مقارنة بين إدارة المخزون في Excel وتطبيقات إدارة المخزون المُخصصة: أيهما أفضل؟

لسنوات عديدة ، استخدمت الشركات والمؤسسات مهما كان حجمها في جميع أنحاء العالم Excel كتطبيق مُخصص لإدارة المخزون. ولكن مع تقديم العديد من تطبيقات إدارة المخزون المُخصصة التي تتوفر على حلول أكثر تقدمًا ، فإنَّ جدوى Excel لهذه المهمة موضع تساؤل.

على الرغم من أنَّ Excel مُفيد للغاية ، فهل يكفي ما يُقدمه لإدارة المخزون؟ للإجابة على هذا السؤال ، دعنا نقارن إدارة المخزون في Excel بتطبيق إدارة المخزون. تحقق من أفضل منصات مواقع التجارة الإلكترونية المجانية للشركات الصغيرة.

1n nMv3nmUzym5CFRMmw2Bw DzTechs | مقارنة بين إدارة المخزون في Excel وتطبيقات إدارة المخزون المُخصصة: أيهما أفضل؟

لماذا تستخدم العديد من الشركات Excel لإدارة المخزون

يُعد Excel أساسًا تطبيق جداول بيانات يستخدم شبكات الخلايا للمساعدة في دمج البيانات وتنظيمها وحسابها ومُعالجتها بسرعة. ومع ذلك ، فإنه يتجاوز العمليات الحسابية الأساسية — يحتوي Excel على نماذج وميزات لإدارة المشاريع والمحاسبة والتنبؤ والمهام المهنية الأخرى. هذا هو السبب في أنه أيضًا تطبيق إدارة المخزون للعديد من الشركات.

يحتوي Excel على عائق مُنخفض للدخول لأنه غير مُكلف. تحتاج فقط إلى شراء ترخيص لـ Microsoft Office ، وأنت على ما يرام. هذا هو السبب في أنك ستجد الجميع يستخدمه من الشركات الناشئة إلى الشركات كبيرة الحجم.

علاوة على ذلك ، يُعد Excel مُتعدد الاستخدامات للغاية. يُمكنك تخصيصه وفقًا لمتطلباتك الفريدة وإضافة وحدات ماكرو وصيغ ونماذج مُخصصة. مع Excel ، لا تقتصر على الأرقام المُملة فقط. يمكنك إنشاء رسوم بيانية ومخططات قوية لتقديم البيانات وتحليلها بشكل مرئي في لمح البصر.

1ppfXsqnHrTPknYiJe o Iw DzTechs | مقارنة بين إدارة المخزون في Excel وتطبيقات إدارة المخزون المُخصصة: أيهما أفضل؟

عيوب إدارة المخزون في Excel

ليس هناك شك في أنَّ Excel يُقدم ميزات رائعة تستخدمها الشركات الناشئة والشركات الصغيرة لإدارة قوائم جردها. ومع ذلك ، مع نمو الأعمال التجارية ، تنشأ المشاكل بسبب قيود Excel كأداة لإدارة المخزون. فيما يلي بعض قيوده.

1. عملية تستهلك الوقت ونقص الأتمتة

تتعامل الشركات الأكبر حجمًا مع قوائم جرد أكثر شمولاً ، والتي يجب توثيقها يدويًا في Excel. من إدخال البيانات وتحديثها إلى التنظيم والمراجعة ، تُكلف إدارة المخزون في Excel الشركة الكثير من العمل اليدوي والوقت.

في عالم مثالي ، قد ترغب في أن يُطالبك Excel بالقيام ببعض الإجراءات بعد انخفاض مخزونك إلى مستوى مُعين حتى تتمكن من إعادة الترتيب. لسوء الحظ ، هذا ليس هو الحال بسبب نقص الأتمتة في Excel.

2. زيادة احتمال حدوث أخطاء بشرية

هناك مشكلة أخرى تتعلق بإدخال البيانات يدويًا وهي احتمال حدوث أخطاء بشرية. في حين أنَّ مثل هذه الأخطاء غالبًا ما يمكن تجنبها على نطاق أصغر ، إلا أنَّ الأخطاء البشرية تكاد تكون حتمية عند التعامل مع تدفق هائل للبيانات من مصادر مُتعددة.

