Microsoft Word regorge de fonctionnalités et d'options avec lesquelles vous pouvez produire presque tout ce que vous voulez en termes de formatage et de conception. Mais ces fonctionnalités ne conduisent pas toujours au type de conceptions de documents magnifiques, de haute qualité et professionnelles auxquelles vous pourriez vous attendre.
Tout savoir sur Microsoft Word, toutes ses subtilités, ses bizarreries et ses fonctions est une chose, et savoir ce qui fait un excellent document en est une autre. Ici, nous allons vous montrer comment formater un document Word pour le rendre aussi professionnel que possible en quelques étapes simples. Vérifier Fonctionnalités avancées de Microsoft Word qui vous faciliteront la vie.
1. Restez simple, moins c'est mieux
Vous voulez apprendre à rendre un document Word beau ? Essayez simplement de rester simple et profitez des fonctionnalités cachées fournies avec Microsoft Word. Si vous devez retenir une chose de cet article, alors laissez-la être, et vous pourrez prendre les bonnes décisions de conception à l'avenir !
Lors de la rédaction d'un document, le contenu doit être l'objectif principal. Il existe des directives de formatage des documents pour rendre ce contenu plus facile à lire et à assimiler.
Éliminez la tentation d'introduire des objets accrocheurs qui ne font que distraire. Zoomez sur l'espace blanc. Assurez-vous que votre formulation est serrée et passez en revue toutes les phrases ou paragraphes libellés. Règles simples et généralement limitées.
2. Choisissez une police adaptée au contexte
Votre première décision de conception importante devrait être le type de police que vous utiliserez. Les connaissances conventionnelles indiquent que les polices Serif sont généralement plus faciles à lire pour les documents imprimés, tandis que les polices Sans-Serif sont meilleures lors de la lecture d'un document sur un écran numérique.
De bons exemples de polices Serif fiables incluent Garamond, Georgia, Hoefler Text et Palatino, tandis que de bons exemples de polices Sans-Serif incluent Arial, Gill Sans, Helvetica et Lucida Sans.
Vous devez ignorer Comic Sans si vous souhaitez éviter l'une des erreurs de conception de présentation les plus courantes. Quoi que vous finissiez par utiliser, respectez toujours le même style d'écriture pour rendre votre document Word aussi cohérent que possible. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser une police différente pour les adresses. Vérifier Plus de raisons d'utiliser l'application Wikipedia au lieu du site Web.
3. Utilisez une taille et une couleur de police standard
Vous ne pouvez pas apprendre à formater un document Word pour qu'il ait l'air professionnel sans prêter attention à l'apparence du texte. Les pages professionnelles et académiques utilisent généralement des tailles de police de 12 points, qui produisent les paragraphes les plus lisibles lorsqu'elles sont utilisées avec les directives ci-dessous pour la taille de la page, les marges et l'espacement des lignes.
Certains rapports riches en informations peuvent parfois réduire la taille de la police à une taille de 10 points, mais pas moins.
En général, il est préférable de garder vos mains à l'écart de tout ce qui concerne la couleur, en particulier pour les documents imprimés. Vous devrez payer plus d'argent pour l'encre de couleur et le même effet ne sera pas obtenu si le document est copié. Pour les documents numériques, conservez le texte en couleur pour les avertissements importants et autres. Soulignez avec du texte en gras et en italique.
4. Utilisez des marges et une taille de page standard
Tous les documents de bureau sont formatés approximativement au même format de page qu'ils sont imprimés pour des pages standard de 8 x 11 pouces, connues sous le nom de format lettre US (également connu sous le nom de A4 ailleurs, qui est de 210 mm x 297 mm). C'est la seule taille qui peut être garantie quelle que soit l'imprimante que vous utilisez.
Pour les marges, la plupart des brochures de style et des guides de style nécessitent une marge de 1 pouce sur tous les côtés de la page, ce qui améliore la lisibilité des longueurs de ligne et permet des annotations écrites si nécessaire. Dans Word, vous pouvez sélectionner عادي Dans les marges pour configurer cela, mais si le document doit être relié dans un classeur, vous pouvez utiliser des marges personnalisées pour augmenter les marges latérales à 1½" pour permettre la répétition.
5. Alignez les paragraphes à gauche ou à droite
Vous pourriez être tenté d'utiliser l'alignement pour justifier le texte parce que c'est ce qui est utilisé dans les journaux, les romans et certains manuels, mais c'est un mauvais choix pour les documents de bureau et académiques. Pourquoi est-il important d'officialiser le document ? Sans procédures formelles, votre document devient illisible.
Ce que vous voulez, c'est aligner le texte à gauche ou à droite selon la langue du document. Cela se traduit par une justification à droite ou à gauche de vos paragraphes, mais conserve l'espacement des caractères comme prévu par le type de police que vous utilisez, ce qui signifie une lisibilité optimale.
