Microsoft Word est l'une des applications d'édition de texte les plus utilisées. Il est pratique, fonctionnel et flexible, mais pour une raison quelconque, la plupart des utilisateurs ne comptent que sur la moitié des fonctionnalités qu'il fournit.
Il existe de nombreuses fonctionnalités Microsoft Word moins connues que vous devez connaître si vous voulez vraiment maîtriser son utilisation. Voici quelques fonctionnalités avancées de Microsoft Word qui peuvent faciliter votre travail et votre vie. Vérifier Meilleures façons d'obtenir des licences Microsoft Office et Word à moindre coût ou même gratuitement.
1. Travaillez sans distraction : masquez le ruban et profitez du mode plein écran
Les écrivains créatifs recherchent souvent la paix. Étant donné que MS Word regorge de fonctionnalités, vous pouvez vous sentir un peu encombré lorsque vous souhaitez simplement une présentation sans distraction afin de vous concentrer sur ce que vous écrivez.
Masquer le menu du ruban
Vous pouvez utiliser un raccourci rapide pour masquer le ruban. Clique sur Ctrl + F1 Pour empêcher la bande d'apparaître.
Vous pouvez également modifier le comportement de la barre pour la masquer automatiquement lorsque vous n'en avez pas besoin. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Options d'affichage du ruban (à côté de l'icône de réduction) et sélectionnez Masquer automatiquement le ruban.
Lire sans distraction
La lecture sans distraction est une fonctionnalité plus spécialisée disponible dans Word 2010 et versions ultérieures. Bien qu'il soit principalement conçu pour les tablettes à écran tactile, le mode de lecture fonctionne également bien sur les ordinateurs de tous les jours. Pour y accéder rapidement, appuyez sur autre , Suivi par F + F À la fois.
En option, les boutons peuvent être utilisés :
- Affichage -> Mode lecture (dans le menu ruban).
- Le bouton du mode de lecture se trouve à droite (dans la barre d'état).
Vous pouvez double-cliquer avec votre doigt ou double-cliquer avec votre souris pour effectuer un zoom avant et faire en sorte que des graphiques tels que des tableaux, des graphiques et des images remplissent l'écran.
2. Réorganisation avec vue d'ensemble
Décrire vos idées principales et terminer rapidement un premier brouillon est le conseil le plus sûr Écrire de manière productive. S'il est bien utilisé, le mode Plan peut augmenter de 50 % votre productivité avec les documents volumineux.
Sur le ruban, accédez à l'onglet Affichage et cliquez sur Plan.
La vue Plan vous aide à affiner l'organisation de documents complexes en réorganisant les blocs de texte et neuf niveaux de titres. La vue Plan affiche une barre d'outils spéciale appelée Plan, avec des commandes pour mettre à niveau ou rétrograder le texte sélectionné. Utilisez les commandes pour masquer ou afficher le texte sélectionné.
- Vous voulez arriver à un point précis dans un long document ? Basculez en mode Plan et accédez à un niveau de titre spécifique.
- Vous souhaitez rédiger rapidement ? Disposez les sections principales en mode Plan, puis passez à d'autres dispositions pour saisir le texte.
- Vous voulez réorganiser un rapport en déplaçant d'énormes blocs de texte ? Faites glisser et déposez un titre pour déplacer non seulement ce titre, mais tous les sous-niveaux en dessous et le corps. Utilisez les flèches haut et bas pour travailler dessus.
- Vous voulez formater les adresses rapidement ? Utilisez les titres 1, 2 et 3 au lieu de mettre à l'échelle et d'utiliser des majuscules.
3. Utilisez Word comme outil de brainstorming rapide
Double-cliquez n'importe où et commencez à taper. Vous n'avez pas à vous soucier de la position du curseur si vous ne le souhaitez pas. C'est le MS Word le plus proche de l'écriture libre. Cliquer et taper existe depuis Word 2002. La fonctionnalité ne fonctionne qu'en mode Mise en page d'impression ou en mode Mise en page Web.
