تُعد رسائل البريد الإلكتروني واحدة من أهمّ وسائل التواصل المهني بين مُختلف الأفراد والشركات في جميع انحاء العالم. حيث تُتيح إمكانية إرسال رسالة واحدة إلى عدد كبير من المُستلمين في الوقت ذاته.
هل سبق لك أن تلقيت بريدًا إلكترونيًا مكتوبًا بشكل سيئ في بريدك الوارد؟ ربما تساءلت عما كان يدور حوله هذا البريد الإلكتروني وكيفية الرد عليه ولماذا قد تم صياغته بهكذا شكل. لتجنب أن تتسبب في إرسال بريد إلكتروني رديء أو سيء ، راجع قائمة الأخطاء الشائعة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. تحقق من أفضل أدوات التحقق من البريد الإلكتروني.
1. سطر الموضوع مفقود
من الأخطاء الشائعة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل عدم تضمين سطر الموضوع. حيث يُعتبر الموضوع هو أول ما يراه الشخص عند فتح حساب بريده الإلكتروني. إذا تلقى شخص ما عددًا هائلاً من رسائل البريد الإلكتروني ، فمن المُحتمل أن يتم تجاهل رسالة بريد إلكتروني لا تحتوي على سطر موضوع وصفي ومُناسب.
تُظهر HubSpot Blog Research أنَّ سطر الموضوع الفعَّال والمفهوم يجب أن يُثير الفضول وأن يكون مًخصصًا. دع المستلم يعرف سبب أهمية بريدك الإلكتروني من خلال سطر الموضوع. يُعتبر سطر الموضوع “الرسالة الإخبارية 1” غامض ولا يُثير اهتمام أي شخص. ولكن من المرجح أن يحصل الموضوع “النشرة الإخبارية 1: الأفضل أداءً لهذا الشهر” على مزيد من المشاهدات.
2. استخدام النبرة الخاطئة
يُمكن أن تعكس نبرة البريد الإلكتروني كيف تُريد أن يُنظر إليك. يعكس اختيارك للكلمات نغمة إيجابية أو سلبية. على سبيل المثال ، التعليق على أنَّ فكرة شخص ما “غريبة” له دلالة مختلفة عن القول بأنَّ الفكرة “فريدة”. يجب أن تُحاول تعلم كيفية التمييز بين نبرات المعنى واختيار الكلمات المناسبة.
يجب أن تبدو رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل احترافية. تعتمد درجة الرسمية على ثقافة عملك وعلاقاتك المهنية مع المُستلم. إذا كانت ثقافة العمل ودودة ، أو كنت زميلًا مع شخص ما لفترة طويلة ، يُمكنك بدء البريد الإلكتروني الخاص بالعمل من خلال “مرحبًا خالد”. ولكن إذا كنت تتواصل مع شخص لا تعرفه في شركة أخرى ، فمن الآمن مُخاطبته باستخدام التنسيق “عزيزي السيد محمود.”
عندما تشك في مدى مُلاءمة اختيارك للكلمات ، يُمكنك الإطلاع على قاموس أو قائمة المُفردات على الإنترنت. يشتمل مساعد الكتابة عبر الإنترنت Grammarly أيضًا على كاشف نبرة الكتابة في ميزاته. يُمكنك تغيير النبرة في الإعدادات لتبدو واثقة واحترافية. تحقق من أفضل البدائل لـ Grammarly التي تُناسب احتياجاتك.
3. تفاصيل ومُرفقات مفقودة
من المُزعج تلقي بريد إلكتروني خاص بالعمل به تفاصيل غير كاملة. يعد إرسال البريد الإلكتروني بشكل مُتواصل للحصول على المعلومات مضيعة للوقت. لتجنب ذلك ، حدد الخطوط العريضة لجميع الأساسيات: من وماذا ومتى وأين ولماذا وكيف. يُمكنك اتباع التنسيق التالي:
- الفقرة الأولى: التحية والنقطة الرئيسية للبريد الإلكتروني.
- الفقرة الثانية: جميع التفاصيل ذات الصلة التي يحتاج المُستلم إلى معرفتها عن الموضوع.
- الفقرة الثالثة: عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (على سبيل المثال ، هل تحتاج إلى الحصول على رد ، أو إنجاز ارتباط ، وما إلى ذلك).
- الفقرة الرابعة: الشكر.
