إذا كنت قلقًا من أنَّ عبارات بدء البريد الإلكتروني التي أدخلتها تبدو ضعيفة ولا تُعبر بشكل جيد عن مُحتواك ، فلا داعي للقلق ، فأنت لست وحدك. حتى الكاتب الماهر يقضي أحيانًا ساعات في صياغة المُقدمة المثالية. يعلم الجميع أنه يجب عليهم جذب انتباه القارئ ، لكن القليل منهم فقط يستطيع فعل ذلك.
لإتقان عبارات بدء البريد الإلكتروني ، عليك أن تدرس الشكل الذي تبدو عليه العبارات السيئة أولاً. فيما يلي بعض الأخطاء المُدمرة التي يتم التغاضي عنها بشكل شائع والتي يجب تجنبها عند كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية. تحقق من الأخطاء الشائعة التي يجب الانتباه إليها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.
1. استخدام الرموز التعبيرية وعلامات الترقيم بشكل مُفرط
أصبحت الرموز التعبيرية شائعة جدًا لدرجة أنَّ الشخص البالغ غير البارع في التكنولوجيا يستخدمها في المحادثات اليومية. بعد كل شيء ، فإنَّ التعبير عن المشاعر من خلال النص أمر صعب. بدلاً من وصف الفروق الدقيقة في التواصل غير اللفظي بدقة ، ستجد أنه من الأسهل النقر على الصور الرقمية. لإضفاء طابع شخصي أكثر ، يُمكنك حتى إنشاء رموز تعبيرية مُخصصة باستخدام التطبيقات.
على الرغم من ملاءمة الرموز التعبيرية ، يجب ألا تستخدمها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. فهي تبدو غير مهنية. قد يربطك بعض القراء بالمُسوق المُزعج الذي يبدأ غالبًا رسائل البريد الإلكتروني برموز تعبيرية كبيرة.
تنطبق نفس القاعدة على استخدام علامات الترقيم بشكل مُفرط. بينما تُشير علامات التعجب والنقاط المتعددة إلى زيادة المشاعر ، إلا أنها تظهر أحيانًا على أنها رسائل غير مرغوب فيها. استخدمها فقط مع الأصدقاء المُقربين والأقران. خلاف ذلك ، سوف تُخاطر بأن تبدو مثل المسوقين المشبوهين الذين يفرطون في استخدام “!!!!” لخلق الإلحاح الوهمي.
2. استخدام اللغة التجارية
نادرًا ما تنجح تكتيكات البريد الإلكتروني العدوانية. يقوم المُستلم تلقائيًا بإغلاق رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مُقدمات المبيعات ، بغض النظر عن الغرض من الرسالة. بمجرد أن يفعل ذلك ، لا يُعيد غالبًا فتحها. حتى أنَّ بعض الأشخاص سيحظرون المُرسل تمامًا إذا لم يعرفوه على المستوى الشخصي.
لتجنب التعرض لنفس المصير:
- قم بتضمين العبارات الافتتاحية للبريد الإلكتروني.
- استخدم الجمل القليلة الأولى للتركيز على علامتك التجارية الشخصية بدلاً من الترويج لدعوة للتفاعل.
- عليك كسب ثقة القارئ قبل أي شيء آخر. سواء كنت ترغب في زيادة راتبك من صاحب العمل أو التخطيط لموعد مع المسؤولين ، يجب أن تُثبت نفسك كشخص موثوق به أولاً.
3. كتابة المُقدمة الطويلة
ومن المفارقات أنَّ الأشخاص يميلون إلى المُبالغة في الشرح عندما تضيع الكلمات. فهم يُحاولون التعويض عن عدم اليقين عن طريق التجوَّال وتحويل القراء إلى عناصر مُرتبطة ولكنها غير أساسية. إنها استجابة طبيعية. إذا كنت مُهملاً ، فقد تجد نفسك تكتب عدة فقرات قبل الوصول إلى جوهر رسالتك.