Bien que cela soit très utile pour insérer du texte et des graphiques, vous pouvez également l'utiliser pour un brainstorming improvisé en tant qu'outil de cartographie mentale gratuit.
4. Convertissez des tableaux en graphiques en 3 étapes
Choisissez ce que vous voulez : un tableau bien formaté avec beaucoup de données ou un graphique bien conçu qui visualise ces données pour vous ?
Étant des créatures visuelles, cela n'a souvent aucun sens de choisir la première option. Word permet de transformer facilement les informations tabulaires en un graphique de qualité supérieure. Lorsque vous n'avez pas beaucoup de données formatées, créez un graphique dans Word plutôt que de le suraccentuer avec Excel. Sélectionnez la table contenant les données et suivez trois étapes :
- Cliquez sur l'onglet Accueil Insérer sur la bande.
- Cliquez sur l'outil objet sous le groupe de texte et ouvrez la boîte de dialogue Un objet.
- Dans le menu Types d'objets, choisissez Microsoft Graph. Cliquez sur Ok.
Word affiche les données formatées dans un tableau sous la forme d'un graphique à colonnes soigné. Modifiez la fiche technique qui s'affiche.
Vous pouvez également formater ce graphique avec un type de graphique différent. Pour faire ça:
- Double-cliquez sur votre graphique.
- Cliquez avec le bouton droit dans l'espace blanc à l'intérieur de la zone de délimitation du dessin.
- Sélectionnez le type de graphique.
Vous pouvez également utiliser Microsoft Word pour créer de superbes organigrammes avec la fonctionnalité Tous les graphiques. Vérifier Meilleure application de création d'organigrammes Windows gratuite.
5. Écrire des équations mathématiques dans Word
Il n'y a pas que les incroyables fonctions d'Excel. L'éditeur d'équations a toujours été une fonctionnalité importante de MS Word. Dans les dernières versions de Word, il est simplement appelé "Equation". Pour utiliser l'éditeur, choisissez Insérer -> Équation -> Insérer une nouvelle équation.
Utilisez la barre d'outils Equations pour concevoir vos propres équations avancées pour les mathématiques, la physique ou la chimie. Word vous propose de nombreuses équations bien connues à insérer en un seul clic.
6. Stockez 24 éléments dans le presse-papiers
Le Presse-papiers Office peut contenir jusqu'à 24 éléments et chacun peut être utilisé parmi tous les fichiers Office. Dans l'onglet Accueil, cliquez sur la petite flèche déroulante à côté du presse-papiers pour afficher le panneau sur la gauche. Pour le raccourci, appuyez sur Ctrl + C deux fois pour ouvrir le presse-papiers.
Cette capacité de stockage vous permet de couper, copier et déplacer plusieurs éléments n'importe où dans un document ou entre des applications Office ouvertes.
Vous pouvez utiliser les options du presse-papiers pour contrôler ses fonctionnalités. Par exemple, vous pouvez désactiver Afficher l'état près de la barre des tâches lors de la copie, ce qui affiche le nombre d'éléments que vous avez copiés dans le coin inférieur droit de la fenêtre Word. qui est activé par défaut.
7. Traduisez des langues en déplacement
Microsoft Office utilise Microsoft Translator pour gérer toutes les traductions. Utilisez la fonction de traduction de l'onglet Révision. Un mot ou une phrase peut être simplement traduit. Ou le document entier peut être traduit et affiché dans un document Word séparé.
L'onglet Traducteur apparaît sur la droite et vous pouvez choisir et changer de langue. Utilisez cette barre latérale pour mettre en évidence chaque mot et explorer pleinement sa signification.
8. Embellissez les polices avec le crénage
Le crénage est l'ajout ou la suppression d'espace entre les paires de lettres sélectionnées pour une meilleure apparence visuelle. Vous pouvez modifier l'espacement entre les caractères de texte sélectionnés ou des caractères spécifiques. De plus, vous pouvez étirer ou compresser un paragraphe entier pour lui donner l'apparence que vous souhaitez.