تذكر إرفاق أي ملفات أخرى يحتاجها المستلم. أحد الأخطاء الشائعة هو أن تذكر أنك أرفقت ملفًا دون القيام بذلك! يُمكنك تجنب ذلك بقراءة بريدك الإلكتروني قبل إرساله. تحقق من أفضل طرق تنظيف البريد الإلكتروني لتنظيم وإدارة صندوق الوارد الخاص بك.
4. إهمال التعديل والتدقيق
البريد الإلكتروني المليء بالأخطاء النحوية وعدم الإتساق بين جمله يبدو غير احترافي. قد يعتقد المُستلم أنك لم تُفكر مليًا في تواصلك معه. تحدث الأخطاء عادة عندما تكون في عجلة من أمرك أو تُفكر بشكل أسرع مما تكتب به. ولكن هناك طرق يُمكن أن تُساعدك على تجنبها أو تقليلها.
يُمكنك البدء بمُخطط تفصيلي قبل ملء جميع التفاصيل. بعد صياغة بريدك الإلكتروني ، خذ وقتك لمراجعته قبل الضغط على إرسال. نظرًا لأنه من الصعب اكتشاف الأخطاء عندما تكون قيد الكتابة ، يُمكنك استخدم الأدوات المُتاحة عبر الإنترنت. إذا كنت لا تحب تنزيل التطبيقات والإضافات ، فابحث عن أفضل أدوات التدقيق الإملائي والنحوي بدون أي تنزيل.
5. عنوان بريد إلكتروني غير احترافي
تخيل كيف سيكون رد فعل العميل أو الزميل إذا تلقى بريدًا إلكترونيًا من spongebob@hotmail.com. تجعلك عناوين البريد الإلكتروني غير الاحترافية تبدو ، حسنًا ، غير مُحترف. لتجنب هذه الأخطاء التافهة ، استخدم بريدك الإلكتروني المُخصص للعمل.
إذا لم يكن لديك بريد إلكتروني للشركة ، فاقرأ كيفية استخدام عنوان بريد إلكتروني مُخصص مع Gmail لرسائل البريد الإلكتروني الاحترافية. لنفترض أن Gmail ليست الخدمة التي تُفضلها. يُمكنك استكشاف خيارات إعداد بريد إلكتروني مُخصص مع أشهر مُزوِّدي البريد الإلكتروني ، أفضل من Gmail و بريد Yahoo. تحقق من توصياتنا لأفضل مُزوِّدي خدمات استضافة البريد الإلكتروني.
6. عدم وجود كتلة التوقيع
فكر في كتلة التوقيع كبطاقة عملك. والتي يتم وضعها بعد توقيعك وتحتوي على اسمك الكامل وتفاصيل التواصل معك. تُساعد كتلة التوقيع المُستلم في التعرف على شركتك والوظيفة التي تشغلها. كما تسمح للمُستلمين بالعثور على معلوماتك بسرعة إذا كانوا بحاجة إلى الوصول إليك من خلال قنوات أخرى غير البريد الإلكتروني.
اسأل شركتك عما إذا كان لديها التنسيق المطلوب لكتلة التوقيع. إذا لم يكن كذلك ، يُمكنك إضافة العناصر التالية:
- الاسم بالكامل.
- الدور الوظيفي.
- الفريق / القسم.
- اسم الشركة.
- رقم الاتصال.
- مكان الشركة.
- حسابات مواقع التواصل الاجتماعي الخاصة بالشركة.
يُمكنك تخصيص كتلة التوقيع في إعدادات البريد الإلكتروني. تذكر أن تقوم بتعديل وتدقيق هذا الجزء أيضًا. عند الحفظ ، سيتم تضمين كتلة التوقيع في بريدك الإلكتروني الصادر.
7. عدم معرفة الفرق بين “نسخة إلى” و”نسخة مخفية الوجهة”
Cc و Bcc هي الحقول التي بعد الجزء “إلى”. من الأخطاء الشائعة عدم معرفة متى يتم استخدام أي منها. Cc تعني “نسخة إلى”. عندما تُضيف عنوان البريد الإلكتروني لشخص ما في “نسخة إلى”:
- سيتلقى أيضًا نسخة من البريد الإلكتروني
- يتم عرض عنوان بريده الإلكتروني ضمن المُستلم الأساسي في الحقل “إلى”.
- يتم إبلاغه بالاتصال ولكن ليس مُطالبًا بالتصرف أو الرد على البريد الإلكتروني.
