Depois de mudar a maneira como sua organização opera em relação ao trabalho remoto, é imperativo que você reserve um tempo para promover uma boa cultura de comunicação em seu espaço de trabalho virtual. Isso ocorre porque a maneira como você costumava interagir com colegas em um ambiente de escritório tradicional não se traduz necessariamente no mundo virtual.
Portanto, reescrever seu guia de comunicação é a chave para o sucesso dentro da equipe virtual, e uma maneira de conseguir isso é aprender o que não fazer. Verificar A melhor maneira de os criadores se comunicarem profissionalmente.
1. Usando e-mail como principal método de comunicação
Embora o e-mail ainda desempenhe um papel importante no local de trabalho remoto de hoje, ele não deve ser a principal opção de comunicação. Você pode perder rapidamente o controle das mensagens quando elas estão enterradas em sua caixa de entrada, o que reduz a produtividade.
Você ainda pode usar o email para se conectar com clientes existentes e segmentar clientes em potencial. No entanto, existem outras ferramentas de comunicação práticas que são mais adequadas para enviar mensagens e colaborar com seus colegas remotamente.
Ferramentas de mensagens instantâneas como Slack Bom para conversas mútuas rápidas e criação de canais para tópicos ou projetos específicos. Você também pode tirar proveito de aplicativos de mensagens como Torção comunicar de forma assíncrona, enquanto ferramentas de gerenciamento de projetos, como Trello ou Asana Crie, atribua e rastreie tarefas.
2. Falha no planejamento devido a diferenças de fuso horário
Em um ambiente de escritório tradicional, as pessoas geralmente trabalham no mesmo local e durante o mesmo horário comercial. No entanto, quando você tem membros da equipe virtual em diferentes fusos horários, as coisas podem ficar mais complicadas, a menos que você planeje.
Você precisa estar ciente das diferenças de horário e encontrar horas sobrepostas para agendar reuniões. No entanto, você não precisa memorizar fusos horários ou onde seus colegas estão para conseguir isso. Você pode usar conversores de fuso horário como Fuso horário.io Ou aplicativos de calendário comuns como Cal amigável Para ajudar a definir e gerenciar os horários das reuniões. Isso permite que você defina um horário que funcione para todos. Verificar Melhores aplicativos e ferramentas para agendar reuniões e marcar compromissos.
3. Confiança excessiva apenas no texto
A comunicação por texto geralmente é desprovida de pistas não verbais, como linguagem corporal, contato visual e expressões faciais, que podem facilmente levar a interpretações errôneas e conflitos. Na configuração padrão, é necessário usar diversos meios de comunicação para comunicar seu ponto, incluindo ferramentas de videoconferência como Google Meet ou Zoom.
Como você pode não conseguir se encontrar fisicamente, essas ferramentas fazem a próxima melhor coisa, permitindo que você veja e ouça seus colegas. Além de criar mais conexões pessoais, as videochamadas também explicam melhor as tarefas complexas.
No entanto, nem sempre é possível fazer uma videochamada, principalmente ao trabalhar com pessoas em outros fusos horários. Nesse caso, você pode usar uma ferramenta de vídeo assíncrona como Voodle Para gravar e enviar mensagens de vídeo. Verificar Como usar a comunicação somente de texto para melhorar a eficiência do trabalho virtual.
4. Espere que todos estejam disponíveis o tempo todo
Como resultado de todas as ferramentas de comunicação que estão ao alcance de muitos usuários e da adoção de políticas de trabalho remoto, as linhas entre trabalho e vida pessoal estão se tornando cada vez mais tênues. Isso levou ao surgimento de uma cultura”.Trabalho contínuo“As expectativas irreais de que todos devem estar disponíveis para responder a mensagens relacionadas ao trabalho ou responder a requisitos de trabalho o tempo todo.
Para evitar isso, você precisa definir alguns limites. Isso inclui criar um horário de trabalho personalizado remotamente, definir sua disponibilidade nas ferramentas de comunicação no local de trabalho e desativar as notificações para mensagens fora do expediente não urgentes.
5. Não prestar atenção às diferenças culturais/religiosas
Como o trabalho remoto permite contratar talentos de diferentes partes do mundo, você deve estar ciente das diferenças culturais e religiosas que podem afetar negativamente sua comunicação e dinâmica de equipe.
Por exemplo, pessoas de diferentes culturas e religiões podem celebrar certos feriados e podem não estar disponíveis para trabalhar ou ter horários de trabalho diferentes durante esses períodos. Portanto, você pode precisar acompanhar esses dias e ajustar seus prazos ou planos de comunicação de acordo.
6. Não criar espaço para conversas casuais
Em um ambiente de trabalho em casa, pode ser fácil ignorar a necessidade de interação social entre colegas. No entanto, sentir-se solitário trabalhando remotamente é uma preocupação séria que pode reduzir a produtividade e a satisfação no trabalho.
Para combater isso, você precisa encontrar maneiras de incentivar conversas informais. Você pode conseguir isso criando oportunidades virtuais para conversas aleatórias. Por exemplo, criar um grupo de recursos para conversas casuais em uma ferramenta de bate-papo no local de trabalho. É aqui que você fala sobre tópicos não relacionados ao trabalho, como planos de fim de semana, seu programa de TV favorito ou hobbies.
Aumente o engajamento de sua equipe com essas ideias de coffee break.
7. Fazer muitas reuniões
Embora seja importante fazer check-ins regulares com sua equipe, você não quer exagerar nas reuniões. A verdade é que algumas reuniões não valem o seu tempo e podem até prejudicar sua produtividade.
Portanto, antes de agendar outra reunião, pergunte-se se é realmente necessário e se há outras formas de passar sua mensagem. Quando você optar por fazer uma reunião, tente garantir que ela seja o mais produtiva possível criando e compartilhando uma agenda com antecedência, mantendo-a breve e atendendo apenas aqueles que são necessários.
Além disso, atribua alguém para documentar adequadamente as atas da reunião e mantenha-as em um local central onde todos possam acessá-las. Isso ajudará a reduzir a necessidade de reuniões futuras para discutir o que aconteceu nas sessões anteriores. Verificar Melhores aplicativos que você pode usar para escrever resumos de reuniões eficazes.
8. Não reconhecer conquistas e comemorar sucessos
Reconhecer e celebrar os sucessos de sua equipe é essencial para aumentar o moral e o engajamento social. Trabalhar em casa não é motivo para ignorar essa atividade vital de construção de equipe.
Você pode contar com ferramentas de reconhecimento de funcionários como Bônus Para comemorar o sucesso da sua equipe e aprender sobre as conquistas individuais. Você também pode integrá-lo ao seu espaço de trabalho do Slack, para que os membros da equipe possam dar e receber citações com mais facilidade. Verificar As melhores ferramentas para melhorar sua experiência de trabalho remoto.
Evite esses erros para melhorar a comunicação com a equipe remota
Embora o ambiente de trabalho remoto tenha seus desafios, ele também oferece muitas oportunidades de crescimento e sucesso. Na maioria das vezes, ainda estamos aprendendo a melhor forma de navegar nessa nova maneira de trabalhar.
Conhecer esses riscos comuns pode ajudá-lo a evitá-los e criar um ambiente de trabalho remoto bem-sucedido para você e sua equipe. Agora você pode visualizar Dicas importantes para gerenciar membros remotos da equipe de forma eficiente.