على الرغم من أن المُبالغة في الكتابة والشرح تبدو مُفيدةً ، إلا أنَّ الحقيقة أنها تُؤثر سلبًا على انتباه القراء. عادةً ما يكون للمُستلم فترات اهتمام قصيرة — لن يمنح رسالتك فرصة إذا بدأت بمقدمة طويلة ومُملة. حافظ على الافتتاح واضحًا. اذكر بيانات الاعتماد ، وشارك لماذا تتواصل معه ، ثم قم بإثارة فضوله بنقطة تأثير.
تذكر: يجب أن تُحدد المقدمات أسلوب رسالتك وليس تلخيصها. جرِّب كتابة مقدمة غنية بالمعلومات وملفتة للانتباه تُوفر سياقًا وتحث القارئ على المشاركة. أيضًا ، عرِّف عن نفسك في جملتين أو ثلاث جمل.
4. تقديم الكثير من المُصطلحات اللغوية
المُصطلحات اللغوية المُتخصصة تُشير إلى الكلمات التقنية المستخدمة في مجتمعات معينة. والتي تنقل بسرعة المفاهيم المُعقَّدة التي تتطلب خلاف ذلك تفسيرات مطولة وفائضة عن الحاجة. هذه المصطلحات ليس لها مرادفات. ستعتمد عليها أكثر من غيرها عند مناقشة الأمور الخاصة بالصناعة مع زملائك المُحترفين.
على الرغم من أنَّ المصطلحات ضرورية ، إلا أنها تبدو إقصائية أيضًا. لا يجب أن تفترض بلا مبالاة أنَّ المُستلم سيفهم مباشرةً الأفكار التقنية المُعقَّدة التي تبدو لك بسيطة. خلاف ذلك ، قد تُخيفه. ابدأ رسائل البريد الإلكتروني دائمًا بعبارات عامة ولغة موجزة. استخدم المصطلحات المُتقدمة فقط بعد أن تُقدم نفسك وتثبت هدف الرسالة.
نصيحة احترافية: تجنب المصطلحات التقنية والمصطلحات المُتقدمة عند الكتابة إلى أشخاص خارج المجال. إذا كان عليك توضيح الأمور المُعقَّدة للغاية ، فقم بتحميل الموارد ذات الصلة كمرفقات ملفات كبيرة بدلاً من ذلك.
5. التصرف أكثر من المألوف
لا تتطلب التواصلات في مكان العمل دائمًا سلوكًا ودودًا ومُمتعًا. القصص الشخصية ، وحشو العبارات ، والزغب سوف تُشوش على العبارات الافتتاحية إذا تم إخراجها من السياق. قبل تحديد نغمة المُقدمة ، ضع في اعتبارك مستوى قربك من المتلقي. احترم حدودهم المهنية.
تبدو المُصطلحات الرسمية غير الضرورية غير شخصية ، لكن الموقف الحاد وغير اللائق قد يكون مُسيئًا. كن لطيفًا دون التصرف بشكل مألوف. وإذا لم تكن متأكدًا من أسلوبك ، فاحرص على اتباعه بطريقة آمنة واتجه نحو الأسلوب الرسمي. تجنب العبارات التي يمكن أن يساء تفسيرها. لا تتبنى موقفًا أقل رسمية إلا بعد أن يشعر الطرف الآخر بالدفء تجاهك.
6. إضافة النكات والجمل المُتضاربة
العديد من المُسوقين عادةً ما يُروِّجون لمُقدمات البريد الإلكتروني الفكاهية. يزعمون أنَّ الملاحظات البارعة تبني الوئام وتجذب انتباه القارئ. قد تجعل المقدمات المضحكة رسائلك الإلكترونية أكثر جاذبية ، لكن المخاطر تفوق الفوائد. يصعب نقل النكات عبر البريد الإلكتروني.
