Comment mener à bien une réunion préparatoire à un projet

Les réunions de préparation de projet sont une occasion idéale de mettre tous les membres de l'équipe sur la même page et de travailler vers un objectif commun qui permet au chef de projet de communiquer avec tous les acteurs et parties prenantes du projet. C'est pourquoi chacun doit être bien préparé et comprendre la nature du projet et tous ses aspects, car chacun vous aidera à tirer le meilleur parti de votre discussion avec votre client.

Dans cet article, nous partagerons quelques conseils et outils pour vous aider à réussir une réunion de préparation avec votre équipe. Vérifier Les traits de personnalité les plus importants pour devenir un chef de projet réussi.

Comment mener à bien une réunion préparatoire à un projet

Qu'est-ce qu'une réunion de préparation de projet ?

Une réunion de lancement de projet est l'endroit où le chef de projet rencontre l'équipe, et parfois le client, pour présenter les objectifs du projet, expliquer comment les atteindre et revoir les rôles de chacun. Elle a généralement lieu au début du nouveau projet, bien qu'il puisse être approprié d'avoir une autre réunion plus tard dans le processus si de nouveaux obstacles ou questions surgissent.

Ce type de réunion vous aide à démarrer votre nouveau projet sur des bases solides en communiquant clairement ce qui est attendu et comment mesurer les progrès et les obstacles à venir. En général, il fixe le cap d'une collaboration harmonieuse du projet avec toutes les parties prenantes. Vérifier Meilleures applications et outils pour planifier des réunions et planifier.

Si ces réunions sont bien gérées, elles aident le chef de projet à mettre en œuvre le projet avec le moins d'obstacles possible et à mener à bien le projet jusqu'au bout. Où les réunions préparatoires et leur nombre diffèrent au niveau de la taille et du type de projet.

La réunion préparatoire peut être appelée la session d'introduction entre l'équipe de travail, car la plupart des projets ont la plupart de l'équipe de travail de différents départements de l'institution ou un nouveau membre où tout le monde ne se connaît pas, donc la réunion préparatoire est un moyen d'introduction pour l'équipe membres, ce qui est l'un des objectifs de la réunion préparatoire.

Avantages de la tenue d'une réunion préparatoire de projet

Comment mener à bien une réunion préparatoire à un projet

Comme évoqué plus haut, les réunions de préparation de projet sont l'occasion d'aligner chacun sur la vision et les rôles de votre projet. Voici quelques autres avantages notables d'une réunion de préparation réussie :

  • Les projets fonctionnent plus efficacement lorsque tous les membres de l'équipe comprennent leurs responsabilités.
  • Les réunions préparatoires vous montrent où en est votre équipe dans la compréhension de ce que le projet impliquera. Cela peut vous aider à identifier les problèmes potentiels qui pourraient survenir en cours de route.
  • Les rencontres préparatoires aident à établir une relation entre vous et votre client en mettant tout le monde sur un pied d'égalité au début du processus.
  • Tout planifier à l'avance réduit la probabilité de changements qui pourraient entraîner des retards potentiels plus tard au cours du projet.
  • Votre client aura la possibilité de fournir des commentaires et des idées précieux avant d'aller trop loin dans le cycle de vie du projet.
  • Une réunion de lancement de projet réussie augmente la probabilité que le budget et le calendrier soient respectés.

Quelques conseils pour animer une réunion préparatoire à un projet réussi

Voici quelques étapes de base à suivre lors de la préparation d'une réunion de lancement de projet :

1. Créez l'ordre du jour

Comment mener à bien une réunion préparatoire à un projet

Votre ordre du jour pour la réunion donne une direction claire à suivre, c'est pourquoi il est si important de planifier et de distribuer la réunion avant la réunion préparatoire. La planification préalable de l'agenda vous aidera à rester concentré et concentré sur la tâche.

Vous pouvez utiliser une application de prise de notes comme Evernote Crée un plan de réunion auquel tous les membres peuvent accéder. Vous pouvez commencer à zéro ou gagner du temps avec un Ses formulaires de rencontre.

Ajoutez tous les détails liés au projet une fois que vous avez traité les bases, y compris la durée de la réunion et le président (chef de projet). Bien que cela dépende du projet spécifique sur lequel vous travaillez, voici quelques idées générales à garder à l'esprit :

  • Cordialement et présentation.
  • Une explication claire de ce que vous avez l'intention de réaliser lors de la réunion d'ouverture.
  • Le but du projet.
  • Portée du projet.
  • Contraintes de temps et de budget.
  • Risques connus actuels.
  • Liste de sortie.
  • Discussion ouverte et questions.

