por exemplo, você realmente precisa da planilha de férias anuais se ela foi rastreada no sistema de RH?
Muitas vezes, à medida que os negócios se expandem, eles não se encaixam em planilhas padrão e começa a necessidade de exigir aplicativos para gerenciar coleções de informações. Asana É um ótimo aplicativo de gerenciamento de projetos, e há muitos Alternativas de aplicativos de gerenciamento de projetos que pode lidar com o fluxo de trabalho manual para você.
Em vez de lutar para acompanhar as demandas cada vez maiores da empresa, procure outras formas de armazenar e gerenciar as informações. Isso economizará tempo para você e seus colegas e automatizará muitas tarefas que normalmente exigiriam supervisão adicional.
5. Revisão do processo e remoção de duplicação
O uso excessivo de planilhas pode acontecer como resultado da tentativa de se organizar, mas isso às vezes pode ir longe demais. Nesses cenários, você pode acabar gerenciando meticulosamente a si mesmo ou a seus colegas de trabalho, quando, na realidade, deveria levar tempo para realizar tarefas importantes.
Manter o controle das informações no trabalho é essencial para o bom funcionamento, mas às vezes você pode acabar tentando controlar muitas coisas desnecessárias. Pense em seus processos atuais e considere se você realmente precisa de uma planilha para eles.
Da mesma forma, usar uma planilha para registrar dados já armazenados em outro lugar leva a redundância indevida e é altamente ineficiente. Coloque essas planilhas correspondentes de lado e trabalhe a partir da fonte. Verificar Como dividir uma grande planilha CSV Excel em arquivos separados.
As planilhas podem funcionar contra você
Com as dicas acima, você terá várias maneiras de escanear sua pasta de planilhas e começar a trabalhar com mais eficiência. Siga seus instintos sobre quais partes do negócio valem dados personalizados e quais podem ser gerenciadas de maneira diferente.
Se você ainda não tiver certeza, preste atenção em como você está se saindo nas próximas semanas. Você pode começar a perceber onde as coisas podem ser simplificadas e você pode criar um espaço digital mais eficiente e ordenado no tempo. Agora você pode visualizar Dicas importantes para gerenciar seu espaço digital para maior eficiência.
