Que ce soit pour une réunion d'équipe ou un appel client, les réunions Zoom sont devenues un élément essentiel de la vie de chaque télétravailleur. Cependant, la plupart des participants oublient la discussion qui a surgi après la fin de la réunion. Ne pas se souvenir des moments forts de la réunion peut vous rendre inefficace, ce qui peut conduire à l'improductivité. Alors, comment restez-vous informé de tous les détails de vos réunions en ligne ?
Vous devez vous familiariser avec les notes de réunion. Bien que ce ne soit pas un nouveau concept, de nombreuses personnes ne disposent pas d'un système de prise de notes approprié pour les aider à suivre leurs appels. Mais comment prendre des notes lors des réunions Zoom ? Découvrons-le. Vérifier Meilleures applications que vous pouvez utiliser pour rédiger des résumés de réunion efficaces.
Comparaison des notes de réunion et des comptes rendus : quelle est la différence ?
La plupart du temps, les gens utilisent indifféremment les notes de réunion et les procès-verbaux. Cependant, ces concepts ne sont pas les mêmes, et comprendre les différences entre eux peut aider à augmenter votre efficacité.
Les notes et les procès-verbaux sont des procédures dans lesquelles les principaux points discutés lors de la réunion sont enregistrés, mais visant à des choses différentes. Les notes de réunion sont de brèves informations sur les idées, les plans, les objectifs, les actions et les délais mentionnés lors de la réunion. Vous pouvez modifier le contenu en fonction de votre objectif et de votre intention.
D'autre part, les procès-verbaux des réunions sont des détails officiels qui peuvent servir de documentation juridique de la réunion, que l'auditeur et les tribunaux peuvent voir. Essentiellement, les procès-verbaux capturent des informations telles que les participants à la réunion, les absents, les sujets abordés, l'heure de début et de fin de la réunion, les décisions finales prises, etc. Les minutes sont suivies avec une structure spécifique, contrairement aux notes qui peuvent être modifiées. En rédigeant le procès-verbal de la réunion, il est possible de s'assurer que chaque événement est documenté.Ce procès-verbal peut être partagé avec le reste des membres qui n'ont pas pu participer, afin qu'ils aient un suivi de ce qui s'est exactement passé.
La rédaction de procès-verbaux de réunion est différente de la rédaction de notes de réunion, la première se concentre sur le détail exact de ce qui s'est passé lors de la réunion, et la seconde ne met l'accent que sur certains points clés. Bien sûr, avoir les deux est important, car la tenue du procès-verbal de la réunion est nécessaire pour souligner les détails, et les notes de réunion sont un rappel des points les plus importants convenus et des mesures à prendre rapidement. Vérifier Comment mener à bien une réunion préparatoire à un projet.
Comment prendre des notes lors d'une réunion Zoom
Outre l'utilisation personnelle, les notes de réunion peuvent également servir de ressource à vos collègues, surtout si vous êtes prêt à partager vos notes. Puisqu'ils disposent de toutes les informations vitales discutées lors de la réunion, cela peut aider à augmenter la productivité de votre équipe.
Cependant, les notes de réunion doivent avoir une structure. Sinon, personne ne le comprendra. Voici comment prendre des notes de réunion comme un pro :
1. Apprenez les bases de la prise de notes
Lorsque vous prenez des notes, vous devez couvrir de nombreux sujets. Voici les éléments que vous devez inclure :
réunion préparatoireAvant le début de la réunion, notez les détails qui sont déjà à votre disposition afin de ne pas perdre de temps. Lequel est:
- Date et heure: Cela vous aidera à bien organiser et trier vos notes.
- Présence et type de réunion: Est-ce un appel vidéo avec le client ou une réunion d'équipe ? Qui a participé?
- ProgrammeUn résumé de l'objet de la réunion.
- Des idées: Avez-vous quelque chose que vous aimeriez partager pendant la réunion ? Ecrivez-le pour ne pas l'oublier.
Pendant la réunionUne fois la réunion commencée, vous pouvez concentrer votre prise de notes sur les éléments importants qui ont été évoqués lors de la réunion, tels que :
- objets de travail: Si des plans ont été discutés lors de la réunion, notez-les. Fournissez les détails mentionnés, tels que les personnes impliquées, la désignation et les responsabilités, le calendrier et la date d'échéance.