على سبيل المثال ، يُمكن أن تؤثر الدالة غير الصحيحة على خلايا مُتعددة ، إن لم يكن في جدول البيانات بأكمله ، مما يؤدي إلى تقارير خاطئة. هذه الأخطاء التي تبدو غير ضارة ، يمكن أن تؤدي في كثير من الأحيان إلى نتائج خاطئة تكلف الشركة ملايين الدولارات.

إنَّ العثور على هذه الأخطاء وإصلاحها هو لعبة صعبة تمامًا. كيف تجد فاصلة مفقودة أو فاصلة عشرية في آلاف خلايا البيانات؟ حتى إذا وجدت المشكلة ، فغالبًا ما يجب تصحيحها عبر خلايا مُتعددة ، الأمر الذي قد يستغرق عدة ساعات.

1499jee0PKQyp0MWQ7v3AIw DzTechs | مقارنة بين إدارة المخزون في Excel وتطبيقات إدارة المخزون المُخصصة: أيهما أفضل؟

3. عدم وجود تحديثات في الوقت الفعلي

تتطلب إدارة المخزون الفعالة بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات سريعة ودقيقة. ومع ذلك ، هذا مستحيل مع Excel لأنه يجب عليك تحديث جدول البيانات يدويًا بعد كل شحنة أو منتج مباع. حتى مع وجود أكثر الموظفين التزامًا وحرصًا على المخزونات والإمدادات المُتاحة ، فغالبًا ما تكون بيانات Excel الخاصة بك متخلفة بخطوة.

بسبب نقص التحديثات في الوقت الفعلي ، غالبًا ما يتعين على الشركات اتخاذ قرارات بناءً على بيانات قديمة. يمكن أن يؤدي هذا إلى العديد من المشكلات ، مثل الإفراط في التخزين أو نقص المخزون.

4. تعاون محدود

التعاون الفعال ضروري لإدارة المخزون لأنه يتعامل مع البيانات من مصادر متعددة. هناك عدد قليل من ميزات التعاون في Excel إلى جانب مشاركة المصنفات والتعليق والوظائف الإضافية لجهة خارجية. ومع ذلك ، فإن التحديث المتزامن لبيانات المخزون يُمثل مشكلة في Excel. تحقق من كيف تتعلم Microsoft Excel بسرعة: أفضل النصائح.

1RQnqgiqaSmrvUcOzAxO 6w DzTechs | مقارنة بين إدارة المخزون في Excel وتطبيقات إدارة المخزون المُخصصة: أيهما أفضل؟

5. انعدام الأمان وسجل البيانات

في أي عمل تجاري ، يحتاج العديد من أصحاب المصلحة إلى الوصول إلى أقسام مُحددة من بيانات المخزون. يصبح هذا مشكلة عند العمل مع Excel لأنه لا يوفر وصولاً يستند إلى الأدوار. يمكن لأي شخص لديه حق الوصول إلى جدول بيانات المخزون الوصول إليه بالكامل أو عدم الوصول إليه على الإطلاق ، مما يجعل من الصعب حماية معلومات الشركة الحساسة.

على الرغم من أنه يُمكنك تتبع التغييرات في Excel ، إلا أنه لا يكفي للشركات التي لديها مجموعات بيانات مخزون أكبر وأكثر تعقيدًا. من الصعب متابعة من أجرى التغييرات على بيانات المخزون وما هي التغييرات التي تم إجراؤها ومتى تم إجراؤها.

يسهّل مسار التدقيق المحدود هذا على أي شخص تغيير بيانات المخزون لإخفاء الأنشطة الاحتيالية ، مما يعرض سلامة بيانات المخزون للخطر.

لماذا يجب التحول إلى تطبيق إدارة المخزون؟

إذا كنت تُواجه مشكلات أثناء إدارة مخزونك باستخدام Excel ، فقد حان الوقت للانتقال إلى تطبيق إدارة المخزون المُخصص. بخلاف Excel ، تم تصميم هذه التطبيقات خصيصًا لإدارة المخزون وتجمع بسلاسة جميع جوانب إدارة المخزون ، مثل قنوات المبيعات وإعادة التخزين والتنبيه.