Sinon, vous risquez de vous retrouver avec rivières typographiques , qui sont très distrayants et qui ont tout simplement l'air moche. C'est quelque chose que vous voulez absolument éviter lorsque vous voulez donner à votre document Word un aspect professionnel. Vérifier Comment créer un ebook avec Microsoft Word.
6. Indenter la première ligne des paragraphes
Les paragraphes ne doivent pas avoir d'espaces supplémentaires entre eux et les premières lignes des paragraphes doivent être en retrait pour mettre en évidence chaque paragraphe. La seule exception concerne les paragraphes qui suivent immédiatement le titre de la section, qui peuvent être laissés sans indentation car le contexte environnant indique qu'il s'agit de son propre paragraphe.
Pour donner à votre document un aspect professionnel, la règle générale est que la taille de l'indentation soit égale à la taille de la police. Assurez-vous d'utiliser les fonctionnalités de conception de paragraphe de Word pour gérer les retraits au lieu d'utiliser une clé Languette!
7. Mettez des images entre les paragraphes
L'insertion d'images fait partie de la conception de votre document Word. Il peut être acceptable de placer des images à l'intérieur d'un paragraphe et de laisser le texte qui l'entoure circuler, et si votre organisation suit ces directives de formatage de document, allez-y et faites-le.
Mais en général, cela peut nuire à la lisibilité, en particulier dans les rapports basés sur les données. L'option la plus sûre, en particulier pour les graphiques, les diagrammes et les tableaux, consiste à placer des images entre les paragraphes et à les conserver au milieu. De cette façon, vos images contribueront à rendre votre document attrayant, mais elles ne rivaliseront jamais pour attirer l'attention sur le texte environnant. Cela aide aussi à mettre en évidence les explications.
8. Choisissez l'interligne approprié pour le contexte
Pour formater votre document afin qu'il ait l'air professionnel, le bon choix d'interligne (l'espace blanc qui sépare une ligne de texte de la ligne de texte suivante) dépend vraiment du type de document que vous rédigez.
Les pages académiques doivent d'abord suivre les guides de style académiques existants, puis le double interligne doit être préféré si aucun guide de style n'est présent. Les documents commerciaux et de bureau ont tendance à être espacés pour réduire le nombre de pages requises lors de l'impression, mais les documents numériques peuvent être plus faciles à lire s'ils sont espacés entre 120 et 150 %.
9. Séparez le texte des titres et des listes
Plus le document est long, plus les titres sont importants. Préférez-vous lire un rapport de 20 pages avec rien d'autre qu'un mur de texte du début à la fin ? Ou un rapport de 30 pages organisé en sections, sous-sections et titres appropriés ? Il est fort probable que vous préfériez cette dernière option.
Les listes sont également utiles pour décomposer des blocs de texte et attirer l'attention sur des points d'intérêt. Dans Word, utilisez la numérotation pour créer des listes numérotées lors du calcul d'un ensemble d'éléments (par exemple, "Les cinq traits d'un entrepreneur prospère") ou lors de la fourniture d'instructions détaillées. Sinon, utilisez des puces pour créer des listes à puces.
Assurez-vous simplement d'éviter de trop utiliser les listes, ce qui nuit à la lisibilité de la conception de votre document Word. Ceci est particulièrement important lorsqu'il s'agit d'utiliser Word pour formater un scénario. Vérifier Meilleures applications de scénarisation pour Windows et Mac.
10. Séparez les sections par des virgules
Lorsque vous voulez savoir comment donner à votre rapport un aspect professionnel, vous devez connaître les sauts de section. Dans Microsoft Word, les sauts de section vous permettent de distinguer des pages spécifiques en modifiant l'orientation, les colonnes, les en-têtes et les pieds de page, les numéros de page, etc. Les sauts de section se présentent sous quatre formes :
- La page suivante: Insérez un saut de section et commencez la nouvelle section sur la page suivante.
- continu: Insérez un saut de section et commencez la nouvelle section sur la même page.
- page matrimoniale: Insérez un saut de section et commencez la nouvelle section sur la prochaine page paire.
- une seule page: Insérez un saut de section et commencez la nouvelle section sur la prochaine page impaire.
Si votre document est suffisamment volumineux pour nécessiter des chapitres, c'est la meilleure façon de le formater proprement. Chaque chapitre doit être fait avec un saut de section de page suivante, un saut de page pair ou une page impaire si vous allez le mettre à l'intérieur d'un lien. Nous avons également expliqué Comment supprimer les sauts de page Si nécessaire
Apprenez à formater un document Word pour qu'il ait l'air professionnel
À moins que votre établissement ou votre école n'exige une mise en page, une mise en forme et des styles spécifiques, vous pouvez ignorer le travail acharné de configuration de votre formulaire et en télécharger un à la place. Cela vous aide à obtenir rapidement une conception de document professionnelle. Vous pouvez désormais visualiser Meilleurs sites pour télécharger gratuitement des modèles Microsoft Word.
