Lorsqu'il s'agit d'estimer le temps et de gérer des projets indépendants, le plus important est de suivre vos heures de travail. Il est important de bien connaître votre projet afin de donner en toute confiance à vos clients une estimation réaliste de la durée d'une tâche particulière.
Après tout, vous ne voulez pas vous retrouver à sur- ou sous-estimer les coûts de vos clients. Jetons un coup d'œil à quelques conseils que vous devriez garder à l'esprit en le faisant. Vérifier Comment concilier travail à temps plein et travail annexe sans surmenage.
1. Définissez le périmètre de votre projet
La première étape consiste à vous assurer que vous avez une solide compréhension de ce que le projet impliquera. Découvrez exactement à quelles tâches, délais et budgets vous aurez à faire face. Avoir une compréhension concrète de la portée et des tâches impliquées vous aidera à éviter toute dépense inutile.
Méfiez-vous du fluage de la portée. Si vous ne faites pas attention, votre projet durera probablement plus longtemps que prévu initialement. La meilleure façon de l'éviter est d'avoir une structure de répartition du travail (WBS) pour planifier toutes les tâches en détail, simplifiant efficacement votre flux de travail avec votre client. Vous pouvez également utiliser le modèle Portée du projet pour cela.
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2. Utilisez la méthode d'estimation du temps
Quel que soit le prix convenu, vous devez essayer d'éviter de sous-estimer et de surestimer. De nombreux pigistes ont tendance à citer leurs taux horaires lorsqu'ils déterminent le coût du travail effectué, mais cela peut entraîner des factures gonflées ou même réduire le coût de votre temps, surtout si vous ne tenez pas compte des imprévus, des contraintes de ressources et d'autres facteurs. . Voici quelques façons d'estimer avec précision les heures de projet :
- jugement d'expert: Cela est nécessaire dans les cas où les données sont difficiles ou impossibles à mesurer, ou lorsque des spécifications détaillées exactes ne sont pas disponibles. La clé de l'utilisation de cette technique est d'obtenir autant d'informations et d'analyses que possible avant de prendre une décision. Vous devez utiliser cette méthode pour définir les sous-tâches et leur durée dans l'étape d'estimation de l'effort et de prévision du temps.
- ÉquivalenceLa notation similaire est une pratique courante qui consiste à utiliser des projets avec des fonctionnalités similaires comme base de votre notation. Vous pouvez utiliser votre expérience antérieure, les moyennes de l'industrie ou d'autres ressources pour vous aider dans ce processus. Essentiellement, une estimation similaire utilise des données historiques de projets similaires afin de faire une estimation.
- Estimation en trois points : cette méthode consiste à identifier tous les scénarios possibles (optimistes, pessimistes et les plus probables), ainsi que leurs probabilités, puis à proposer une estimation finale. Il est le plus souvent calculé à l'aide de la technique de distribution triangulaire ou de l'estimation PERT.
Lorsque vous utilisez la méthode de distribution triangulaire, vous pouvez prendre la moyenne des estimations suivantes : l'estimation optimiste (O), l'estimation pessimiste (P) et l'estimation la plus probable (M). Ainsi, l'équation de distribution triangulaire ressemblera à ceci :
E= (O+P+M)/3
PERT signifie Project Evaluation and Review Method. Il s'agit d'un modèle de prise de décision qui aide les groupes à hiérarchiser leur travail en déterminant le temps dont ils ont besoin pour accomplir diverses tâches.
La méthode de distribution PERT est supérieure à la moyenne pondérée. Il donne plus de poids au résultat le plus probable et moins de poids aux autres résultats. Cette méthode est généralement utilisée par les chefs de projet pour estimer les dates d'achèvement du projet, car elle a tendance à être plus précise.
L'équation de PERT peut être estimée de la manière suivante :
PERT Beta Distribution = (P + O + 4ML ) / 6
En suivant l'exemple ci-dessus, disons que dans le cas d'un travail indépendant sur la tâche A (qui se trouve être une campagne de réseautage social), l'estimation la plus optimiste est de deux semaines et le pire des cas est de neuf semaines. L'estimation la plus probable est de quatre semaines.
En appliquant l'équation PERT, l'estimation de temps approximative serait de 4.5 semaines. En utilisant cette méthode, nous pouvons également calculer l'écart type dans ce cas pour donner aux clients plus de temps pour terminer. Pour la tâche A, nous pouvons l'exprimer comme suit :
Standard deviation = (P-O)/6 = (9–2)/6 = 1.75
Cela revient à 1.75 dans notre exemple. Par conséquent, nous pouvons donner une fenêtre d'achèvement potentielle de 6.25 semaines, au lieu de 4.5 semaines.
- classement ascendant: La méthode la plus simple (et la plus précise) pour calculer les heures de freelance est l'approche ascendante. Cette approche suggère que vous partiez de la base même de votre WBS, capturez toutes les dépenses, puis additionnez-les au besoin.
Avec cette approche, vous pouvez créer des estimations précises en commençant par le bas et en parcourant chaque coût de la portée de votre projet. Il vous aide à couvrir tous les frais en une seule fois.
