As reuniões preparatórias do projeto são uma oportunidade ideal para colocar todos os membros da equipe na mesma página e trabalhar em direção a um objetivo comum que permite que o gerente de projeto se comunique com todas as partes interessadas e partes interessadas do projeto. É por isso que todos devem estar bem preparados e entender a natureza do projeto e todos os seus aspectos, pois todos irão ajudá-lo a tirar o máximo proveito de sua discussão com seu cliente.
Neste artigo, compartilharemos algumas dicas e ferramentas para ajudá-lo a ter uma reunião de preparação bem-sucedida com sua equipe. Verificar Os traços de personalidade mais importantes para se tornar um gerente de projeto de sucesso.
O que é uma reunião de preparação do projeto?
Uma reunião de iniciação do projeto é onde o gerente do projeto se encontra com a equipe e, às vezes, com o cliente, para apresentar as metas do projeto, explicar como alcançá-las e revisar as funções de cada indivíduo. Geralmente é realizada no início do novo projeto, embora possa ser apropriado realizar outra reunião mais tarde no processo se surgirem novas barreiras ou dúvidas.
Esse tipo de reunião ajuda você a iniciar seu novo projeto em uma base sólida, comunicando claramente o que é esperado e como medir o progresso e os obstáculos que podem surgir. Em geral, define o caminho para a colaboração tranquila do projeto com todas as partes interessadas. Verificar Melhores aplicativos e ferramentas para agendar reuniões e marcar compromissos.
Se essas reuniões forem gerenciadas adequadamente, elas ajudarão o gerente de projeto a implementar o projeto com o mínimo de obstáculos possível e a concluir o projeto até o fim com sucesso. Onde as reuniões preparatórias e seu número diferem em nível de tamanho e tipo de projeto.
A reunião preparatória pode ser chamada de sessão introdutória entre a equipe de trabalho, pois a maioria dos projetos tem a maior parte da equipe de trabalho de diferentes departamentos da instituição ou um novo membro onde nem todos se conhecem, portanto a reunião preparatória é um meio introdutório para a equipe membros, que é um dos objetivos da reunião preparatória.
Benefícios de realizar uma reunião preparatória do projeto
Conforme mencionado acima, as reuniões de preparação do projeto são uma oportunidade de alinhar todos com a visão e os papéis do seu projeto. Aqui estão alguns outros benefícios notáveis de uma reunião de preparação bem-sucedida:
- Os projetos funcionam com mais eficiência quando todos os membros da equipe entendem suas responsabilidades.
- As reuniões preparatórias mostram até que ponto sua equipe está entendendo o que o projeto implicará. Isso pode ajudá-lo a identificar quaisquer problemas potenciais que possam surgir ao longo do caminho.
- As reuniões preparatórias ajudam a construir um relacionamento entre você e seu cliente, colocando todos em pé de igualdade no início do processo.
- Planejar tudo com antecedência reduz a probabilidade de mudanças que podem causar atrasos potenciais mais tarde durante o projeto.
- Seu cliente terá a oportunidade de fornecer feedback e ideias valiosos antes de ir longe demais no ciclo de vida do projeto.
- Uma reunião de lançamento bem-sucedida do projeto aumenta a probabilidade de que o orçamento e o cronograma sejam cumpridos.
Algumas dicas para realizar uma reunião preparatória para um projeto de sucesso
Aqui estão algumas etapas básicas a serem seguidas ao se preparar para uma reunião de iniciação do projeto:
1. Crie a agenda
Sua agenda para a reunião dá uma direção clara a seguir, e é por isso que é tão importante planejar e distribuir a reunião antes da reunião preparatória. O planejamento antecipado da agenda ajudará você a manter o foco e a tarefa.
Você pode usar um aplicativo de anotações como Evernote Cria um plano de reunião que todos os membros podem acessar. Você pode começar do zero ou economizar tempo com um Suas formas de encontro.
Adicione todos os detalhes relacionados ao projeto depois de lidar com o básico, incluindo a duração da reunião e o presidente (gerente de projeto). Embora isso dependa do projeto específico em que você está trabalhando, aqui estão algumas ideias gerais a serem lembradas:
- Cumprimentos e introdução.
- Uma explicação clara do que você pretende alcançar durante a reunião de abertura.