Le crénage est désactivé par défaut dans Word et vous n'avez généralement pas besoin de l'activer. Mais disons que vous devez soumettre un devoir de cinq pages. Vous pouvez économiser des efforts en augmentant la largeur entre les lettres au lieu d'écrire des bêtises !
Cliquez sur la petite flèche contextuelle sur la ligne (sur l'onglet Accueil). Au lieu de cela, appuyez sur Ctrl + D. Allez dans l'onglet Avancé. Cochez la case pour crénage pour les polices. Essayez d'entrer une petite taille de point dans la case. N'oubliez pas que certaines polices et tailles de police ne conviennent pas au crénage.
9. Vérification des documents
Aujourd'hui, la collaboration est une fonctionnalité importante de MS Word, mais vous devez également faire attention à la sécurité. L'inspecteur de document dans Word vous aide à vérifier votre document pour toute information que vous souhaitez garder privée.
Lorsque vous créez ou même modifiez un document, certaines informations utilisateur sont automatiquement ajoutées au fichier. L'Inspecteur de document vous aide à supprimer ce type d'informations avant de partager votre document.
Pour accéder à l'inspecteur de document, accédez à Fichier -> Informations -> Vérifier le document -> Rechercher les problèmes -> Vérifier le document.
Vous pouvez vérifier le contenu masqué en cochant les cases. Après l'analyse, toutes les catégories contenant des données sensibles reçoivent un point d'exclamation. Le bouton Supprimer tout pour chaque catégorie supprime les données et finalise le document.
10. Profitez du texte masqué
Le texte caché est un trait de caractère non imprimable qui a son utilité. Masquer du texte peut être utile dans de nombreuses situations :
- Créez un test simple en masquant les réponses.
- Contrôlez la mise en page de travaux d'impression spécifiques en insérant du texte masqué.
- Imprimez deux exemplaires du document. Dans l'un d'eux, vous cachez des parties du texte. Vous n'avez pas besoin de faire deux copies ou de supprimer une partie du document.
- Cachez temporairement les informations confidentielles que vous ne voulez pas que les autres voient.
Pour masquer ou afficher du texte :
- Sélectionnez le texte que vous souhaitez masquer ou le texte masqué.
- Cliquez Accueil -> Boîte de dialogue Police -> Police.
- Cochez ou décochez la case Caché.
Pour imprimer du texte masqué :
- Allez dans l'onglet Fichier -> Options -> Affichage.
- Cochez la case « Texte masqué ».
- Cochez la case imprimer le texte caché.
- Cliquez Ok.
Les caractères non imprimables sont des marques de formatage, qui vous permettent de dépanner et d'ajuster la mise en page du document. Par exemple, si les mots doivent être espacés ; Vos paragraphes doivent être espacés avec des sauts de ligne corrects ; Tous les onglets doivent être alignés ; Les cellules du tableau doivent être formatées avec précision, et ainsi de suite.
L'icône ¶, les tabulations, les espaces, les sauts de ligne, les sauts de page, les ancres d'objet et le texte masqué ne sont que quelques-uns des éléments non imprimables utiles pour contrôler la mise en page d'un document Word. Vous pouvez supprimer les sauts de page si nécessaire ou afficher des caractères non imprimables en cliquant sur le bouton ¶ de l'onglet Accueil. Au lieu de cela, appuyez sur Ctrl + *.
Utilisez ces secrets de productivité dans Word
Utilisez ces astuces avancées de Microsoft Word et vous accélérerez votre flux de travail en un rien de temps. Que vous essayiez de lire une dissertation scolaire, un projet de travail ou quelque chose de personnel, ces conseils vous aideront à maîtriser Word.
Vous pouvez faire beaucoup plus avec Word que ces conseils. Par exemple, saviez-vous que vous pouvez Créez une superbe page de garde? Tu peux voir Comment créer des cartes heuristiques sur Microsoft Word.