بصرف النظر عن تقديم حل شامل ، تعمل تطبيقات إدارة المخزون مثل Cin7 و Zoho Inventory على أتمتة العملية من خلال الإخطارات والتنبيهات. إنها توفر ميزات إعداد التقارير المُتخصصة التي تُساعد في التنبؤ باتجاهات المبيعات واتخاذ القرارات المدعومة ببيانات المخزون في الوقت الفعلي. تحقق من طريقة سهلة لبدء أعمال Dropshipping مع أفضل التوجيهات والأدوات.

مزايا تطبيقات إدارة المخزون بالمُقارنة مع Excel

يوفر أحدث تطبيق لإدارة المخزون مزايا هائلة مُقارنةً بـ Excel. هذا يجعل مشاكل الأتمتة وقابلية التوسع التي يُواجهها مستخدمو Excel تصبح زائدة عن الحاجة مع تطبيقات إدارة المخزون.

دعونا نلقي نظرة على إيجابيات تطبيقات إدارة المخزون لنرى كيف تتفوق على Excel.

1. الأتمتة تُوفر وقت الشركة ومواردها

يقوم تطبيق إدارة المخزون بأتمتة إدارة المخزون باستخدام تقنية RFID أو ماسحات الباركود. كم أنه يعمل على أتمتة إعادة الترتيب. بمجرد أن تصل مستويات مخزونك إلى حد معين ، يتم إنشاء أوامر الشراء تلقائيًا ، مما يمنع الإفراط في التخزين أو نقص المخزون.

تجعل أتمتة العملية الأمور قابلة للإدارة ، مما يُوفر وقت الشركة ومواردها. إنها خطوة للأمام مقارنةً بـ Excel ، مما يجعل توسيع نطاق عملك أسهل بكثير من خلال تخصيص الوقت والموارد المُوفَرة بشكل استراتيجي للمساعي المُدرة للربح.

1M9SXvJok3Xc6UMhaoTv 8g DzTechs | مقارنة بين إدارة المخزون في Excel وتطبيقات إدارة المخزون المُخصصة: أيهما أفضل؟

2. بيانات أكثر موثوقية

من خلال أتمتة معظم جوانب إدارة المخزون ، يُقلل تطبيق إدارة المخزون من فرص حدوث أخطاء بشرية. فهو لا يجعل البيانات المُكتسبة أكثر موثوقية فحسب ، بل إنه يُقلل أيضًا من الوقت والموارد التي يتم إنفاقها على التدقيق وإصلاح الأخطاء.

تُترجم البيانات الموثوقة إلى تنبؤات دقيقة ضرورية لنمو أي عمل تجاري. يمكن أن يساعد تحليل البيانات الدقيق الشركات على اتخاذ قرارات مُستنيرة فيما يتعلق بإعادة الترتيب وتخصيص الموارد ، وتحسين الربحية وتمكين قابلية التوسع.

3. تكامل النظام أصبح نسيمًا

يمكن أن يتكامل تطبيق إدارة المخزون مع الأقسام الأخرى في عملك ، مثل الشراء والمبيعات والحسابات وما إلى ذلك. يحفظ هذا التكامل السلس الشركات من جمع البيانات يدويًا من الأقسام المُختلفة ودمجها في مصنف Excel.

غالبًا ما ينطوي التوسع على القيام بأعمال تجارية في وقت واحد في أسواق مبيعات متعددة. باستخدام Excel ، سيتعين عليك إنشاء العديد من مصنفات المخزون وإدارتها لقنوات مبيعات مختلفة والسعي لإبقائها موثوقة ومحدثة.

يجعل تطبيق إدارة المخزون العملية أسهل من خلال دمج جميع القنوات. لن تُضطر إلى الخوض في متاعب إدارة مثل هذه البيانات واسعة النطاق باستخدام تطبيق إدارة المخزون ، حيث سيجمع البيانات تلقائيًا ويوفر إمكانية تتبع المخزون في الوقت الفعلي.

1dG5W6HWn4HVEUWIo Qe3yQ DzTechs | مقارنة بين إدارة المخزون في Excel وتطبيقات إدارة المخزون المُخصصة: أيهما أفضل؟

4. التنبؤ والتخطيط أسهل

تتخلف إدارة المخزون في Excel عن ما يحدث بسبب طبيعة الإدخال اليدوي. تُصبح هذه الفجوة بين مخزون جدول البيانات ومخزون المستودعات عقبة كبيرة في التنبؤ الفعال والتخطيط واتخاذ القرار. في النهاية ، تكافح الشركات لتلبية متطلبات السوق المتزايدة باستمرار وتفشل في التنافس مع الشركات التي تستخدم الحلول الآلية.