حتى التورية اللطيفة يُمكن أن تتحول إلى إهانة مسيئة إذا استخدمت لهجة وصياغة وسياق خاطئين. فكر فقط في استخدام النكات في المحادثات غير الرسمية مع الزملاء الذين تعرفهم على المستوى الشخصي. خلاف ذلك ، احتفظ برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل بشكل احترافي.
7. اتباع تنسيقات غير عادية
توفر مُعطم خدمات البريد الإلكتروني إمكانيات تخصيص من خلال أنماط الخطوط وأحجامها وألوانها نفسها الموجودة في معالجات الكلمات. يمكنك حتى تنزيل ملفات جديدة من مواقع الخطوط المجانية على الويب. على الرغم من أنَّ الخطوط تُعبر عن الإبداع ، اختر بعناية تلك التي تستخدمها في الرسائل الاحترافية. لا يُقدر الجميع التنسيقات غير العادية.
لتشغيلها بأمان ، استخدم النمط الافتراضي عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. التصاميم المُزخرفة ليست غير احترافية فحسب ، بل إنها تعرض إمكانية القراءة للخطر أيضًا. على سبيل المثال ، تؤثر الخلفيات البيضاء على الألوان الفاتحة ، بينما تُحيد أحجام الخطوط الكبيرة القراء عن النص الأصغر.
هناك طرق أكثر احترافية للتعبير عن الإبداع. بدلاً من اللعب بالخطوط ، اعرض موهبتك عن طريق إنشاء موقع ويب من البداية ، أو تحميل الأصول ذات الصلة ، أو إنشاء محفظة أعمال للكتابة. تحقق من كيفية إنشاء محفظة أعمالك للكتابة (مع أمثلة).
8. إصدار تحذيرات شديدة
تبدأ الرسائل التسويقية مثل المُوضحة في الصورة أعلاه من خلال عرض موعد نهائي مُختلق. على الرغم من أنه يجذب الانتباه ، إلا أنه مُزعج أيضًا. حتى البنوك التجارية والمُقرضون يُقدمون أنفسهم قبل الشروع في العمل. إذا تم فتح رسالتك بتحذير قوي ، فسيرفضها القراء ويُصنفونها على أنها بريد عشوائي.
اكتشف طرقًا أخرى يُمكنك من خلالها خلق حالة من الاستعجال. بدلاً من المضي في عرض المواعيد النهائية ، التي نادرًا ما تؤثر على عمليات الشراء ، أكد على قيمة العرض محدود الوقت. لا يستجيب الأشخاص بشكل جيد للمُقاربات العدوانية.
ولكن إذا كان بإمكانك تجنب إضافة المواعيد النهائية إلى العبارات الافتتاحية ، فيُرجى القيام بذلك. قدم قيمة قبل خلق الحاجة المُلحة. إبرام صفقة دون شرح اقتراحك سيجعلك تبدو انتهازيًا ويائسًا. احفظ الدعوة للتفاعل للآخر. تحقق من هل البريد الإلكتروني الخاص بشركتك آمن ، ومن يُمكنه قراءة رسائلك؟
بدء رسائل البريد الإلكتروني بعبارات قوية واحترافية
العبارة الافتتاحية “المثالية” غير موجودة. بدلاً من الاعتماد على النماذج المُتاحة ، أنشئ مُقدمات فريدة تتوافق مع هدف رسالتك وتتردد صداها مع المُستلم. تذكر: المُقدمات العامة المُفرطة الاستخدام لا تسفر عن نتائج.
بينما يُحدد السطر الافتتاحي نغمة بريدك الإلكتروني ، لا تقض وقتك كله في البحث عنه. تتكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل من عدة أجزاء. يجب عليك التحقق من مسودتك بحثًا عن أخطاء غير مبالية أخرى ، مثل سطور الموضوع الفارغة والأخطاء النحوية ومرفقات الملفات المفقودة. يُمكنك الإطلاع الآن أفضل أدوات التحقق من البريد الإلكتروني.