يُمكنك استخدام “نسخة إلى” للسماح للمُستلم الأساسي بمعرفة أنك تبقي الآخرين على إطلاع بآخر المُستجدات. على سبيل المثال ، تُريد السماح لمديرك بمعرفة كيفية تقدم مشروع فريقك. لذا يجب أن تكون عناوين زملائك في الفريق في الحقل “إلى” ، بينما يجب أن يكون عنوان مديرك في “نسخة إلى”.
Bcc تعني نسخة مخفية الوجهة. عند إضافة عنوان البريد الإلكتروني لشخص ما في نسخة مخفية الوجهة:
- يتلقى نسخة من البريد الإلكتروني.
- لن يتم الكشف عن عنوان بريده الإلكتروني للمستلمين الآخرين.
يُمكنك استخدام نسخة مخفية الوجهة لمنع تجاوز البريد الوارد للأشخاص. إذا قام شخص ما من الحقلين “إلى” أو “نسخة إلى” بالضغط على “الرد على الكل” ، فلن يتلقى المستلمون الموجودون في “نسخة مخفية الوجهة” بريدًا إلكترونيًا. يُمكنك أيضًا استخدام “نسخة مخفية الوجهة” لمنع المُستلمين الآخرين من معرفة أنَّ شخصًا آخر مُضمَّن في البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل نفس الرسالة الإخبارية لجميع عملائك ، فلن ترغب في كشف عناوين بريدهم الإلكتروني لبعضهم البعض. تحقق من كيف يمكن للأشخاص أن يعرفوا بأنك قُمت بفتح رسائل البريد الإلكتروني (وكيفية إيقافها).
8. إرسال بريد إلكتروني خارج ساعات العمل
من السهل أن تنغمس في الإثارة المُصاحبة لمشروع جديد وإرسال بريد إلكتروني إلى المسؤول أو زملائك في الساعة الثانية صباحًا. ومع ذلك ، قد يصبح هذا مشكلة. قد يعتقد رئيسك أو زملائك أنك لا تحترم وقتهم.
إذا لم يكن البريد الإلكتروني يُمثل حالة طارئة ، فأرسله في غضون ساعات العمل وامنح الآخرين الوقت الكافي للرد. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كانت مُشكلتك عاجلة ، فمن الأفضل إرسال رسالة نصية أو الاتصال أو إرسال رسالة فورية. سيكون الحل الجيد هو جدولة رسائل البريد الإلكتروني. ستساعد أفضل أدوات جدولة البريد الإلكتروني التي يجب أن تُجربها على وصول بريدك الإلكتروني إلى صندوق الوارد الخاص بشخص ما في الأوقات المُناسبة من اليوم.
9. الرد المُتأخر
عندما ترد في وقت مُتأخر على رسائل البريد الإلكتروني ، فقد يعكس ذلك عدم التزامك بعملك. من القواعد الأساسية البسيطة الرد في غضون 24 ساعة أو خلال الإطار الزمني المُحدد للمرسل. تواصل بشكل سريع وواضح إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت لصياغة رد.
من المُمارسات الجيدة تمكين ميزات الرد التلقائي لبريدك الإلكتروني إذا كنت مشغولاً أو خارج المكتب. على سبيل المثال ، يُمكنك التحقق من كيفية إعداد الرد التلقائي المُتكرر في Gmail. تحتوي خدمة البريد الإلكتروني أيضًا على نماذج مُتنوعة تُتيح لك حفظ الردود الجاهزة.
تجنب أخطاء البريد الإلكتروني الشائعة واترك انطباعًا جيدًا
يُمكن أن تترك رسائل البريد الإلكتروني التي تُنشئها انطباعًا إيجابيًا أو سلبيًا بين زملائك. لتحسين آداب البريد الإلكتروني المهني ، تجنب هذه الأخطاء الشائعة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. وتذكر ، عندما تكون في شك ، لا تُرسلها!
إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المساعدة في إنشاء رسائل البريد الإلكتروني ، فحاول استخدام نماذج البريد الإلكتروني. حيث يضمن استخدامها أن يبدو تواصلك مع المُستلم يبدو احترافيًا. ابدأ في استكشاف المنصات التي تُتيح لك تنزيل حزم نماذج مجانية يُمكنك استخدامها في تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك. يُمكنك الإطلاع الآن على أفضل طريقة لإنهاء رسائل البريد الإلكتروني بإحترافية.
