Dependiendo de los requisitos de su trabajo, existe la posibilidad de que ya domine un determinado conjunto de habilidades de MS Office. Como contador, es posible que esté familiarizado con el uso de las funciones financieras de Microsoft Excel. Si le gusta la gestión, es posible que sea un experto en la elaboración de presentaciones profesionales con Microsoft PowerPoint.
Además de las cosas específicas del trabajo, casi todos necesitan conocer un conjunto básico de habilidades de MS Office al ingresar a un trabajo de oficina. Si trabaja desde su casa y se espera que analice información, haga presentaciones ocasionales o escriba informes resumidos, querrá asegurarse de familiarizarse con estos consejos en todo momento. Verificar ¿Qué es Microsoft 365? ¿En qué se diferencia de Microsoft Office?
Habilidades de Microsoft Excel
Excel debe ser discutido primero porque es uno de los productos de Microsoft Office más versátiles que existen. Casi todos los trabajos del mundo deberían tener algunos usos dependiendo de Excel.
Organizar, comprender y visualizar mejor la información y los datos está en el corazón del objetivo de Microsoft Excel, y poder hacerlo más rápido le permitirá hacer su trabajo más rápido.
1. Aprovecha el autocompletado
Puede ahorrar una gran cantidad de tiempo con dos formas de completar datos en Excel. Habilidad #1 Autocompletar es una función: completar datos numerados en columnas y filas. Esta característica de Excel le ahorrará mucho tiempo mientras trabaja, ya que no tiene que editar cada celda.
Para usarlo, simplemente escriba cualquier cosa en la primera celda que termine con un número.
Haga clic y mantenga presionada la esquina inferior derecha de una celda y arrastre el mouse hacia abajo en la columna. Notará que el número a la derecha aumentará automáticamente en cada celda.
2. Utilice la función de autocompletar
Habilidad #2 Para aprender, use las funciones de autocompletar. Si escribe una función en la parte inferior de cada columna, por ejemplo, promediando todos los valores en esa columna, puede usar la misma función Autocompletar para hacer los mismos cálculos en la parte inferior de cada otra columna también.
Haces esto de la misma manera. Haga clic y mantenga presionada la esquina inferior derecha de la celda donde acaba de escribir la función personalizada, luego arrástrela a través de las otras columnas a la derecha.
Cuando suelte el mouse, todos estos cálculos de columna se corregirán automáticamente para la letra de la columna derecha. Básicamente, ejecutó la función idéntica para cada columna en solo unos segundos, y ni siquiera tuvo que depender de otra pulsación de tecla.
3. Administre fácilmente los datos con una tabla dinámica
Habilidad #3 Lo que realmente necesita aprender en Excel si desea ahorrar una gran cantidad de tiempo de análisis es una herramienta llamada PivotTable. Se puede acceder a la tabla dinámica en el menú Insertar. Simplemente busque un] icono de tabla dinámica.
Si hace clic en este ícono después de resaltar una tabla completa de datos (incluidos los encabezados), la tabla dinámica analiza esos datos y le permite traerlos a una nueva hoja donde puede procesar esos datos de diferentes maneras.
La herramienta de tabla dinámica le permite seleccionar las columnas de datos que desea analizar y luego elegir cómo desea procesar los datos. ¿Simplemente sumarlos? promediandola? ¿Calcular la desviación estándar?
El uso de una tabla dinámica ahorra una gran cantidad de tiempo. Hacer estas mismas cosas en una hoja de Excel estándar requiere todo tipo de funciones y reformateo de datos. Las tablas dinámicas funcionan automáticamente, mientras que usted puede dedicar más tiempo a estudiar los resultados. Verificar Las mejores formas de organizar hojas de cálculo en Microsoft Excel.
Habilidades de Microsoft Word
Uno de los productos de Microsoft Office más populares es Microsoft Word, por ejemplo, para escribir informes de proyectos para la administración o escribir cartas comerciales importantes y otra correspondencia. Dados estos usos comunes, es fácil determinar las habilidades que cada empleado debe asegurarse de que cada empleado reconozca en un producto de MS Office, como el manejo de encabezados, el diseño de página y el formato.
4. Dar formato y reutilizar encabezados
La razón por la que los encabezados son importantes es que una vez que tenga un buen diseño de encabezado para algo como un correo o cierto tipo de informe que debe completar, nunca más tendrá que diseñar o crear ese encabezado.
Puede guardar un documento con todos los formatos de encabezado que necesite, ahorrando todo ese esfuerzo la próxima vez que cree el mismo documento. Los encabezados se pueden formatear haciendo clic en el menú "Insertar" y seleccionando el ícono del encabezado.
Una vez que revise el menú de edición de encabezados, verá lo útiles y versátiles que pueden ser los encabezados. Puede cambiar automáticamente los encabezados entre dos diseños entre páginas pares e impares, e incluso puede dividir su documento en secciones y darle a cada sección su propio encabezado único.
Esta flexibilidad le permite automatizar todas las secciones de documentos duplicados para diferentes documentos que tiene que escribir para su negocio, ahorrando una gran cantidad de tiempo.
Otra ventaja de usar encabezados de esta manera es que si desea cambiar cualquier parte de estos encabezados en un documento, todo lo que tiene que hacer es cambiar el estilo del encabezado en un solo lugar y el cambio se repetirá automáticamente en todo el documento. documento que está creando. todo el documento. Sin un encabezado, debe realizar este cambio manualmente en cada página. Verificar Funciones avanzadas de Microsoft Word que te harán la vida más fácil.
5. Gestión de diseño de página
La próxima habilidad de Microsoft Word que todo empleado de oficina debe saber es cómo configurar y obtener una vista previa del diseño de página de cualquier documento. Comprender cómo hacer esto le brinda la flexibilidad de hacer que su documento se vea exactamente como lo desea, en lugar de quedarse con la configuración predeterminada para cosas como el tamaño del margen de la página (que muchos usuarios no saben cómo cambiar).
Algunas de las herramientas que debe aprender para formatear el diseño de la página se encuentran en el menú Insertar. Cosas como una herramienta de número de página, que automatizará y administrará la paginación por usted.
La mayor parte de las opciones de diseño de página que necesita ya se encuentran en el menú "Diseño". Si está escribiendo un boletín informativo para su empresa, ¿por qué molestarse en trabajar manualmente en el formato de las secciones de la página cuando puede usar la herramienta de columnas aquí para hacerlo?
¿Y ese preocupante margen alrededor de la página que hace que todo el mundo llame al técnico informático de la empresa para saber cómo solucionarlo? No te molestes en llamar. Desde el menú Diseño, simplemente haga clic en el icono bordes de página , vaya a la pestaña Bordes de página y toque Opciones.
Puede configurar los márgenes de página superior, inferior, izquierdo y derecho allí. Por cierto, en el menú "Bordes y sombreado", vea todas las otras cosas geniales que puede hacer, como colocar líneas de borde en cualquier lado de la página, aplicarlas solo a las secciones del documento y mucho más.
No más tareas tediosas
Independientemente de su trabajo, necesita habilidades mínimas de Word y Excel, ya que es posible que necesite armar rápidamente un documento u hoja de cálculo atractivo. Y deberías hacer esto sin perder mucho tiempo.
Afortunadamente, nuestra lista le mostrará algunas de las habilidades esenciales de Word y Excel que necesita para tener éxito en el trabajo de oficina. Ahora puedes ver La mejor alternativa gratuita de software de oficina a Microsoft Office Si no está interesado en la suite ofimática de Microsoft.