يؤدي استخدام تطبيق إدارة المخزون إلى إزالة هذه الفجوة باستخدام بيانات المخزون في الوقت الفعلي. في أي وقت ، تكون على دراية بمستويات المخزون في أماكن مُتعددة وأوامر الشراء والمزيد. أصبح التنبؤ والتخطيط أسهل وأكثر دقة بمساعدة بيانات الوقت الفعلي التي يُمكن الوصول إليها.

5. زيادة أمن البيانات مع الوصول المُستند إلى الدور

على عكس Excel ، يُوفر تطبيق إدارة المخزون وصولاً يستند إلى الأدوار. يُمكن للمسؤولين تعيين أدوار بأذونات ومستويات وصول مختلفة.

يُمكن لمدير المستودعات ، على سبيل المثال ، أن يكون لديه حق الوصول الكامل إلى التطبيق بإذن للوصول إلى البيانات المُتاحة ، وإنشاء التقارير ، وتقديم الطلبات ، والمزيد. في الوقت نفسه ، لا يجوز لموظف إدخال البيانات الوصول إلا إلى شاشات إدخال البيانات.

1fTjdlk95PA0pAfOXUSc7DA DzTechs | مقارنة بين إدارة المخزون في Excel وتطبيقات إدارة المخزون المُخصصة: أيهما أفضل؟

يساعد الوصول المُستند إلى الدور في إنشاء التسلسل الهرمي للشركة والحفاظ عليه وتحسين أمان معلومات الشركة الحساسة. علاوة على ذلك ، فهو يُساعد في تعقب التغييرات التي تم إجراؤها على النظام ومن قام بها ومتى. يؤدي ذلك إلى زيادة المساءلة وتقليل فرص انتهاك الخصوصية والاحتيال. تحقق من ما هو التحكم في الوصول ولماذا تحتاجه؟

تُساعد تطبيقات إدارة المخزون في توسيع نطاق عملك

عادةً ما يكون Excel كافيًا للأعمال التجارية الصغيرة ، خاصةً إذا لم يكن لديه المال لإنفاقه على التطبيقات والخدمات المُتخصصة. ومع ذلك ، يعد هذا عائقًا أمام قابلية التوسع عندما ينمو عملك. لذلك ، سيأتي وقت تظهر فيه مشاكل ملحوظة. عندما يحين هذا الوقت ، يكون تطبيق إدارة المخزون المُتخصص جزءًا من الحل.

باستخدام تطبيق إدارة المخزون ، يُمكن للشركات إدارة مخزوناتها بشكل أفضل عن طريق أتمتة العملية وإزالة الخطأ البشري وتحسين التعاون. ومع ذلك ، يجب ألا تقتصر الأتمتة على إدارة المخزون. يجب أن تسعى الشركات دائمًا إلى تحسين الكفاءة والربحية من خلال أتمتة جوانب مختلفة من العمل. يُمكنك الإطلاع الآن على هل يُمكن للأتمتة أن تُعوض الأشخاص؟ الأدوار الرئيسية التي يلعبها البشر في الأمن السيبراني.

DzTech

أنا مهندس دولة مع خبرة واسعة في مجالات البرمجة وإنشاء مواقع الويب وتحسين محركات البحث والكتابة التقنية. أنا شغوف بالتكنولوجيا وأكرس نفسي لتقديم معلومات عالية الجودة للجمهور. يُمكنني أن أصبح موردًا أكثر قيمة للمُستخدمين الذين يبحثون عن معلومات دقيقة وموثوقة حول مُراجعات المُنتجات والتطبيقات المُتخصصة في مُختلف المجالات. إنَّ التزامي الثابت بالجودة والدقة يضمن أنَّ المعلومات المُقدمة جديرة بالثقة ومفيدة للجمهور. السعي المُستمر للمعرفة يدفعني إلى مواكبة أحدث التطورات التكنولوجية، مما يضمن نقل الأفكار المُشتركة بطريقة واضحة وسهلة المنال.
زر الذهاب إلى الأعلى