- O objetivo do projeto.
- Escopo do projeto.
- Restrições de tempo e orçamento.
- Riscos atuais conhecidos.
- Lista de saída.
- Discussão aberta e perguntas.
2. Convide as pessoas certas
Neste ponto, você quer se concentrar em convidar todos os principais interessados. No entanto, em sua paixão por rolar a bola, você pode ficar tentado a convidar remotamente todos que tenham algo a ver com o projeto. Isso pode afetar sua reunião, pois gerenciar uma grande multidão será muito mais difícil. Você deve incluir apenas membros da equipe que tenham um papel importante a desempenhar no projeto (e possam fornecer informações valiosas).
Você pode convidar os participantes da reunião por e-mail ou, melhor ainda, por meio de uma ferramenta de comunicação interna como Slack. Você pode usar esta ferramenta para criar um canal (grupo) que você usará para compartilhar a agenda da reunião e outros documentos relacionados para que todos possam vê-los antes do início da reunião. Verificar As melhores ferramentas de comunicação interna para o seu local de trabalho.
3. Torne a reunião interativa
Torne sua reunião de abertura interativa, fornecendo uma plataforma aberta para ideias ou sugestões. O objetivo aqui é garantir que todos participem ativamente durante a reunião. Aqui estão algumas ideias do que você pode fazer:
- brainstorming em grupo: Esta solução funciona melhor se vários membros da equipe tiverem a mesma área de especialização. Ao fazer brainstorming juntos, você pode construir rapidamente o conhecimento das pessoas e desenvolver soluções criativas que abrem o caminho para o sucesso.
- Rotação de presidir a reunião: Embora seja ideal para o gerente de projeto facilitar a reunião de abertura, você pode trocar de cadeira para evitar perder a atenção dos membros. Ele permite que todos assumam um papel na liderança de aspectos específicos da agenda da reunião ou na realização de apresentações, o que também pode ajudar a equipe a se sentir mais envolvida no projeto.
- Solicitar revisões: quando você apresentar algo novo, pergunte aos participantes se eles têm alguma dúvida sobre isso para que todos possam expressar suas opiniões na reunião. Você também pode aproveitar essa oportunidade para explorar outras ideias ou interesses que eles possam ter para que as dúvidas não se acumulem com o tempo – uma das principais causas de frustração entre as pessoas envolvidas no projeto.
Essas tecnologias interativas garantirão que todas as partes interessadas estejam ativamente envolvidas na reunião de abertura.
4. Esclareça funções e responsabilidades
Supondo que todos entendam todo o projeto e sua adequação, o próximo passo será definir seus papéis e responsabilidades. Use esta oportunidade para repetir discussões anteriores sobre o que todos esperam uns dos outros. Você pode usar uma ferramenta online como Asana Criar listas de verificação para que todos saibam por quais tarefas são responsáveis.
Você pode começar atribuindo itens de trabalho a serem concluídos em um prazo acordado e depois distribuí-los aos membros da equipe. Organize essas atividades em ordem de prioridade, listando primeiro as tarefas mais importantes. Dessa forma, você pode garantir que os prazos sejam cumpridos sem ter que se esforçar muito. Verificar Comparação de Asana e Jira: qual é melhor na metodologia ágil?
5. Adicione o resumo da reunião à base de conhecimento interna
Depois de terminar a reunião, transforme suas anotações em um documento bem organizado para facilitar a consulta no futuro. Você pode usar o site da base de conhecimento interna como um repositório online que qualquer pessoa no projeto pode acessar facilmente.
Dessa forma, você sempre pode consultar as notas da reunião sempre que houver dúvidas sobre algo que foi abordado na sessão de abertura. Você também pode usar seu wiki para adicionar atualizações à medida que avança no ciclo de vida do projeto. Verificar Os melhores aplicativos de base de conhecimento para sua organização.
Defina o tom de todo o projeto com uma reunião preparatória
A reunião preparatória é um passo vital em qualquer projeto, pois dá o tom para todo o ciclo de vida do projeto e direciona todos os participantes na mesma direção.
Você pode aproveitar as dicas e ferramentas acima para colocar todas as partes interessadas na mesma página e preparar o caminho para um fluxo de trabalho produtivo. Agora você pode visualizar Dicas importantes para destacar seus relatórios de projeto.