3. Calculez le pourcentage de dribble
Étant donné que tous les freelances ne travaillent pas de la même manière, il peut être difficile d'évaluer le temps qu'ils passent à travailler sur un projet. Dans de tels cas, l'utilisation du calculateur de taux d'erreur peut vous aider à calculer les estimations exactes. Ce qui vous aide à connaître votre ratio de temps plus/moins, afin que vous puissiez améliorer vos heures de facturation.
Par exemple, si vous estimez qu'il faudra quatre jours pour terminer un projet, mais que cela ne prend que deux jours, alors votre ratio d'esquive est de 2:1. L'objectif du ratio de fudge est de déterminer la rapidité avec laquelle vous pouvez parcourir les tâches de votre projet et le décalage que vous avez dans votre emploi du temps. Vérifier Qu'est-ce que la boîte à outils du freelance ? Voici où le trouver.
4. Calculer le temps d'inactivité et les intervalles
Vous pourriez penser que vous pouvez simplement additionner les heures que vous passez, mais cela ne fonctionne pas vraiment. Les jours de vacances et les périodes d'inactivité doivent être pris en compte dans le nombre total d'heures que vous prévoyez de travailler.
Si vous ne faites pas de pause, vous finirez par vous fatiguer plus vite que prévu. Si vous utilisez des outils de collaboration comme Slack ou Todoist, il est important de configurer le statut de congé ou le statut d'absence du bureau lorsque vous prenez des vacances.
Si vous prenez un jour de congé, tenez-en compte lors du calcul du nombre d'heures que vous prévoyez de travailler par semaine. Si vous avez eu une longue période d'inactivité ou une pause au travail, il convient de noter également de l'inclure - ajoutez simplement une heure ou deux à votre nombre total d'heures chaque semaine. Vérifier Comment se séparer complètement du travail avant les vacances
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5. Planification des estimations, des imprévus et des révisions
L'une des erreurs les plus courantes commises par un pigiste est de ne pas calculer le temps de planification. De même, les estimations des imprévus sont nécessaires pour tenir compte des circonstances imprévues qui peuvent survenir au cours du projet, par exemple, les contraintes de ressources.
- La planificationVous aurez besoin de temps pour planifier votre entreprise et vous assurer d'obtenir toutes les informations dont vous avez besoin de la part des clients. Ceci est particulièrement important lorsque vous travaillez avec des clients qui sont nouveaux dans votre secteur d'activité ou qui n'ont jamais travaillé avec vous auparavant.
- Management: Vous aurez besoin de temps pour des tâches administratives telles que l'envoi de factures ou la création de comptes de médias sociaux. Vous aurez peut-être aussi besoin de temps pour faire un suivi auprès des clients une fois les projets terminés.
- Urgences/Révisions: Si le projet prend plus de temps que prévu ou si quelque chose ne va pas avec le projet, vous aurez peut-être besoin de plus de temps pour les tâches administratives, faire des ajouts ou des révisions.
6. Utilisez des outils ou des applications de suivi du temps
Le suivi du temps est un excellent moyen de mieux comprendre le temps que vous consacrez à chaque projet. Vous pouvez utiliser des outils tels que des modèles de calendrier de projet ou des modèles de calendrier et des applications de suivi du temps pour vous assurer que vous disposez des bonnes données sur le temps nécessaire pour accomplir les tâches.
Vous constaterez également que la mise en place d'un système de suivi du temps, tel que la technique Pomodoro, vous aidera à augmenter votre productivité, à suivre vos progrès et à vous assurer de respecter les délais. Vérifier Suivi du temps des applications pour cesser de perdre du temps et vous aider à en faire un meilleur usage.
7. Passez en revue vos estimations finales
Vous avez terminé votre estimation, il est maintenant temps de faire l'estimation finale. Une des choses que vous devrez faire ici est de revoir vos estimations. Vérifiez si des tâches ont été supprimées de la note. Si c'est le cas, ajoutez ces heures supplémentaires à l'estimation finale. L'utilisation d'une variété de modèles de gestion de projet peut aider.
Si vous avez une estimation de votre client, examinez-la pour vous assurer que les chiffres sont raisonnables. S'il y a un écart entre vos deux estimations, demandez-lui plus de détails sur ce qu'il veut et comment il veut le faire. Vérifier Quelques avertissements de mauvais clients dont tout pigiste devrait être conscient.
Évaluez et gérez avec précision vos heures facturables
Le sujet des heures de projet est un sujet controversé pour chaque pigiste, car chacun aura son propre prix (basé sur l'expérience, l'expertise en la matière, les exigences du client, etc.) et sa méthodologie de résolution de problèmes.
Si vous envisagez de calculer les heures de travail qui doivent être payées, connaître ces trucs et astuces sera inestimable. Nous espérons que cela vous fera gagner du temps et de l'argent sur votre prochain projet et rendra l'ensemble du processus moins stressant. Vérifier Comment gérer les quatre piliers de la productivité : conseils et outils pour les utiliser.