2. Invitez les bonnes personnes

À ce stade, vous souhaitez vous concentrer sur l'invitation de toutes les parties prenantes clés. Cependant, dans votre passion de faire rouler la balle, vous pourriez être tenté d'inviter à distance tous ceux qui ont quelque chose à voir avec le projet. Cela peut affecter votre réunion, car gérer une grande foule sera beaucoup plus difficile. Vous ne devez inclure que les membres de l'équipe qui ont un rôle important à jouer dans le projet (et qui peuvent apporter une contribution précieuse).

Vous pouvez inviter les participants à la réunion par e-mail, ou mieux encore, via un outil de communication interne comme Slack. Vous pouvez utiliser cet outil pour créer un canal (groupe) que vous utiliserez pour partager l'ordre du jour de la réunion et d'autres documents connexes afin que tout le monde puisse les voir avant le début de la réunion. Vérifier Les meilleurs outils de communication interne sur votre lieu de travail.

3. Rendez la réunion interactive

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Rendez votre réunion d'ouverture interactive en fournissant une plate-forme ouverte pour des idées ou des suggestions. Le but ici est de s'assurer que tout le monde participe activement pendant la réunion. Voici quelques idées de ce que vous pouvez faire :

  • remue-méninges de groupe: Cette solution fonctionne mieux si plusieurs membres de l'équipe ont le même domaine d'expertise. En faisant du remue-méninges ensemble, vous pouvez rapidement tirer parti des connaissances des gens et développer des solutions créatives qui ouvrent la voie au succès.
  • Rotation de la présidence de la réunion: Bien qu'il soit idéal pour le chef de projet d'animer la réunion d'ouverture, vous pouvez changer de chaise pour ne pas perdre l'attention des membres. Cela permet à chacun de jouer un rôle dans la direction d'aspects spécifiques de l'ordre du jour de la réunion ou de faire des présentations, ce qui peut également aider l'équipe à se sentir plus impliquée dans le projet.
  • Demander des avis: Lorsque vous présentez quelque chose de nouveau, demandez aux participants s'ils ont des questions à ce sujet afin que chacun puisse exprimer son opinion lors de la réunion. Vous pouvez également profiter de cette occasion pour explorer d'autres idées ou intérêts qu'ils pourraient avoir afin que les doutes ne s'accumulent pas avec le temps, une cause majeure de frustration chez les personnes impliquées dans le projet.

Ces technologies interactives garantiront que toutes les parties prenantes participent activement à la réunion d'ouverture.

4. Clarifier les rôles et les responsabilités

En supposant que chacun comprenne l'ensemble du projet et sa pertinence, la prochaine étape consistera à définir ses rôles et responsabilités. Profitez de cette occasion pour répéter les discussions précédentes sur ce que chacun attend les uns des autres. Vous pouvez utiliser un outil en ligne comme Asanas Créer des listes de contrôle pour que chacun sache de quelles tâches il est responsable.

Vous pouvez commencer par attribuer des éléments de travail à terminer dans un délai convenu, puis les distribuer aux membres de l'équipe. Organisez ces activités par ordre de priorité, en énumérant d'abord les tâches les plus importantes. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les délais sont respectés sans avoir à fournir beaucoup d'efforts. Vérifier Comparaison d'Asana et de Jira : qu'est-ce qui est le mieux en méthodologie Agile ?

5. Ajouter le résumé de la réunion à la base de connaissances d'initiés

Comment mener à bien une réunion préparatoire à un projet

Une fois que vous avez terminé la réunion, transformez vos notes en un document bien organisé pour une référence facile à l'avenir. Vous pouvez utiliser le site de la base de connaissances interne comme référentiel en ligne auquel tous les membres du projet peuvent facilement accéder.

De cette façon, vous pouvez toujours vous référer aux notes de réunion chaque fois qu'il y a des questions sur quelque chose qui a été couvert lors de la session d'ouverture. Vous pouvez également utiliser votre wiki pour ajouter des mises à jour au fur et à mesure de votre progression dans le cycle de vie du projet. Vérifier Meilleures applications de base de connaissances pour votre organisation.

Donner le ton à l'ensemble du projet avec une réunion préparatoire

La réunion préparatoire est une étape essentielle dans tout projet, car elle donne le ton pour l'ensemble du cycle de vie du projet et oriente tous les participants dans la même direction.

Vous pouvez tirer parti des conseils et outils ci-dessus pour mettre toutes vos parties prenantes sur la même longueur d'onde et ouvrir la voie à un flux de travail productif. Vous pouvez désormais visualiser Les meilleurs conseils pour faire ressortir vos rapports de projet.

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