- Les faits: Tout fait important mentionné lors de la réunion.
- question et réponse: Enregistrez les questions posées lors de la réunion et leurs réponses, afin de pouvoir vous y référer si nécessaire.
2. N'enregistrez pas tout ce que vous entendez
Prendre des notes ne consiste pas à capturer tout ce qui s'est dit lors d'une réunion Zoom. Écrire toute la réunion est une approche à l'ancienne; Le pro ne fait plus ça. Si vous essayez l'ancienne méthode, vous échouerez très probablement. En effet, l'ensemble du processus prend du temps et va à l'encontre de l'objectif principal de la prise de notes. Il vous confondra également, vous ou ceux qui le liront, car il contiendra des informations redondantes et inutiles.
Au lieu de cela, enregistrez uniquement les mots-clés et les éléments d'action. Fondamentalement, vous pouvez obtenir les mots-clés et créer un résumé des points et tout ce qui les concerne. Vous pouvez jeter un oeil à Bases de la prise de notes Pour rendre vos notes concises et faciles à comprendre.
3. Créer un formulaire
Pour accélérer l'ensemble du processus de prise de notes, vous devez créer un formulaire. Cela vous fait gagner du temps pour réfléchir aux détails qui vont où. En même temps, vous n'avez pas besoin de passer plus de temps à l'ajuster après la réunion car il a déjà été formaté.
Vous pouvez créer un modèle adapté à vos besoins ou suivre différentes stratégies de prise de notes. Par exemple, vous pouvez essayer la méthode des quadrants et diviser vos notes en quatre sections : questions, tâches, devoirs et notes. Si vous êtes une personne qui aime les données visuelles, une carte mentale peut être un modèle idéal.
Outre les stratégies, vous pouvez également utiliser des applications de prise de notes pour faciliter l'organisation de tout. Certaines applications ont déjà un modèle prêt à être utilisé, vous n'avez donc pas à penser à en créer ou à en trouver un.
4. Définissez votre objectif
Si vous voulez réussir à rédiger des notes de réunion Zoom, la chose la plus importante que vous devez prendre en compte est votre objectif. Demandez-vous : pourquoi écrivez-vous des notes ? Vous aimeriez l'utiliser pour être efficace et progresser dans votre carrière? Rédigez-vous des notes dans le cadre de votre travail ? Voulez-vous le partager ? Le faites-vous pour être plus organisé ? De quoi voulez-vous profiter ?
Fixer un objectif pour la prise de notes vous permet d'être plus motivé pour mieux le faire. Si vous savez ce que vous voulez réaliser, rédiger des notes de réunion devient une promenade dans le parc, où vous aurez une meilleure compréhension du résultat souhaité. N'oubliez pas que les notes de réunion devraient vous aider à devenir meilleur dans votre carrière. Ce n'est pas seulement quelque chose que vous faites; Il peut grandement vous aider à progresser et à devenir plus efficace au travail. Vérifier Les meilleures applications de médias sociaux pour les voyageurs pour améliorer votre prochain voyage.
Est-il pratique de toujours prendre des notes lors des réunions Zoom ?
Vous n'avez pas toujours besoin de prendre des notes pendant les réunions. Cependant, vous devez apprendre à évaluer l'importance de chaque appel que vous faites. Par exemple, s'il ne s'agit que d'un appel secondaire et qu'aucun détail important n'est mentionné, vous pouvez ignorer les notes et vous concentrer sur l'appel lui-même.
Cependant, prendre des notes est une compétence essentielle que vous devez apprendre pour faire avancer votre carrière. En plus d'aider à l'efficacité, cela peut conduire à une meilleure rétention, ce qui peut améliorer votre mémoire. Cela renforce également la responsabilité et améliore les performances de vos coéquipiers, leur permettant de prendre davantage conscience de ce qu'ils sont censés faire. Enfin, il donne une direction, vous savez donc où concentrer votre attention. Vous pouvez désormais visualiser L'utilisation de Zoom est-elle sûre? La plupart des problèmes de confidentialité à prendre en compte.
